Cách quản lý xung đột trong các tổ chức

Xung đột chắc chắn sẽ phát sinh trong tổ chức của bạn, vì đó là bản chất của tất cả các tương tác của con người. Khi đó, nhiều doanh nghiệp gia đình và các tổ chức nhỏ. Để tránh thấy mình bị mắc kẹt trong tình huống mà bạn không có bất kỳ lựa chọn nào, bạn cần phải xây dựng các chính sách và cách quản lý xung đột trước đó. Bạn cũng cần phải thực sự tự phản ánh và khuyến khích nhóm của bạn cũng làm như vậy. Cuối cùng, các chiến lược giải quyết xung đột tốt nhất là những chiến lược giúp nhóm của bạn trở lại đúng hướng. Vậy làm thế nào để bạn xử lý xung đột trong tổ chức của mình, bất kể quy mô là gì? Có những lời khuyên bạn có thể bắt đầu thực hiện ngay lập tức? Hóa ra, có một số thứ bạn có thể sử dụng để giúp quản lý xung đột tổ chức của mình.

Đánh giá và hiểu các phản ứng cảm xúc của mọi người

Bất cứ khi nào ai đó có một phản ứng cảm xúc mạnh mẽ với một cái gì đó, họ thường quay trở lại cài đặt mặc định của họ, đó là tìm kiếm một phản ứng chiến đấu hoặc chuyến bay. Họ sẽ không thể suy luận trong thời điểm nóng và vì vậy hành động của họ có thể không hợp lý và họ có thể thốt ra những lời họ không có ý gì cả và có khả năng sẽ hối hận về sau.

Điều cuối cùng bạn muốn làm trong tình huống như vậy là cố gắng và tranh luận với một người như vậy. Bạn nên chờ đợi sự tức giận hoặc cảm xúc mạnh mẽ khác tan biến trước khi bạn có thể cố gắng giao tiếp với họ. Những người kích hoạt cảm xúc không dễ dàng lý luận.

Tự nhận thức là chính

Bạn là người như thế nào khi xảy ra xung đột? Bạn có xu hướng tránh xung đột hay bạn là loại hung hăng lấy sừng bò? Điều quan trọng là phải hiểu rất rõ về cách bạn đối phó với xung đột. Không phải ai cũng sẽ đáp ứng đặc biệt tốt với phong cách giải quyết xung đột của bạn. Đôi khi bạn có thể sử dụng phương pháp của mình cho đúng người và đôi khi bạn cần lùi lại một bước và điều chỉnh phong cách của mình với người đó và tình huống hoặc gọi một người khác được trang bị tốt hơn để giải quyết tình huống. Dù bằng cách nào, hiểu chính mình là bước đầu tiên để hiểu người khác.

Lắng nghe mọi người tham gia và nghe quan điểm của họ

Không ai thích sai và vì vậy không ai muốn nghe người khác nói với họ rằng họ sai. Tất nhiên, bạn có thể tranh luận một mặt rằng mọi người nên đủ duyên dáng để chấp nhận rằng họ sẽ không luôn luôn đúng. Tuy nhiên, mặt khác, bạn cũng không thể mong đợi mọi người sẽ được giác ngộ về những rắc rối của việc giải quyết xung đột như bạn.

Một trong những điều gây ra xung đột là khi một bên tuyên bố rõ ràng với bên kia rằng họ sai và bên bị buộc tội sẽ phòng thủ. Nếu bạn cảm thấy như đây là tình huống trong tổ chức của mình thì bạn cần phải nhét nó vào chồi. Hãy lắng nghe khía cạnh của mọi người trong câu chuyện mà không phán xét, và sau đó giải quyết vấn đề một cách khách quan, với sự hiểu biết tốt về nơi mọi người đến từ đâu.

Giải quyết vấn đề từ gốc rễ của nó

Đôi khi, xung đột bạn nhìn thấy trên bề mặt không thực sự là điều gì sai. Đôi khi có một vấn đề sâu hơn sôi sục bên dưới bề mặt, trên mặt đất hoặc ở cấp độ quản lý. Cố gắng tìm hiểu những gì đang thực sự xảy ra trong một tình huống và thực hiện các bước để giải quyết vấn đề đó.

Chấp nhận mọi người cho mọi thứ họ đang (và không phải)

Mọi người là khác nhau, và vì vậy họ sẽ giữ lại, giải thích và xử lý thông tin theo những cách rất khác nhau. Tương tự, họ thường sẽ sử dụng các quy trình ra quyết định rất khác nhau để đi đến quyết định của mình. Biết cách các thành viên trong nhóm của bạn làm việc là rất quan trọng để biết cách giao nhiệm vụ cho họ theo cách mà điểm mạnh của họ là hữu ích. Bạn cũng sẽ được giác ngộ nhiều hơn và ít có khả năng giảm giá thói quen hoặc phong cách làm việc của họ.

Đừng quên phản hồi thường xuyên

Xung đột thường xảy ra khi một vấn đề không được giải quyết trong khi nó vẫn còn nhỏ. Nó liên hoan như một vết thương và phát triển quá lớn và phức tạp để được giải quyết nhanh chóng. Để tránh điều này xảy ra, bạn có thể tổ chức các cuộc họp thường xuyên trong đó toàn bộ nhóm đưa ra phản hồi về những gì đang hoạt động và những gì không và động não về những gì sẽ làm trong tương lai. Bằng cách đó, bạn xử lý các vấn đề trong khi chúng vẫn còn nhỏ.

Phối hợp với nhóm để tạo các giao thức giải quyết xung đột

Mọi người có xu hướng hợp tác với các quy tắc khi họ có một tay trong việc tạo ra các quy tắc. Bạn có thể yêu cầu nhóm của mình kết hợp với nhau và đưa ra một số giao thức giải quyết xung đột mà họ đang mua. Bất cứ điều gì họ đưa ra, nó có khả năng hoạt động lâu dài bởi vì mọi người đều có trong tay để tạo ra nó.

Phối hợp với nhóm để tạo Hướng dẫn cho truyền thông

Không phải tất cả các loại giao tiếp đều hữu ích hoặc hiệu quả trong một tổ chức. Nó có thể là phần lớn xung đột trong tổ chức của bạn là do mọi người giao tiếp sai cách. Do đó, bạn có thể mời nhóm của mình đưa ra một số hướng dẫn cho các loại giao tiếp được phép ở nơi làm việc. Chúng nên là những hướng dẫn mà mọi người mua vào, giống như các giao thức giải quyết xung đột.

Bạn cũng nên là một phần của bài tập này vì bạn có thể giao tiếp với nhóm của bạn sai cách. Hoặc họ thấy giọng điệu của bạn hống hách và xua đuổi hoặc họ thấy rằng điều đó ngăn cản họ giao tiếp với chính họ. Đây có thể là một nguyên nhân cho phần lớn xung đột trong tổ chức của bạn và do đó, nên được xử lý.

Thực thi các biện pháp được nhóm áp dụng

Không ai thích trở thành người kỷ luật phải khiển trách người dân hoặc giải quyết xung đột. Tuy nhiên, bạn và nhóm của bạn đã cùng nhau và phát triển một số hướng dẫn về cách bạn sẽ giao tiếp với nhau và một số giao thức để giải quyết xung đột với. Đây có thể là tất cả tốt trên giấy, nhưng chúng sẽ không bao giờ có nghĩa là bất cứ điều gì nếu chúng không được thực hiện.

Do đó, nhiệm vụ của bạn là đảm bảo các chiến lược mà nhóm của bạn đưa ra được thực hiện và giám sát chúng để đảm bảo chúng được theo dõi. Nếu bạn cho rằng một số nhân viên chỉ đơn giản là bướng bỉnh, thậm chí sau khi có các giao thức rõ ràng để xử lý mọi việc, thì bạn có thể cần phải thực hiện các biện pháp kỷ luật đối với họ để cho thấy rằng bạn nghiêm túc trong việc áp dụng các giao thức này.

Đảm bảo rằng bạn có đúng người

Một trong những cách hiệu quả nhất để quản lý xung đột trong một tổ chức là đảm bảo bạn có đúng người để bắt đầu. Đôi khi nó không phải là về xung đột. Đôi khi vấn đề không phải là vấn đề; người là vấn đề Bạn có thể đã thử mọi cách bạn biết để giải quyết xung đột và thậm chí khiến nhóm phải hợp tác và đóng góp ý tưởng để giải quyết xung đột, nhưng thấy rằng một hoặc nhiều nhân viên luôn là trung tâm của các cuộc xung đột lớn. Họ hoặc liên tục bị kích động hoặc liên tục là kẻ xâm lược.

Trong những tình huống như vậy, bạn nên đánh giá xem các kỹ năng của nhân viên cụ thể đó sẽ phù hợp hơn trong một nhóm hoặc bộ phận khác nhau hay không. Có lẽ bạn nên xem xét cho họ một vị trí khác trong công ty.

Nếu bạn thấy rằng họ không phù hợp ở bất cứ đâu, ngay cả khi bạn xem xét đưa họ vào một vị trí hoặc nhóm khác, thì bạn nên suy nghĩ xem người đó có phù hợp với tổ chức của bạn không. Mất một nhân viên là một vấn đề đắt đỏ cho một doanh nghiệp và nên là lựa chọn cuối cùng. Tuy nhiên, đôi khi, lợi ích của việc để nhân viên ra đi có thể vượt xa chi phí.