Báo cáo tài chính bên ngoài là gì?

Các công ty chuẩn bị báo cáo tài chính bên ngoài để báo cáo thông tin kinh doanh của họ cho các nhà quan sát bên ngoài, bao gồm các nhà đầu tư và người cho vay tiềm năng. Trong nhiều trường hợp, báo cáo bên ngoài của công ty không khác nhiều so với kế toán nội bộ của công ty; lần khác, sự khác biệt có thể là đáng kể. Vấn đề là các tài liệu bên ngoài trình bày một bức tranh đầy đủ, chính xác và dễ hiểu về tình trạng tài chính của công ty.

Bên ngoài so với nội bộ

Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể xử lý kế toán nội bộ của mình về bất kỳ cách nào họ làm việc tốt nhất cho bạn. Miễn là nó chính xác và bạn có thể hiểu nó và làm theo nó, hãy tiếp tục. Ví dụ, nếu bạn sở hữu một cửa hàng, bạn có thể cảm thấy rằng bạn có thể quản lý tốt hơn dòng tiền của mình bằng cách sử dụng kế toán dựa trên tiền mặt. Bằng cách đó, bạn chỉ ghi nhận doanh thu khi bạn nhận được khoản thanh toán bằng tiền mặt và bạn ghi lại chi phí mỗi khi tiền mặt ra khỏi cửa. Tuy nhiên, báo cáo tài chính bên ngoài phải được lập theo một bộ quy tắc cụ thể, để bất kỳ người quan sát nào có hiểu biết cơ bản về kế toán doanh nghiệp đều có thể tuân theo chúng. Điều đó thường có nghĩa là sử dụng kế toán dựa trên cơ sở dồn tích. Trên các báo cáo này, cửa hàng của bạn sẽ ghi nhận doanh thu khi kiếm được, không nhận được và sẽ ghi lại chi phí khi phát sinh, không được thanh toán.

Nguyên tắc kế toán

Các quy tắc điều chỉnh báo cáo tài chính bên ngoài của các công ty Hoa Kỳ được gọi chung là các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, hoặc GAAP. Chính phủ Hoa Kỳ đã chỉ định một cơ quan công nghiệp kế toán, Ủy ban Chuẩn mực Kế toán Tài chính, để thiết lập và quản lý các quy tắc này. Bằng cách yêu cầu các công ty báo cáo theo các tiêu chuẩn chung, GAAP đảm bảo rằng các nhà quan sát có thể có được một bức tranh chân thực về tài chính của công ty mà không cần phải biết quá nhiều chi tiết về hoạt động nội bộ của công ty. Ví dụ, khi bạn mời một đối tác kinh doanh tiềm năng hoặc nhà đầu tư khác hoặc khi bạn tiếp cận một ngân hàng cho một doanh nghiệp nhỏ, họ sẽ thấy các tuyên bố tuân thủ GAAP.

Báo cáo chính

Các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung, cũng như luật chứng khoán Hoa Kỳ, quy định bốn báo cáo tài chính bên ngoài có mục đích chung: bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo vốn chủ sở hữu. Bảng cân đối liệt kê tất cả tài sản của công ty bạn và tất cả các khoản nợ (nghĩa vụ tài chính) của công ty và nó xác định sự khác biệt giữa chúng là vốn chủ sở hữu trong công ty. Báo cáo thu nhập theo dõi doanh thu và chi phí của công ty bạn từ các hoạt động cốt lõi của công ty, cũng như các khoản lãi và lỗ từ các hoạt động khác. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo dõi số tiền mà công ty bạn mang vào và số tiền đi ra. Báo cáo vốn chủ sở hữu tóm tắt cách tổng "tài sản ròng" của công ty - tài sản trừ đi nợ phải trả - chuyển thành cổ phần của mỗi chủ sở hữu.

Các doanh nghiệp nhỏ

Báo cáo tài chính bên ngoài của các tập đoàn lớn rất chi tiết, với hàng tá chú thích và trang trên các trang thông tin hỗ trợ. Ngược lại, báo cáo kinh doanh của bạn có thể tương đối đơn giản. Ví dụ, bảng cân đối kế toán của một cửa hàng nhỏ có thể chỉ liệt kê một số ít tài sản - giả sử, tiền mặt, hàng tồn kho, các khoản phải thu và thiết bị - và một vài khoản nợ. Tuy nhiên, các quy tắc GAAP là như nhau. Nếu báo cáo bên ngoài của bạn khác biệt đáng kể so với kế toán nội bộ của bạn, hãy chuẩn bị để giải thích sự khác biệt cho các nhà đầu tư, người cho vay hoặc kiểm toán viên. Tài chính của doanh nghiệp của bạn càng trở nên phức tạp, hiệu quả chi phí càng cao để xử lý kế toán nội bộ hoàn toàn hoặc phần lớn theo GAAP.

"GAAP nhỏ"

Ngành kế toán từ lâu đã tranh luận liệu Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Tài chính có nên tạo ra một bộ quy tắc rút gọn cho các doanh nghiệp nhỏ và các công ty tư nhân hay không. Vào giữa năm 2012, cái gọi là "GAAP nhỏ" vẫn chỉ là một đề xuất. Tuy nhiên, ngay cả trong một hệ thống GAAP nhỏ, những điều cơ bản của báo cáo tài chính bên ngoài - kế toán dồn tích, báo cáo mục đích chung - sẽ vẫn như cũ. Sự khác biệt sẽ nằm ở chi tiết về những thứ như tiết lộ giao dịch và đo lường giá trị.