Những yếu tố nào phải được đưa vào trong tài liệu của một nhân viên để chấm dứt?

Nếu không có tài liệu kỹ lưỡng, một công ty có thể tự bật bảng bởi một nhân viên cũ bất mãn mà nó chấm dứt hợp pháp và chính đáng. Kết quả có thể là một kinh nghiệm kiện tụng đắt tiền. Ghi lại một cách khách quan các sự cố, hiệu suất kém và các cuộc trò chuyện với nhân viên có thể giúp thiết lập uy tín và hỗ trợ các yêu cầu của bạn khi đến lúc chấm dứt một nhân viên.

ngày

Bất cứ khi nào một sự cố hoặc một cuộc trò chuyện xảy ra giữa bạn và một nhân viên có vấn đề, điều quan trọng là ghi lại ngày mà nó xảy ra. Bao gồm các ngày như vậy có thể giúp bạn cách ly từng sự kiện và thiết lập bất kỳ mẫu nào bạn nhận thấy khi bạn chuẩn bị tài liệu cho việc chấm dứt nhân viên. Tài liệu sự kiện cũng sẽ cho thấy rằng quyết định chấm dứt một nhân viên đã không xảy ra mà không có hồ sơ về các sự cố trước đó.

Vi phạm

Trong một bài viết cho Quản lý nguồn nhân lực xã hội, H. Ann Liroff viết rằng bạn nên ghi lại tất cả các vi phạm của nhân viên trong hồ sơ nhân sự của nhân viên khi chúng xảy ra. Vi phạm phải tương ứng với sổ tay thủ tục và chính sách của công ty và có thể bao gồm hiệu suất kém, vi phạm hợp đồng, hành động bất hợp pháp, hành vi phi đạo đức, năng suất thấp, vắng mặt, chậm trễ, không tuân thủ, thực hành không an toàn và hành vi gây rối. Khi lập hồ sơ vi phạm, bạn nên bao gồm, nếu có thể, ngôn ngữ mà nhân viên đã sử dụng, sự cố ảnh hưởng đến nhiệm vụ của nhân viên như thế nào và ảnh hưởng đến toàn bộ bộ phận hoặc công ty. Sử dụng các ghi chú bạn đã viết trong hồ sơ nhân sự của nhân viên để tạo danh sách các vi phạm và ngày tháng của họ trong các tài liệu chấm dứt.

Cuộc trò chuyện và đánh giá

Khi ghi lại hành vi vi phạm, hãy bao gồm các ghi chú liên quan đến các hành động bạn đã thực hiện hoặc các cuộc hội thoại bạn có với nhân viên. Chi tiết các cuộc hội thoại bạn đã có với nhân viên về sự thiếu hụt hiệu suất, hậu quả của họ, cũng như các hướng dẫn thực tế và thời hạn bạn đặt ra để cải thiện. Những ghi chú như vậy giúp thi hành các hành động kỷ luật chính đáng hoặc chấm dứt. Làm cho một nhân viên nhận thức được các tài liệu như vậy cũng làm cho cô ấy nhận thức được hậu quả bất lợi.

Đánh giá

Ngoài các cuộc hội thoại, tài liệu đánh giá nhân viên được thực hiện, các cuộc họp diễn ra để đánh giá sự tiến bộ của nhân viên đối với các mục tiêu đã thiết lập và mức độ tham gia của nhân viên trong suốt quá trình. Đó là một ý tưởng tốt để đưa ra cảnh báo bằng văn bản và yêu cầu nhân viên ký một tài liệu xác nhận việc nhận tài liệu. Sự thừa nhận này có thể giúp hỗ trợ thực tế rằng nhân viên đã nhận được cảnh báo và đã nhận thức được hậu quả có thể xảy ra. Bao gồm thông tin liên quan đến các cuộc hội thoại, đánh giá và cảnh báo trong tài liệu chấm dứt nhân viên.

Kỷ luật

Luôn ghi chú các hành động kỷ luật được truyền lại cho một nhân viên trong hồ sơ nhân sự và các tài liệu chấm dứt. Các hành động kỷ luật có thể bao gồm việc giáng chức, quản chế hoặc đình chỉ. Bao gồm kết quả của bất kỳ hành động kỷ luật trong ghi chú của bạn.