Giới thiệu về máy tính tiền

Trước khi bước sang thế kỷ 20, các giao dịch bán lẻ thường được ghi lại bằng tay sử dụng một số loại hệ thống sổ cái. Quá trình này là cồng kềnh và tốn thời gian. Việc phát minh ra máy tính tiền hiện đại, đôi khi được gọi là điểm bán hàng hoặc máy POS, phục vụ để cải thiện đáng kể các quy trình xử lý tiền mặt bán lẻ. Nếu bạn điều hành một doanh nghiệp bán lẻ nhỏ, bạn có thể cần một máy tính tiền, nhưng không có hệ thống một kích cỡ phù hợp với tất cả. Bạn sẽ cần xem xét một số yếu tố trước khi quyết định chọn máy phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Hướng dẫn sử dụng máy tính tiền

Máy tính tiền ban đầu được vận hành thủ công, các thiết bị cơ khí kết hợp ngăn kéo tiền mặt với máy thêm. Sự ra đời của máy tính tiền điện tử đã làm giảm đáng kể nhu cầu về máy tính tiền thủ công, nhưng chúng vẫn có công dụng của chúng. Một máy tính tiền thủ công có thể phù hợp nếu bạn điều hành một doanh nghiệp chỉ dùng tiền mặt và bạn có một số lượng hạn chế các mặt hàng bán hàng mà bạn cần theo dõi. Một máy tính tiền thủ công nhỏ cũng có thể hữu ích nếu bạn vận hành ngoài địa điểm ở những khu vực không có điện, chẳng hạn như chợ trời hoặc nếu bạn vận hành dịch vụ di động, như doanh nghiệp sửa chữa kính chắn gió ô tô, nơi bạn thu thập vị trí của khách hàng.

Điểm bán hàng điện tử

Máy tính tiền cơ học thủ công có ưu điểm là tương đối rẻ để mua và dễ sử dụng, nhưng đơn giản là chúng không thể cạnh tranh với số lượng lớn các tính năng được cung cấp bởi các đối tác điện tử của chúng. Các hệ thống POS này thường cung cấp độ chính xác cao hơn và thông tin bán hàng chi tiết hơn so với máy tính tiền thủ công. Nhiều mô hình cũng cung cấp khả năng nâng cấp khi doanh nghiệp nhỏ của bạn phát triển. Các hệ thống POS điện tử có thể bao gồm từ các đơn vị độc lập, đơn giản đến các hệ thống mạng phức tạp rộng lớn. Bạn sẽ cần thực hiện một số nghiên cứu để xác định hệ thống POS tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Cân nhắc

Chức năng cơ bản của tất cả các máy tính tiền, dù là máy móc hay điện tử, là ghi lại các giao dịch bán hàng và lưu trữ tiền mặt và phương tiện thanh toán khác, chẳng hạn như séc và biên lai thẻ tín dụng. Khi bạn xem xét các mô hình khác nhau, hãy suy nghĩ xem bạn có cần máy tính tiền để theo dõi và cập nhật số liệu tồn kho trong thời gian thực, ủy quyền điện tử thẻ tín dụng và kiểm tra giao dịch hoặc duy trì cơ sở dữ liệu khách hàng. Quyết định cách bạn muốn nhân viên nhập thông tin bán hàng: bàn phím số truyền thống, máy quét mã vạch hoặc màn hình cảm ứng. Xem xét liệu một máy tính tiền độc lập có thể xử lý các giao dịch của bạn hay nếu bạn cần một hệ thống POS được nối mạng có thể giao tiếp giữa các đơn vị trong cùng một cửa hàng hoặc trên nhiều địa điểm.

Chọn một đăng ký

Không phải mọi doanh nghiệp đều cần tất cả chuông và còi có sẵn trên hệ thống máy tính tiền POS điện tử hàng đầu. Doanh nghiệp của bạn có thể chỉ cần khả năng ghi lại doanh số và lưu trữ tiền mặt. Trước khi mua một hệ thống máy tính tiền, hãy yêu cầu trình diễn các tính năng. Phù hợp với danh sách nhu cầu của bạn so với khả năng của hệ thống. Tránh sự cám dỗ để chi tiêu quá mức vào một hệ thống ưa thích mà làm nhiều hơn bạn cần. Hãy ghi nhớ quy mô hoạt động, địa điểm thực tế của bạn, số lượng mặt hàng bạn bán, cho dù bạn chấp nhận thẻ tín dụng hoặc phương tiện thanh toán khác và loại dự án tăng trưởng nào bạn dự kiến. Các hệ thống POS điện tử cung cấp tùy chỉnh hầu như không giới hạn có thể phù hợp với doanh nghiệp nhỏ của bạn, nhưng tất cả các tùy chỉnh đó đều có giá.