Làm thế nào để ghi lại một khoảng cách hiệu suất và chiến lược giải pháp

Một doanh nghiệp đạt được hiệu suất cao nhất bằng cách đạt được kết quả tốt nhất có thể từ nỗ lực của cả con người và quy trình. Robert Bacal viết trong "Cách quản lý hiệu suất: 24 bài học để cải thiện hiệu suất", hiệu suất đó được tối ưu hóa thông qua việc thực hiện các phương pháp quản lý hiệu suất xác định các rào cản đối với hiệu suất tối ưu, cũng như phát triển và thực hiện các chiến lược giải pháp để giải quyết các rào cản đã xác định.

Hiệu suất

Hiệu suất của một doanh nghiệp được đánh giá bằng khả năng hoàn thành các mục tiêu của tổ chức một cách hiệu quả về mặt hoạt động và tài chính. Thành tựu về hiệu quả hoạt động và tài chính đòi hỏi cả quy trình kinh doanh và bản thân sản phẩm đều tuân thủ các đường cơ sở hoặc tiêu chuẩn đã biết. Các tiêu chuẩn như vậy đảm bảo rằng công việc được thực hiện là chính xác, đầy đủ và hiệu quả về chi phí và sản phẩm được sản xuất tuân thủ các thông số kỹ thuật của nó.

Khoảng cách hiệu suất

Khoảng cách hiệu suất xảy ra nếu hiệu suất hiện tại của một quy trình, đơn vị công việc hoặc nhân viên khác với hiệu suất mong muốn như được phản ánh trong các đường cơ sở hoặc tiêu chuẩn. Một số vấn đề có thể dẫn đến khoảng cách hiệu suất, bao gồm việc triển khai công nghệ mới mà nhân viên không được đào tạo để vận hành, các vấn đề dai dẳng với sự sẵn có của các thành phần sản phẩm chính và không thể thuê nhân viên với bộ kỹ năng cần thiết để thực hiện quan trọng chức năng.

Phân tích khoảng cách hiệu suất

Tài liệu phân tích khoảng cách hiệu suất - cho dù trọng tâm của phân tích là nhân viên, hoạt động hay quy trình - yêu cầu xác định và ghi lại các tiêu chuẩn hiệu suất cho nhân viên, hoạt động hoặc quy trình được xem xét, mức độ hiệu suất hiện đạt được và đặc điểm kỹ thuật khoảng cách giữa các điểm khác nhau giữa mức hiệu suất hiện tại và mức hiệu suất mong muốn. Các đường cơ sở hiệu suất được xác định bằng cách kiểm tra các mục tiêu của tổ chức; các hoạt động thực tế phải được thực hiện thành công để đạt được những mục tiêu đó; các tiêu chuẩn hiện có hướng dẫn thực hiện các hoạt động; các kỹ năng của nhân viên và / hoặc khả năng hoạt động cần thiết để thực hiện các hoạt động; và các ràng buộc liên quan đến các hoạt động như quy định của chính phủ. Các hoạt động hoặc quy trình hiện đang được thực hiện sau đó được ghi lại là khả năng hoạt động của tổ chức và bộ kỹ năng cá nhân của các nhân viên thực hiện các hoạt động. Ví dụ, để ghi lại các hoạt động của nhân viên có thể được quan sát, bảng câu hỏi có thể được lưu hành hoặc mẫu công việc có thể được đánh giá. Khoảng cách giữa các điểm khác nhau giữa đường cơ sở hiệu suất và hiệu suất hiện tại sau đó được ghi lại để xác định các vấn đề sẽ được giải quyết trong chiến lược giải pháp. Những lỗ hổng hoặc nhu cầu như vậy có thể là kết quả của các vấn đề hoặc thâm hụt, thay đổi tổ chức hoặc các nhiệm vụ của chính phủ hoặc lập pháp. Ví dụ, khoảng cách hiệu suất có thể là kết quả của các vấn đề về quy trình sản xuất hoặc giới thiệu công nghệ hoặc thiết bị mới, có thể xác định nhu cầu về thiết bị mới hoặc đào tạo nhân viên.

Chiến lược giải pháp

Tài liệu về một chiến lược giải pháp đòi hỏi phải ưu tiên các nhu cầu được xác định bằng phân tích chênh lệch, xác định nguyên nhân của các vấn đề hiệu suất, đề xuất các giải pháp có thể và mô tả hậu quả của cả việc thực hiện và không thực hiện chiến lược. Các lỗ hổng hoặc nhu cầu được ưu tiên về mặt tác động đến hiệu suất của tổ chức. Các đặc điểm của khoảng cách như tác động chi phí và ủy thác pháp lý được xem xét trong quá trình ưu tiên. Đối với các nhu cầu quan trọng nhất, các nguồn của các khoảng trống được xác định. Ví dụ, nếu hiệu suất công việc không đầy đủ, nhân viên có thể không được đào tạo phù hợp. Các giải pháp khả thi cho các nhu cầu quan trọng sau đó được xác định và ghi lại. Tái cấu trúc tổ chức có thể giải quyết các vấn đề với dòng quy trình. Chi phí thực hiện giải pháp đề xuất được so sánh với chi phí duy trì hiện trạng để xác định nhu cầu và giải pháp được giải quyết trong chiến lược giải pháp.