Nhược điểm của hệ thống hàng tồn kho liên tục

Hệ thống kiểm kê liên tục, còn được gọi là hệ thống kiểm kê vĩnh viễn, được sử dụng trong các doanh nghiệp muốn tự động cập nhật hồ sơ kế toán của họ sau mỗi giao dịch. Điều này trái ngược với hệ thống kiểm kê định kỳ, nơi các doanh nghiệp chọn cập nhật thủ công hồ sơ hàng tồn kho của mình theo các khoảng thời gian nhất định. Trước khi quyết định thực hiện hệ thống kiểm kê liên tục, trước tiên doanh nghiệp nên xem xét các nhược điểm.

Chi phí thực hiện cao

Không giống như hệ thống kiểm kê định kỳ, hệ thống kiểm kê liên tục không thể được duy trì bằng tay. Do đó, để sử dụng hệ thống kiểm kê liên tục, trước tiên, một doanh nghiệp phải cài đặt thiết bị và phần mềm chuyên dụng. Điều này thường dẫn đến chi phí thực hiện cao hơn nhiều, đặc biệt là trong các doanh nghiệp lớn với nhiều địa điểm khác nhau. Ngay cả sau khi các thiết bị và lập trình cần thiết được cài đặt, việc bảo trì và nâng cấp định kỳ vẫn sẽ cần thiết trên cơ sở liên tục, điều này sẽ khiến các doanh nghiệp tốn kém hơn nữa.

Hàng tồn kho được ghi có thể không phản ánh hàng tồn kho thực tế

Trong một hệ thống kiểm kê liên tục, các giao dịch được ghi lại ngay khi chúng diễn ra. Đối với hầu hết các phần, đây là một điều tốt. Tuy nhiên, nó cũng có thể là một bất lợi vì hàng tồn kho được ghi lại có thể không phản ánh hàng tồn kho thực tế theo thời gian. Điều này chủ yếu là do số lượng hàng tồn kho vật lý không được sử dụng trong hệ thống kiểm kê liên tục. Do đó, bất cứ khi nào lỗi được nhập vào hệ thống, các mặt hàng bị đánh cắp hoặc hàng hóa không được quét đúng cách, các số liệu được ghi lại sẽ không khớp với hàng tồn kho thực tế.

Phức tạp hơn

Một nhược điểm khác của việc sử dụng hệ thống kiểm kê liên tục là nó yêu cầu các doanh nghiệp cung cấp đào tạo bổ sung cho mỗi nhân viên của họ vì sự phức tạp của hệ thống. Ví dụ, nhân viên sẽ cần được đào tạo về cách sử dụng các chương trình phần mềm cụ thể của công ty và cũng được đào tạo để sử dụng các thiết bị đặc biệt, chẳng hạn như máy quét. Với số lượng người tham gia giao dịch vào hệ thống nhiều hơn, công ty phải chịu rủi ro sai lầm lớn hơn nhiều do lỗi của con người.

Tiêu tốn nhiều thời gian hơn

Khi sử dụng hệ thống kiểm kê định kỳ, doanh nghiệp phân bổ một thời gian nhất định khi hàng tồn kho được ghi lại. Tùy thuộc vào doanh nghiệp, hàng tồn kho có thể được thực hiện hàng tuần, hàng tháng hoặc thậm chí hàng năm. Điều này làm cho hệ thống kiểm kê định kỳ tốn ít thời gian hơn nhiều so với hệ thống kiểm kê liên tục. Với hệ thống liên tục, mỗi giao dịch phải được ghi lại ngay lập tức, kiểm toán viên phải xem xét các giao dịch để đảm bảo chúng chính xác và hàng tồn kho vật lý vẫn phải được hoàn thành để tham chiếu chéo và tìm sự khác biệt trong các số liệu.