Những thách thức của ngân sách và kiểm soát ngân sách

Ngân sách và quy trình lập ngân sách đã trở thành chủ đạo trong kế toán quản trị hiện đại. Trong khi một ngân sách mạnh có thể mang lại cả lợi ích tài chính và hoạt động, quá trình này không thể vượt qua được. Hiểu một số thách thức về ngân sách và kiểm soát ngân sách có thể giúp bạn tránh được một số cạm bẫy phổ biến khi bạn trải qua quá trình lập ngân sách tại công ty của mình.

Chấp nhận nhân viên

Một trong những phần khó khăn nhất của quy trình lập ngân sách là thu hút sự hỗ trợ nhân viên thực sự của ngân sách. Nhân viên không cam kết với quá trình lập ngân sách hiếm khi nhận thức được các mục tiêu ngân sách trong công việc hàng ngày của họ. Để tăng cường hỗ trợ cho ngân sách, một quy trình lập ngân sách minh bạch với các cuộc họp thường xuyên giúp giáo dục nhân viên và giữ cho họ cập nhật. Khi được thông báo và đầu tư, nhiều khả năng họ sẽ hiểu được lợi ích của quy trình lập ngân sách và sở hữu các mục tiêu ngân sách.

Đặt mục tiêu

Các nhà quản lý tham gia vào việc tạo ra các mục tiêu ngân sách - các mục tiêu tài chính được sử dụng trong quá trình lập ngân sách - thường đấu tranh để xác định mức độ tích cực thích hợp. Một số nhà quản lý cho rằng các mục tiêu phải cực kỳ thách thức và nhân viên phải kéo dài để thực hiện mục tiêu của mình. Những người khác nói rằng thực tế này là giảm điều kiện và các mục tiêu ngân sách nên có thể đạt được bởi những nhân viên nỗ lực hợp lý. Trong cả hai trường hợp, các nhà quản lý nên xem xét mức độ thành công tốt nghiệp. Thay vì đánh giá nhân viên là đạt được hoặc không đạt được mục tiêu ngân sách, các nhà quản lý có thể đánh giá họ bằng một hệ thống theo cấp bậc. Một công nhân bỏ lỡ mục tiêu ngân sách với số lượng lớn sẽ bị coi là ngoài mục tiêu, một người đạt được mục tiêu ngân sách sẽ được nhắm mục tiêu và một nhân viên vượt quá mong đợi sẽ được xem xét trên mục tiêu.

Kế toán trách nhiệm

Vì ngân sách cung cấp các mục tiêu rõ ràng, định lượng cho hiệu suất, đôi khi các nhà quản lý thấy dễ dàng giữ nhân viên chịu trách nhiệm để đạt được các mục tiêu ngân sách. Tuy nhiên, đây không phải là luôn luôn như vậy. Kế toán trách nhiệm, quá trình sử dụng số kế toán để giữ nhân viên cụ thể chịu trách nhiệm về hiệu suất, không phải lúc nào cũng xác định cá nhân cần phải chịu trách nhiệm. Ví dụ: nếu một nhà máy sản xuất đồ nội thất sử dụng nhiều hơn số lượng gỗ xẻ cần thiết cho sản xuất trong một thời gian sản xuất, nhiều hệ thống ngân sách sẽ xác định rằng giám sát viên dây chuyền phải chịu trách nhiệm cho việc quá tải. Tuy nhiên, nếu tình trạng quá tải thực sự là do người quản lý mua hàng cắt giảm chi phí bằng cách đặt hàng các sản phẩm kém chất lượng, người sai phải chịu trách nhiệm. Điều này là không công bằng cho nhân viên và vẫn không giải quyết được vấn đề sản xuất của công ty.

Ties để bồi thường

Mặc dù ngân sách có thể là một công cụ hiệu quả để thúc đẩy nhân viên, các nhà quản lý nên truyền đạt những kỳ vọng nghiêm ngặt về đạo đức trong việc lập ngân sách. Ví dụ: các nhà quản lý được bồi thường dựa trên việc đạt được mức doanh số so với mục tiêu ngân sách có thể được khuyến khích chuyển doanh số từ giai đoạn hiện tại sang giai đoạn sau trong giai đoạn doanh thu cao. Các nhà quản lý gặp khó khăn trong việc đưa ra các mục tiêu thưởng có thể dùng đến việc chế tạo hoặc gian lận để đạt điểm. Trong các công ty nơi hiệu suất ngân sách được liên kết chặt chẽ với bồi thường thưởng, các nhà quản lý phải đặc biệt thận trọng.