Thư chào doanh nghiệp khác nhau

Trong kinh doanh, các mối quan hệ xây dựng quan hệ đối tác và khách hàng trung thành. Khi viết một lá thư kinh doanh, bạn thiết lập mối quan hệ ngay từ đầu với lời chào. Cho dù bạn đang gửi thư bưu chính hoặc email kinh doanh, có nhiều phương pháp khác nhau được chấp nhận để giải quyết người đọc trong lời chào. Hãy chắc chắn rằng bạn giữ giọng điệu chuyên nghiệp và phù hợp với mối quan hệ chuyên nghiệp mà bạn có với người nhận.

Salutations chính thức

Sử dụng lời chào chính thức khi bạn không biết người nhận, có tiêu đề thấp hơn hoặc phụ thuộc vào người nhận. Lời chào chính thức trong thư kinh doanh là truyền thống và được chấp nhận rộng rãi. Chúng nên được sử dụng khi bạn không chắc chắn về cách giải quyết vấn đề của bên kia.

• Người nhận không xác định: Có hai lời chào truyền thống được chấp nhận khi bạn viết thư kinh doanh cho một người nhận không xác định. Đối với người mà nó có thể quan tâm hoặc Dear Sir hoặc Madam thể hiện sự tôn trọng với bất kỳ ai là người đọc dự định.

• Người nhận đã biết: Khi gửi thư cho một người cụ thể có tên bạn, bạn nên bắt đầu bằng Dear và sử dụng họ của người đó. Khi có thể, xác định giới tính, tình trạng hôn nhân và chức danh chuyên nghiệp. Sử dụng các định danh Mr., Ms, Miss, hoặc Mr. để xác định tình trạng giới tính và hôn nhân. Khi xưng hô với bác sĩ, hãy sử dụng Dr. trước tên cuối cùng Khi xưng hô với giáo sư, hãy sử dụng GS . Mã định danh được sử dụng giữa Dear và tên cuối cùng. Ví dụ, thưa giáo sư Jones . Không sử dụng định danh giới tính nếu người đó có số nhận dạng chuyên nghiệp.

• Cụ thể về giới tính: Có những lúc bạn có tên đầy đủ của người đó nhưng không chắc chắn người đó là nam hay nữ. Sự khác biệt về ngôn ngữ, chính tả độc đáo và tên không rõ ràng về giới tính có thể tạo ra sự nhầm lẫn. Đừng đoán. Khi không chắc chắn về giới tính của người nhận, hãy từ bỏ định danh giới tính và sử dụng tên đầy đủ. Ví dụ, Jan Jones thân mến .

Khi có thể, hãy tìm hiểu càng nhiều càng tốt về người đó để đưa ra lời chào cá nhân nhất có thể. Điều này có thể cần thêm một vài phút làm việc, nhưng nó thường mang lại phản hồi tốt hơn.

Bán kết

Nếu bạn có quan hệ bình đẳng với người nhận hoặc có mối quan hệ lâu dài đủ điều kiện để bạn trở nên thân thiện hơn, bạn có thể sử dụng lời chào bán kết. Điều này giống như bạn sẽ gửi cho một người bạn để đặt tiệc sinh nhật nhưng đưa ra một giai điệu phù hợp với cách bạn giao tiếp với người đó trong cuộc sống thực.

• Người nhận nhóm: Nếu sử dụng chương trình trộn thư, có thể gửi thư và điều chỉnh lời chào dựa trên từng cá nhân. Tuy nhiên, có những lúc một bức thư được gửi đến toàn bộ nhóm và không được cá nhân hóa. Trong trường hợp này, xác định nhóm chung. Ví dụ, những người tham dự thân mến, đồng nghiệp thân mến hoặc nhóm thân mến đều được chấp nhận.

• Cá nhân Nam hoặc Nữ: Trong một lá thư ít trang trọng hơn, Dear vẫn được sử dụng nhưng với tên của người đó. Không cần định danh. Một lần nữa, điều này nên có trong trường hợp bạn đã ở trên cơ sở tên đầu tiên với người nhận. Ví dụ: Dear Joe hoạt động nếu bạn không gọi Joe Mr. Jones trực tiếp.

• Lời chào kỹ thuật số phổ biến: Email có xu hướng tuân theo các nguyên tắc phong cách thoải mái hơn. Một lần nữa, hãy xác định mối quan hệ và sự phù hợp của việc sử dụng lời chào ít trang trọng hơn như Chào buổi chiều hoặc Chào buổi chiều . Khi nghi ngờ, hãy nghiêng về phía truyền thống hơn một chút để tránh làm phiền ai đó có thể coi lời chào của bạn là thiếu tôn trọng. Như với mọi thứ trong kinh doanh, hãy hiểu bạn đang giao tiếp với ai để đưa ra quyết định đó.

Lời chào semiformal được sử dụng trong cả thư bưu chính và thư điện tử. Email là ít chính thức về bản chất, và những lời chào này được sử dụng nhiều hơn trong email hơn là lời chào chính thức.

Hãy xem xét giai điệu của toàn bộ thư

Đó là một điều để chọn một lời chào là chuyên nghiệp. Điều quan trọng là lời chào phù hợp với âm điệu của bức thư. Bạn có thể thân thiện với một người, nhưng nếu bạn phác thảo các điều khoản cho một hợp đồng mới, thư sẽ chính thức. Lời chào cần phải phù hợp với giọng điệu và nên truyền thống như Kính gửi ông Smith . Nó không đủ để chọn một lời chào mà cảm thấy đúng. Một lá thư kinh doanh được xây dựng vì một lý do và mọi phần của nó, từ lời chào đến bài viết, được tạo ra với một mục đích.

Do siêng năng về người nhận

Dành thời gian để tìm hiểu tên, chức danh và tình trạng nghề nghiệp của một người đi một chặng đường dài trong thư tín kinh doanh. Nó thể hiện sự tôn trọng và chuyên nghiệp. Gọi cho công ty để nói chuyện với một nhân viên tiếp tân hoặc đại diện khác và hỏi ai nên gửi thư cho vấn đề này. Mọi người thường vui mừng cung cấp cho bạn thông tin cần thiết, mặc dù bạn có thể gặp rắc rối với những người gác cổng đang lọc thư tín bán hàng cho các ông chủ.

Nếu bạn không thể lấy thông tin qua điện thoại, hãy truy cập internet và tìm thư mục công ty. Sử dụng phán đoán của bạn để quyết định bức thư nên đi đến. Ngay cả khi nó đi nhầm người, nhiều khả năng nó sẽ được chuyển tiếp nếu nó không bắt đầu bằng một lời chào chung chung và không có tên.