Các khoản bồi hoàn chi phí có cần phải được báo cáo là thu nhập không?

Bồi hoàn chi phí không phải là thu nhập của nhân viên, vì vậy họ không cần phải báo cáo như vậy. Mặc dù séc hoặc tiền gửi được gửi cho nhân viên của bạn, nhưng nó không được tính là tiền lương hoặc tiền gửi tiền lương. Khi bạn tạo séc hoàn trả chi phí hoặc ký gửi cho nhân viên, bạn không trả tiền cho thời gian hoặc công việc của nhân viên đó. Thay vào đó, bạn đang trả lại một khoản tiền mà nhân viên của bạn đã đặt ra cho một thứ gì đó mà doanh nghiệp của bạn sẽ sử dụng.

tiền boa

Hoàn trả của nhân viên không cần phải được báo cáo là thu nhập. Trên thực tế, đó là một khoản chi tiêu, vì bạn đang trả lại một số thứ mà một nhân viên đã đưa ra thay mặt cho doanh nghiệp.

Cách ghi khoản bồi hoàn chi phí

Một khoản bồi hoàn chi phí nên được ghi lại như một khoản chi tiêu và được đưa vào danh mục nơi nó rơi. Nếu bạn sở hữu một nhà hàng và bồi hoàn cho một nhân viên lấy một thùng muối trên đường đi làm, khoản bồi hoàn đó phải được ghi lại như một chi phí thực phẩm. Nếu nhân viên của bạn lấy pin cho thiết bị báo khói của bạn, chi phí sẽ được ghi lại dưới dạng vật tư.

Giờ mua hàng và bảng lương

Mặc dù chi phí bạn hoàn trả không phải là chi phí tiền lương, thời gian cần thiết để làm việc vặt và mua hàng nên được đưa vào bảng lương của bạn. Nếu một nhân viên kiếm được tiền lương và dừng lại ở cửa hàng trên đường đi làm, thật công bằng khi bao gồm thời gian này là giờ trả lương. Nếu nhân viên dừng tại cửa hàng được trả lương theo thời gian, thì thời gian mua sắm này không ảnh hưởng đến bảng lương vì công việc của nhân viên đó được bồi thường theo tỷ lệ cố định.

Các loại hoàn trả của nhân viên

Bạn nên hoàn trả cho nhân viên đô la bằng đô la cho các giao dịch mua được sử dụng trực tiếp bởi doanh nghiệp của bạn, chẳng hạn như vật liệu và vật tư. Các chi phí khác, chẳng hạn như các bữa ăn được trợ cấp, có thể được bù theo tỷ lệ một phần, chẳng hạn như công ty trả một nửa số tiền. Nếu bạn chỉ trả một phần cho một loại chi tiêu cụ thể hoặc trả cho mỗi diem, chính sách này cần được nêu rõ trước, để nhân viên của bạn biết những gì mong đợi trước khi họ tiêu tiền.

Chi phí số dặm của nhân viên thường được hoàn trả theo tỷ lệ cố định trên mỗi dặm, thường là số tiền do IRS quy định vào đầu năm dương lịch như là khoản khấu trừ số dặm tiêu chuẩn.

Lưu giữ hồ sơ nhân viên

Nhân viên nên cung cấp cho bạn biên lai để nhận tiền bồi hoàn. Thực tiễn này cho phép bạn xác minh rằng bạn đang cung cấp khoản bồi hoàn cho số tiền thực sự đã được chi tiêu và nó cung cấp cho bạn tài liệu cho hồ sơ thuế của riêng bạn. Đối với các khoản bồi hoàn số dặm, nhân viên của bạn nên giữ nhật ký số dặm. Đây có thể là biểu mẫu mà bạn cung cấp hoặc bản ghi họ tự tạo.

Nhật ký số dặm của nhân viên phải bao gồm các bài đọc về đồng hồ đo bắt đầu và kết thúc, cũng như số dặm mà bạn sẽ sử dụng làm cơ sở để hoàn trả. dặm đi lại không đủ điều kiện bồi hoàn số dặm.