Định dạng tài liệu cho các thủ tục chính sách ISO

Một số doanh nghiệp chọn để được chứng nhận bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế. Tổ chức đặt ra các tiêu chuẩn cho các hoạt động kinh doanh toàn cầu phổ biến và cố gắng cải thiện chất lượng và hiệu quả. Một trong những yêu cầu của việc duy trì chứng nhận ISO là tuân thủ các định dạng tài liệu cụ thể, đối với hệ thống truyền thông nội bộ của công ty, hướng dẫn về chất lượng và thủ tục và hồ sơ. Tài liệu ISO 9000 cho chính sách và quy trình của một công ty cố gắng chuẩn hóa các loại sáng kiến ​​này giữa các doanh nghiệp nhỏ, vừa và lớn.

Chứng nhận ISO

Bất kỳ công ty nào muốn trở thành được chứng nhận ISO đều phải thực hiện một hệ thống chất lượng đáp ứng các tiêu chuẩn ISO, theo ISO.org. Một phần của quy trình chứng nhận bao gồm kiểm toán nội bộ và độc lập hệ thống của công ty. Các tổ chức có thể chọn thuê các cơ quan bên thứ ba chuyên về kiểm toán chứng nhận ISO hoặc để khách hàng thực hiện kiểm toán. Bất kể nguồn gốc của kiểm toán bên ngoài, các tiêu chuẩn chứng nhận ISO yêu cầu các công ty thực hiện tự kiểm tra thường xuyên để đảm bảo hệ thống chất lượng được thực hiện theo lời hứa.

Mục tiêu chất lượng

Chứng nhận ISO yêu cầu các doanh nghiệp ghi lại các mục tiêu và chính sách chất lượng tổng thể của họ. Các mục tiêu chất lượng của một công ty sẽ thể hiện sự sẵn sàng đáp ứng nhu cầu dịch vụ của khách hàng. Mục tiêu tổng thể thường sẽ chỉ ra rằng công ty có một hệ thống chất lượng đã được thiết lập, với các quy trình vận hành tiêu chuẩn đảm bảo mức chất lượng tối thiểu được đáp ứng cho các sản phẩm và dịch vụ của công ty. Phần này trong tài liệu của công ty thường bao gồm một bản tóm tắt về cách tổ chức phản ứng với các vấn đề chất lượng tiềm năng.

Sổ tay chất lượng

Các công ty muốn tuân thủ các tiêu chuẩn chứng nhận ISO phải đưa ra một hướng dẫn chất lượng. Mục đích chính của hướng dẫn là để chi tiết cách thức doanh nghiệp sẽ đáp ứng các ngưỡng chất lượng cụ thể. Theo chứng nhận ISO, các công ty không nhất thiết phải tuân theo một định dạng thủ công chất lượng cụ thể. Hướng dẫn chất lượng thường sẽ cần bao gồm các phần và chủ đề nhất định. Các hướng dẫn nên xác định chính sách và thủ tục nào sẽ được giải quyết và thực hiện, các mục tiêu chính của chính sách và ai sẽ chịu trách nhiệm đảm bảo rằng nhân viên tuân thủ chúng.

Thủ tục

Các tiêu chuẩn ISO chỉ ra rằng các tổ chức ghi lại các quy trình của họ cho các loại hoạt động kinh doanh cụ thể. Các hoạt động yêu cầu các thủ tục chi tiết bao gồm kiểm soát tài liệu và hồ sơ, kiểm toán nội bộ, kiểm soát các sản phẩm bị lỗi, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa. Các tiêu chuẩn ISO cung cấp một số tính linh hoạt trong cách các tổ chức khác nhau có thể ghi lại các loại chính sách này. Ví dụ, một doanh nghiệp nhỏ có thể chỉ thiết lập một quy trình được lập thành tài liệu để kiểm soát tài liệu và hồ sơ. Một tổ chức lớn hơn có thể có một quy trình riêng cho từng loại hồ sơ.

Hướng dẫn

Bên cạnh việc cung cấp tài liệu về thủ tục, các công ty cũng phải chi tiết cách nhân viên thực hiện một số nhiệm vụ công việc nhất định. Ví dụ, các tổ chức sản xuất thường sẽ có các hướng dẫn thủ tục cho từng giai đoạn hoặc chức năng trong quy trình lắp ráp. Một nhà phát triển phần mềm có thể ghi lại cách công ty kiểm tra các chương trình của mình trước khi phát hành thị trường. Nhà phát triển sẽ cần ghi lại từng giai đoạn của quá trình thử nghiệm và biện pháp nào đã có để khắc phục mọi khiếm khuyết.