Giao tiếp kinh doanh hiệu quả trong các cuộc họp

Giao tiếp kinh doanh hiệu quả là điều cần thiết trong các cuộc họp, vì các cuộc họp tạo cơ hội cho nhân viên từ các khía cạnh khác nhau của công ty tập hợp lại để củng cố chiến lược, lên ý tưởng, ăn mừng thành công và mổ xẻ những sai lầm. Cho dù các cuộc họp là trực tiếp, từ xa, hoặc qua hội nghị video, các bên liên quan có cơ hội trao đổi thông tin dẫn đến sự ổn định và tăng trưởng của công ty. Khi quản lý sai, các cuộc họp kinh doanh có thể lãng phí thời gian của công ty có giá trị. Hiểu các yếu tố chính của giao tiếp kinh doanh hiệu quả sẽ tối đa hóa hiệu quả của các cuộc họp tại nơi làm việc.

Sự cố

Giao tiếp kinh doanh hiệu quả bị phá vỡ trong các cuộc họp khi chúng quá dài, được lên lịch mà không có đủ thời gian để chuẩn bị cho chúng và kết thúc mà không thiết lập các bước có thể hành động, theo Meet Wizard. Tiến hành các cuộc họp hiệu quả tại nơi làm việc, khuyên bạn nên chọn định dạng cuộc họp cho công ty và gắn bó với nó để người tham gia làm quen với nó.

Quy tắc bốn bước

Các cuộc họp kinh doanh có thể tối đa hóa giao tiếp bằng cách thực hiện bốn bước, theo Wizard Wizard. Chuẩn bị bằng cách chọn người tham gia một cách cẩn thận, cung cấp thông báo trước và lập kế hoạch chương trình nghị sự rõ ràng. Chọn một người hoặc nhóm nhân viên có trách nhiệm chính là tạo thuận lợi hiệu quả, bao gồm ghi chú và chấm công. Nhường chỗ cho truyền thông kinh doanh truyền cảm hứng bằng cách mời phản hồi của người tham gia và cho phép thảo luận mạnh mẽ. Tóm tắt lại những thành tựu của cuộc họp và cung cấp hoặc tóm tắt các bước có thể hành động trước khi kết thúc.

Kiến thức khán giả

Khi lên kế hoạch họp, hãy xem xét đối tượng. Xác định xem cuộc họp sẽ lớn hay nhỏ, và lên kế hoạch cho khả năng ngồi và nói phù hợp. Cung cấp các tài liệu dễ đọc và đảm bảo rằng mọi người đều có thể nhìn thấy bất kỳ máy chiếu, bảng trắng hoặc thiết bị hỗ trợ thị giác khác trước khi bắt đầu. Hãy nhận biết liệu cuộc họp dành cho các quan chức cấp cao, nhân viên mới, khách hàng hiện tại hay khách hàng tiềm năng.

Các cuộc họp trực tuyến

Các cuộc họp kinh doanh trực tuyến đang trở nên phổ biến hơn, và có nhiều cách để tạo điều kiện giao tiếp kinh doanh hiệu quả trong các cuộc họp kiểu này. Sự rõ ràng đặc biệt quan trọng trong các cuộc họp trực tuyến do tính chất bị loại bỏ nhiều hơn của cuộc họp, theo "Khu vực hội nghị web". Thông tin cần được nghiên cứu kỹ lưỡng, chuẩn bị và trình bày một cách thú vị. "Khu vực hội nghị web" nhấn mạnh rằng trọng tâm phải là chương trình nghị sự của cuộc họp, chứ không phải công nghệ liên quan đến việc thực hiện cuộc họp. Nhắc nhở người tham gia rằng các cuộc họp trực tuyến nên được đối xử với mức độ nghiêm trọng và trang trọng như các cuộc họp truyền thống và theo dõi để đảm bảo rằng các bước có thể hành động được thực hiện.

Lời khuyên

Những điều chỉnh nhỏ trong giao hàng có thể có tác động lớn đến hiệu quả truyền thông. Khi giải quyết các nhóm người trong các cuộc họp, hãy giao tiếp bằng mắt với từng thành viên nhưng giải quyết toàn bộ nhóm khi trả lời một câu hỏi riêng lẻ, theo lời Tám cách thể hiện kỹ năng nói trong một cuộc họp. thảo luận tiếp theo khi các thành viên trả lời. Bài báo cũng khuyến nghị bắt chước hành vi của người khác để tạo sự nhất quán. Ví dụ, nếu những người khác đang đóng góp nhận xét ngắn gọn, nhận xét của bạn cũng nên ngắn gọn. Tránh sử dụng những lời sáo rỗng và những lời hoa mỹ.