Ví dụ về vai trò của nhóm hành chính

Nhân viên hành chính là xương sống của hầu hết các doanh nghiệp doanh nghiệp, thực hiện các loại nhiệm vụ cần thiết cho các công ty hoạt động nhưng có thể quá tốn thời gian cho các nhà quản lý thực hiện. Nhân viên xử lý các nhiệm vụ hành chính trong các công ty nhỏ có thể cũng quan trọng như những nhân viên trong các doanh nghiệp doanh nghiệp. Có một nhóm hành chính trên tàu trong doanh nghiệp nhỏ của bạn có thể giải phóng bạn để tập trung vào các nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến việc phát triển công ty của bạn, thay vì bị sa lầy bởi các chi tiết hành chính.

Xử lý các cuộc gọi điện thoại

Đội ngũ hành chính xử lý cả các cuộc gọi điện thoại trong và ngoài nước. Ví dụ, một nhân viên tiếp tân có thể trả lời tất cả các cuộc gọi đến, xác định ai là người tốt nhất trong tổ chức để nhận cuộc gọi và sau đó định tuyến cuộc gọi phù hợp. Một trợ lý hành chính, như một ví dụ khác, có thể gọi khách hàng thay mặt cho người giám sát của mình để kiểm tra sự hài lòng của khách hàng với các giao dịch mua cuối cùng của họ.

Thư

Nhân viên hành chính thường được giao nhiệm vụ xử lý tất cả các thư từ. Thành viên nhóm thư ký có thể chịu trách nhiệm soạn thảo thư, in tài liệu gửi thư và xử lý thư thực tế, bao gồm mua tem tại bưu điện gần đó hoặc làm việc trực tiếp với đại diện từ các nhà cung cấp dịch vụ như FedEx.

Nhập dư liệu

Nhập dữ liệu là hành động nhập thông tin từ trang in vào cơ sở dữ liệu máy tính hoặc nhập dữ liệu thủ công từ ứng dụng phần mềm này sang ứng dụng phần mềm khác. Nhân viên hành chính trong một bộ phận kế toán, ví dụ, có thể nhập thủ công thông tin hóa đơn vào hệ thống kế toán. Nhân viên tiếp thị, như một ví dụ khác, có thể nhập dữ liệu khách hàng định lượng từ các báo cáo quản lý của nhiều cửa hàng bán lẻ vào một cơ sở dữ liệu riêng biệt.

Lập kế hoạch

Nhân viên văn thư thường xử lý tất cả các hoạt động lập lịch trình cho người giám sát của họ. Các đội hành chính xử lý các chuyến bay và khách sạn, các cuộc họp của khách hàng, đặt chỗ ăn tối và hội thảo, vận chuyển bằng xe limousine và hầu như mọi nhiệm vụ liên quan đến lịch trình sẽ lấy đi năng suất của người giám sát.

Các dự án khác

Các công việc hành chính có thể có tiếng là lặp đi lặp lại hoặc trần tục, nhưng chúng thường có các trách nhiệm trên phạm vi rộng, đưa ra những thách thức mới trên cơ sở liên tục. Một nhóm hành chính cho một doanh nghiệp nhỏ có khả năng sẽ được đưa lên tàu cho các nhiệm vụ mới với mỗi tuần hoặc mỗi tháng, hỗ trợ các nhà quản lý công ty hầu như tất cả các dự án lớn khi công ty phát triển. Trợ lý có thể in và lắp ráp khối lượng lớn tài liệu tiếp thị một ngày, ví dụ, trong khi họ hỗ trợ một nhóm tập trung trong một quán cà phê địa phương vào ngày hôm sau.