Giao tiếp hiệu quả trong một nhóm

Nhiều doanh nghiệp nhỏ sử dụng các nhóm như một phương tiện để hoàn thành mục tiêu tại nơi làm việc. Một số người làm việc cùng nhau hướng tới một mục tiêu có thể giúp thực hiện dễ dàng hơn nếu nhóm được tạo thành từ đúng người. Bằng cách kéo mọi người lại với nhau bằng những đặc điểm khác nhau bổ sung cho nhau, mục tiêu có thể dễ dàng thực hiện hơn dẫn đến động lực của nhân viên lớn hơn cũng như năng suất và sự hài lòng của nơi làm việc. Khi tất cả những điều này được cải thiện tại nơi làm việc, lợi nhuận tăng lên thường theo sau.

Quy tắc

Khi thiết lập một nhóm, điều quan trọng là phải thiết lập các quy tắc hoặc hướng dẫn cho những gì thành viên nhóm nên mong đợi từ nhóm. Đây có thể là những điều đơn giản như khi nào và tần suất nhóm sẽ gặp nhau. Nó cũng có thể bao gồm thông tin liên lạc bên ngoài các cuộc họp nhóm, chẳng hạn như khi các thành viên trong nhóm gửi email cho nhau, tất cả các thành viên trong nhóm được đưa vào email để đảm bảo rằng mọi người vẫn ở trên cùng một trang. Tất cả các quy tắc nên được các thành viên trong nhóm đồng ý.

Vai trò thành viên

Mỗi thành viên trong nhóm nên hiểu vai trò của mình trong quá trình họp nhóm. Các thành viên trong nhóm nên đồng ý với các quy tắc bao gồm những quy tắc sẽ tạo điều kiện giao tiếp hiệu quả trong nhóm. Các quy tắc này có thể bao gồm không ngắt lời khi người khác đang nói, diễn giải lại cho người khác những gì đã nói để đảm bảo sự hiểu biết và không chuyển phán quyết về ý tưởng của người khác trong các giai đoạn động não của các cuộc họp. Các thành viên nên cố gắng không chỉ được hiểu mà còn hiểu những người khác trong nhóm.

Vai trò lãnh đạo

Vai trò của người lãnh đạo là giữ cho đội di chuyển đúng hướng và giữ cho đội đi đúng hướng. Khi phát sinh vấn đề giao tiếp, nhà lãnh đạo có thể cần phải tham gia với tư cách là người hòa giải để giải quyết các vấn đề giao tiếp hiện tại. Người lãnh đạo phải luôn chắc chắn rằng các quy tắc cuộc họp đã được thống nhất đang được tuân theo bởi tất cả các thành viên trong nhóm. Người lãnh đạo cũng sẽ cố gắng xác định những gì thúc đẩy mỗi thành viên trong nhóm để tạo điều kiện cho một cấu trúc nhóm hiệu quả.

Giải quyết vấn đề

Các vấn đề giao tiếp trong nhóm phải luôn được giải quyết càng sớm càng tốt. Bước đầu tiên sẽ là xem xét các quy tắc đã được thống nhất để xem liệu bất kỳ trong số này đã bị phá vỡ. Nếu vậy, nó là một sửa chữa dễ dàng vì các quy tắc nên nêu rõ một phác thảo của các sự kiện khi các quy tắc bị phá vỡ. Nếu nó nằm ngoài phạm vi của các quy tắc, nhóm nên họp để thảo luận về các vấn đề và có thể xem xét đưa một bên ngoài, chẳng hạn như nguồn nhân lực, để hòa giải, đặc biệt nếu nhà lãnh đạo có liên quan đến vấn đề giao tiếp.

Cân nhắc

Các vấn đề giao tiếp trong nhóm không thể được giải quyết hoặc giải quyết nếu chúng bị bỏ qua. Điều cần thiết là phải có một chính sách mở cửa trong nhóm nơi các vấn đề có thể được thảo luận khi chúng phát sinh. Khi thiết lập quy tắc, các thành viên trong nhóm có thể xem xét thêm quy tắc rằng các thành viên trong nhóm nên nói chuyện trực tiếp với thành viên mà họ gặp vấn đề thay vì liên quan đến các bên khác, trừ khi đó là người hỗ trợ quản lý, chẳng hạn như nguồn nhân lực.