Chính sách biên tập cho các bản tin tổ chức

Giữ cho mọi người được thông báo có lợi cho lợi nhuận của tổ chức của bạn. Trong cuốn sách "Giao tiếp nơi làm việc cho thế kỷ 21", Tiến sĩ Jason S. Wbler lưu ý rằng giao tiếp nội bộ giúp tăng tinh thần và sự hiểu biết về các mục tiêu của tổ chức. Một bản tin có thể tạo ra cảm giác thuộc về nhân viên hoặc thành viên ở các địa điểm khác nhau và xây dựng lòng trung thành. Một chính sách biên tập hướng dẫn chiến lược truyền thông của bản tin, sản xuất và phân phối và làm rõ trách nhiệm.

Tại sao một bản tin?

Lý do đằng sau bản tin của bạn thúc đẩy các quyết định được đưa ra liên quan đến nội dung của nó và xác định độc giả mục tiêu của bạn. Không có mục tiêu, một bản tin thiếu tập trung và mất hiệu quả. Ví dụ, một bản tin hướng đến mục đích có thể kéo mọi người lại với nhau trong quá trình mua lại hoặc chuyển sang một cơ sở mới. Một bản tin có thể giới thiệu thành tích của nhân viên và thành tích của tổ chức để tạo cho tổ chức của bạn một cá tính trong mắt lực lượng lao động, hoặc nó có thể cho khách hàng biết về các sản phẩm và dịch vụ mới hoặc được sử dụng để tuyển dụng hỗ trợ cộng đồng.

Nội dung và bài dự thi

Chính sách biên tập hiệu quả cho bản tin của tổ chức của bạn nêu rõ các loại bài viết và tính năng thường xuyên sẽ xuất bản. Ví dụ: chính sách biên tập cho bản tin của hiệp hội có thể yêu cầu biên bản họp của hội đồng và báo cáo từ các lực lượng đặc nhiệm tích cực xuất hiện trong mỗi vấn đề. Quyết định xem các đề xuất của nhân viên có nên được mời bởi các cuộc khảo sát thường xuyên. Quan điểm của tổ chức về việc nhân viên tạo ra tất cả nội dung, thuê các nhà văn tự do hoặc nhân viên công ty quảng cáo để viết bài hoặc chấp nhận các bài nộp bên ngoài thuộc chính sách biên tập của bạn. Hướng dẫn riêng của nhà văn chỉ định các chi tiết như đếm từ, âm điệu và xác minh thực tế.

Phê duyệt nội dung

Sử dụng chính sách biên tập để phân công trách nhiệm cho các quyết định về những gì cần bao gồm trong mỗi vấn đề của bản tin của bạn có thể tránh nhầm lẫn. Các tổ chức lớn thường tạo ra một ban biên tập với đại diện từ các cơ sở hoặc khu vực chức năng khác nhau để hỗ trợ biên tập viên. Ngoài việc xác định người có tiếng nói cuối cùng về lựa chọn bài viết, chính sách nên mô tả kỳ vọng về thời gian kiểm tra và đánh giá thực tế.

Định dạng, tần suất và phân phối

Tần suất và định dạng của bản tin đến đối tượng mục tiêu nên được bao gồm trong chính sách biên tập của bạn. Hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý, chính sách hướng dẫn lịch sản xuất của biên tập viên bản tin. Cân nhắc phân phối bao gồm gửi các bản sao cứng cho các cá nhân tại nơi làm việc hoặc ở nhà, đặt các vấn đề trong phòng chờ của nhân viên, xây dựng sảnh hoặc phòng ăn trưa, và cung cấp các phiên bản giấy và phiên bản điện tử qua email hoặc trang web của tổ chức.

Nhiếp ảnh và Quyền

Hình ảnh làm cho bản tin thú vị hơn và dễ đọc hơn. Chính sách biên tập của bạn có thể không cho rằng nhiếp ảnh được sử dụng, nhưng nó đòi hỏi phải có quyền sử dụng tác phẩm nghệ thuật và ảnh nếu chúng được sử dụng. Đồng thời, chính sách nên bắt buộc phải có được sự chấp thuận để sao chép bất kỳ tài liệu có bản quyền và sự cho phép từ các cá nhân được phỏng vấn hoặc chụp ảnh để sử dụng từ ngữ và hình ảnh của họ. Chính sách của bạn nên bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên, vì vậy hãy lưu ý rằng địa chỉ nhà và số điện thoại không được công bố.