Tám cách để tổ chức cuộc sống của bạn với Google Docs

Từ năm 2006, Google đã cung cấp sử dụng Google Docs trực tuyến miễn phí, một bộ ứng dụng văn phòng bao gồm xử lý văn bản, bảng tính, minh họa đồ họa vector, thuyết trình và tạo biểu mẫu. Google cũng cung cấp lưu trữ trực tuyến miễn phí cho Google Docs của bạn. Bạn có thể lưu các bản sao chỉ đọc ngoại tuyến, nhưng bạn phải tạo và chỉnh sửa chúng trực tuyến. Tuy nhiên, bạn có thể xuất Google Docs của mình sang các định dạng tệp như PDF hoặc các định dạng được sử dụng trong Microsoft Office. Google Docs có thể là công cụ hữu ích để tổ chức văn phòng và cuộc sống của bạn.

Tìm kiếm, chọn lọc và sắp xếp

Ứng dụng bảng tính Google Docs có thể giúp bạn phân tích và quản lý dữ liệu. Sau khi tạo bảng tính Google Docs hiển thị chi phí của tháng trước, bạn có thể muốn nhanh chóng tìm thấy tất cả các chi tiêu từ $ 50 trở lên. Sử dụng chuột của bạn để làm nổi bật cột chi phí. Nhấp chuột phải và chọn "Sắp xếp." Nếu bạn chọn tùy chọn "A đến Z", chi tiêu lớn nhất sẽ nằm ở cuối danh sách được sắp xếp.

Thư tín

Một phần của việc tổ chức là nhắn tin cho mạng lưới các cộng sự và bạn bè của bạn. Với ứng dụng xử lý văn bản Google Docs, bạn có thể định dạng và kiểm tra chính tả các tin nhắn của mình. Bạn cũng có thể nhúng hình ảnh và xuất tin nhắn của bạn sang các định dạng khác.

Hợp tác

Được tổ chức có thể có nghĩa là khả năng chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu với các thành viên khác của dự án. Trang chính của Google Docs cung cấp các tùy chọn chia sẻ. Trên trang đó, nhấp vào hộp kiểm của bảng tính, bản trình bày hoặc biểu mẫu bạn muốn chia sẻ, sau đó nhấp vào liên kết "Chia sẻ" trên thanh công cụ của trang. Một hộp thoại xuất hiện. Làm theo lời nhắc để cho phép chia sẻ.

Brainstorming

Nhiều người sáng tạo được tổ chức bằng cách vẽ hình ảnh hoặc biểu đồ của các nhiệm vụ họ cần làm. Ứng dụng Vẽ trong Google Docs cung cấp thư viện "Hình dạng" mà bạn có thể sử dụng để tạo sơ đồ và sơ đồ quy trình công việc. Bạn có thể sử dụng công cụ "Đường cong" để giúp phác thảo thiết kế cho sản phẩm hoặc sơ đồ mặt bằng của một ngôi nhà. Tô màu bản phác thảo của bạn bằng cách nhấp vào biểu tượng thùng sơn trên thanh công cụ.

Bộ sưu tập

Tính năng "Bộ sưu tập" của Google Docs giúp bạn sắp xếp các tệp theo cách tương tự như ứng dụng quản lý tệp Windows Explorer. Bạn có thể sử dụng Bộ sưu tập để nhóm các tài liệu theo thể loại. Tạo một bộ sưu tập để lưu trữ tất cả các hình ảnh cá nhân của bạn, ví dụ. Một bộ sưu tập riêng biệt có thể lưu trữ hình ảnh cần thiết cho công việc của bạn. Để tạo bộ sưu tập, nhấp vào mục "Bộ sưu tập" từ điều khiển thả xuống "Tạo mới" trong ngăn bên trái của trang chính Google Docs. Kéo tài liệu từ màn hình trung tâm của trang vào nhãn của khung bên trái cho bộ sưu tập mới.

Danh sách

Một phần của việc tổ chức là lập danh sách các nhiệm vụ bạn cần làm. Sử dụng bảng tính hoặc ứng dụng tài liệu trong Google Docs để tạo các danh sách này. Ví dụ: sử dụng bảng tính để tạo bảng nhiệm vụ và ai chịu trách nhiệm cho chúng.

Chuyển đổi định dạng tệp

Được tổ chức thường liên quan đến việc cung cấp thông tin ở các định dạng tương thích với các môi trường khác nhau mà bạn làm việc. Ví dụ: bạn đã phác thảo một bản trình bày trong ứng dụng thuyết trình Google Docs, nhưng bạn cần cung cấp bản trình bày trong PowerPoint. Sử dụng Google Docs để xuất phương tiện bạn đã tạo sang các định dạng khác. Đối với ví dụ về bản trình bày, nhấp vào lệnh "Tải xuống dưới dạng" của menu "Tệp", sau đó nhấp vào tùy chọn "Powerpoint".

Mẫu

Mẫu cho phép bạn điều chỉnh công việc trước đây của những người hào phóng với nhiệm vụ của riêng bạn. Ví dụ: Nếu bạn cần một thư kinh doanh chuyên nghiệp và không có chuyên môn hoặc thời gian để thiết lập, hãy sử dụng một mẫu. Nếu bạn chưa bao giờ lập ngân sách hàng tháng, hãy sử dụng mẫu ngân sách cho ứng dụng bảng tính Google Docs. Truy cập các mẫu bằng cách nhấp vào liên kết "Duyệt mẫu" trên trang chủ của Google Docs.