Thủ tục liên lạc khẩn cấp

Cho dù trường hợp khẩn cấp chỉ ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn hoặc cả nước, bạn phải đặt các quy trình liên lạc cho phép bạn tiếp cận với những người bạn phải liên hệ. Các thủ tục của bạn phải cho phép bạn xác minh với nhân viên và đối tác về tình trạng khẩn cấp đã ảnh hưởng đến họ như thế nào và cung cấp cho họ thông tin họ cần để giúp bạn tiếp tục hoạt động. Các quy trình rõ ràng giúp làm cho phản ứng khẩn cấp của bạn có hiệu quả và đảm bảo rằng mỗi nhân viên của bạn quen thuộc với trách nhiệm của họ trong trường hợp khẩn cấp.

Chỉ định vai trò hoạt động

Các chức năng chính cho liên lạc khẩn cấp là tuyên bố về trường hợp khẩn cấp và liên lạc với những người liên quan. Trong thủ tục của bạn, bạn nên chỉ định một liên hệ chính, người tuyên bố tình trạng khẩn cấp và những người chịu trách nhiệm liên lạc với các nhóm nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, chính quyền và công chúng. Mỗi vai trò phải có một ứng cử viên chính và một danh sách thay thế. Vai trò của người thay thế là để xác minh xem người chính hoặc người thay thế đi trước họ trong danh sách có thể thực hiện chức năng được yêu cầu hay không. Nếu không, người thay thế phải tiếp quản.

Chỉ định ai cần liên hệ

Khi những người có trách nhiệm đã tuyên bố tình trạng khẩn cấp, các nhân viên truyền thông được chỉ định phải liên hệ với các mục tiêu của họ. Những nhân viên liên hệ, khách hàng và nhà cung cấp phải có tất cả thông tin liên lạc, bao gồm cả số điện thoại và địa chỉ email thay thế. Những người liên hệ với chính quyền phải có số điện thoại của các dịch vụ khẩn cấp có liên quan, cảnh sát và đại diện chính phủ. Những người liên hệ với công chúng sẽ có thể gọi các cuộc họp báo nếu thích hợp và phải có thông tin liên lạc của các cơ quan truyền thông địa phương. Thủ tục của bạn phải chi tiết cách bạn giữ thông tin này, cập nhật nó và cung cấp cho nhân viên cần thông tin đó.

Chi tiết Thiết bị và Phương thức Truyền thông

Ngoài việc biết liên hệ với ai, các thủ tục của bạn phải cung cấp cho nhân viên được chỉ định hướng dẫn về cách bắt đầu giao tiếp. Đường đất là đáng tin cậy cho những nhân viên có chúng và cho chính quyền và các phương tiện truyền thông. Các lựa chọn thay thế bao gồm các cuộc gọi điện thoại di động, email và tin nhắn văn bản. Cái sau đôi khi đi mặc dù khi hệ thống gọi thoại di động bị quá tải. Bạn có thể tiếp cận một số nhân viên thông qua tin nhắn trên mạng xã hội. Mục tiêu là thiết lập liên lạc với từng nhân viên và nhắm mục tiêu và lưu giữ hồ sơ của các cuộc gọi và bất kỳ thông tin nào có được.

Liệt kê những thông tin bạn cần để giao tiếp

Thủ tục liên lạc khẩn cấp của bạn phải xác định những gì sẽ được truyền đạt. Đối với nhân viên, khách hàng và nhà cung cấp, bạn cần chi tiết về tình hình của họ và bạn phải thông báo cho họ về những gì công ty đang làm. Nếu bạn đang thiết lập các hoạt động ở một vị trí thay thế, bạn phải cung cấp cho họ thông tin. Đối với các cơ quan chức năng, mục đích là thông báo cho họ về tình hình của công ty và liệu bạn có cần giúp đỡ hay không. Đối với các phương tiện truyền thông, thông báo cho họ về những gì bạn đang làm và những gì đã xảy ra giúp giữ cho công chúng được thông báo và có thể giúp tiếp cận nhân viên nếu không bị cắt đứt.