Phần mềm đồng hồ thời gian sử dụng lao động cho máy tính

Theo dõi giờ làm việc của nhân viên là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp nào với cơ cấu trả lương tập trung vào mức lương trả theo giờ. Mặc dù đồng hồ thời gian cơ học đủ chính xác để ghi giờ làm việc, đồng hồ thời gian được điều khiển bởi phần mềm có thể giữ hồ sơ ở định dạng dễ đọc và nhiều chương trình phần mềm không chỉ có thể theo dõi thời gian làm việc mà còn sử dụng cả thời gian làm dữ liệu cho chức năng kế toán. .

Sử dụng

Việc sử dụng thực tế của đồng hồ thời gian được liên kết với phần mềm máy tính không khác gì sử dụng đồng hồ bấm giờ kiểu cơ học truyền thống. Nhân viên đặt thẻ vào hệ thống, sau đó ghi lại thời gian anh ta vào cơ sở để làm việc. Sau khi làm việc, các nhân viên đồng hồ ra theo cách tương tự. Thay vì thẻ đục lỗ truyền thống, đồng hồ thời gian trên máy vi tính hiện đại sử dụng thẻ quẹt hoặc thậm chí là dấu tay của nhân viên để thay thế. Thời gian vào và ra, cũng như thời gian làm việc, sau đó được lưu trữ để xử lý dữ liệu.

Xử lý dữ liệu

Với một hệ thống dựa trên phần mềm, dữ liệu từ đồng hồ thời gian không còn đòi hỏi lao động để tính thời gian làm việc hoặc thanh toán cho công nhân. Phần mềm ghi lại tên và thời gian làm việc của nhân viên, cũng như tỷ lệ chi trả, với tổng số tính toán lương bao gồm mọi điều chỉnh cần thiết do tỷ lệ làm thêm giờ. Tất cả các thông tin kết quả có sẵn để xem bởi nhân viên có thẩm quyền sử dụng nhiều biến khác nhau. Ví dụ, phần mềm có thể hiển thị thời gian làm việc theo tên nhân viên, thời gian được nhân viên bấm giờ theo bộ phận hoặc bộ phận, thời gian làm việc của nhân viên trong một phạm vi thanh toán nhất định hoặc bất kỳ biến nào khác được đặt vào hệ thống. Bởi vì dữ liệu là kỹ thuật số, nó có thể được lưu vô thời hạn để lưu trữ hồ sơ dễ dàng.

Lợi ích

Lợi ích lớn nhất của phần mềm đồng hồ thời gian là xử lý dữ liệu nhanh giúp tiết kiệm nhu cầu lưu trữ thủ công. Điều này có nghĩa là bạn có thể chỉ định nhân viên đã thực hiện các tính toán cho các nhiệm vụ khác. Máy tính cũng làm giảm cơ hội sai lầm trong thanh toán có thể gây ra trả quá nhiều hoặc thiếu cho người lao động. Ngoài ra, sử dụng phần mềm đồng hồ thời gian dựa vào dấu vân tay, dấu vân tay hoặc thẻ quẹt giúp giảm vấn đề "đánh cắp thời gian", trong đó một nhân viên đeo đồng hồ cho đồng nghiệp, giúp hệ thống chính xác hơn trong việc phản ánh sự tham dự của nhân viên thực tế.

Chọn gói phần mềm

Có rất nhiều ứng dụng phần mềm đồng hồ thời gian có sẵn và việc chọn một ứng dụng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn phụ thuộc vào loại hệ thống mà bạn cảm thấy thoải mái nhất khi sử dụng. Sự kết hợp giữa phần mềm và phần cứng là một trong những cân nhắc lớn nhất khi chọn gói phần mềm. Chẳng hạn, phần mềm đồng hồ thời gian của MinuteHound dựa vào thiết bị vân tay USB được cắm vào máy tính. Nhân viên ấn ngón tay vào thiết bị và nếu nó khớp với bản ghi dấu vân tay được mã hóa, một mục nhập được ghi lại trong máy tính, đăng nhập nhân viên vào hoặc ra khỏi công việc. Đó là một hệ thống đơn giản, nhưng giới hạn ở một vị trí. TimeClick sử dụng một hệ thống ít bị giới hạn bởi vị trí. Với TimeClick, một nhân viên đăng nhập vào hệ thống từ một máy tính trong mạng được chọn. Điều này cho phép người sử dụng lao động thiết lập máy tính thông qua một tổ chức, bao gồm nhiều lối vào hoặc trong các doanh nghiệp nơi mọi công nhân sử dụng máy tính, cho phép công nhân đồng hồ ra vào trực tiếp từ bàn của họ. Đồng hồ thời gian ảo hoàn toàn được điều khiển bằng máy tính như TimeClick và yêu cầu nhân viên nhập mã PIN. Đồng hồ thời gian ảo tích hợp với một chương trình kế toán bên ngoài như QuickBooks để lưu trữ dữ liệu và tính toán bảng lương. Nó cũng có các chức năng thời gian thực, cho phép bạn xem nhanh những nhân viên hiện đang làm việc, nghỉ hoặc nghỉ trong ngày.