Ví dụ về kế hoạch kinh doanh liên tục của nguồn nhân lực

Một cơn lốc xoáy, tấn công khủng bố, vụ nổ hoặc khủng hoảng khác có thể tạm thời hoặc vĩnh viễn đóng cửa doanh nghiệp nhỏ của bạn. Một kế hoạch kinh doanh liên tục giúp công ty của bạn tồn tại và phục hồi sau thảm họa. Giấy tờ, máy móc và nội thất văn phòng có thể thay thế. Nhân viên - tài sản kinh doanh quý giá nhất của bạn - thì không. Người quản lý nhân sự hoặc chỉ định của bạn cần lập một kế hoạch kinh doanh liên tục theo định hướng con người để xử lý các trường hợp khẩn cấp.

Kế hoạch bằng văn bản

Là chuyên gia về tổ chức của bạn, HR nên soạn thảo kế hoạch bằng văn bản của riêng mình để xử lý các gián đoạn tại nơi làm việc. Người đứng đầu bộ phận tài chính, CNTT và các bộ phận khác có thể có kế hoạch kinh doanh liên tục để bảo vệ hệ thống kế toán hoặc máy tính, nhưng chỉ có HR mới có thể đưa ra một kế hoạch mà nhân viên tập trung. Vì nhu cầu của các công ty khác nhau, một kế hoạch phù hợp hoạt động tốt nhất. Ví dụ: quy mô và vị trí của công ty bạn xác định loại thủ tục sơ tán bạn nên tuân theo. Nếu một số nhân viên làm việc ngoài công trường, bạn sẽ cần một hệ thống cảnh báo khẩn cấp tất cả các điểm để thông báo cho mọi người.

Chuẩn bị

Kế hoạch liên tục kinh doanh nhân sự được rút ra từ danh sách kiểm tra những điều cần xem xét. Mối quan tâm nghiêm trọng nhất là giữ gìn mạng sống và điều trị cho những nhân viên bị thương nặng. Nhân sự phải xem xét cách nhân viên nên được đào tạo để xử lý khủng hoảng, thông báo về các trường hợp khẩn cấp, được vận chuyển đến nơi an toàn và được đào tạo chéo cho các công việc được xác định là "thiết yếu". Thủ tục sơ tán nên bao gồm vận chuyển cho nhân viên khuyết tật và tài khoản cho khách hàng và nhà cung cấp truy cập trang web làm việc. Một kế hoạch nhân sự hiệu quả giải quyết việc trì hoãn bảng lương, tắt máy văn phòng, thay đổi lịch trình và sa thải có thể ảnh hưởng đến nhân viên và làm thế nào để giảm thiểu những khó khăn có thể xảy ra. Giữ thực phẩm và tiền mặt trong trường hợp khẩn cấp và chỉ định nơi trú ẩn có thể là một phần của kế hoạch.

Lưu trữ hồ sơ

Nhân sự duy trì các tệp cá nhân của nhân viên, một số có chứa thông tin bí mật hoặc nhạy cảm. Báo cáo y tế, số An sinh xã hội, đánh giá hiệu suất, tuyên bố kỷ luật, tài liệu tham khảo và kết quả kiểm tra lý lịch có thể bị xóa sổ bởi một cơn bão hoặc khủng bố. Sao chép các hồ sơ này và lưu trữ các bản sao ở vị trí an toàn, ngoài địa điểm có thể ngăn ngừa mất mát. Dữ liệu tự động có thể được sao lưu và lưu trữ trong một vị trí từ xa hoặc tệp Internet an toàn.

Phục hồi

Nhân viên thường cần giúp đỡ đối phó với hậu quả của thảm họa. Nhân sự nên tìm kiếm các dấu hiệu phản ứng chậm trễ đối với căng thẳng và kiệt sức trong đội ngũ nhân viên và nhận hỗ trợ và tư vấn cho những người bị ảnh hưởng. Một cuộc khủng hoảng có thể làm giảm tinh thần, làm giảm năng suất. Nhân sự cần theo dõi thái độ và mức độ hài lòng của nhân viên và xác định mức độ họ có thể thực hiện công việc của mình. Thảm họa thường buộc các doanh nghiệp phải điều chỉnh ngân sách và quy trình hoạt động. Nếu vậy, HR có thể cần phải phân công lại nhân viên hoặc đào tạo nhân viên cho các nhiệm vụ mới. Nhân sự cũng có thể cần phải đại tu chính sách tạm thời để cho phép người lao động đau khổ phục hồi hoặc đáp ứng thời hạn trả lương.