Giao tiếp mặt đối mặt trong kinh doanh

Các phương thức giao tiếp mới như nhắn tin, email và hội nghị video đang nhanh chóng thay thế giao tiếp kinh doanh trực tiếp. Chỉ 29 phần trăm sinh viên đại học thích giao tiếp mặt đối mặt, theo một nghiên cứu "Đại học Truyền thông" năm 2010 được thực hiện bởi nhóm Lập kế hoạch kinh doanh Mindshare, Alloy Media và Brainjuicer. Thay vào đó, sinh viên gửi hơn 50 tin nhắn văn bản mỗi ngày. Khi những người trẻ này di chuyển vào nơi làm việc, họ sẽ thấy thoải mái hơn với công nghệ mới so với các thế hệ trước. Tuy nhiên, giao tiếp mặt đối mặt đóng một vai trò chủ đạo trong kinh doanh.

Lợi ích

Đại đa số các giám đốc điều hành vẫn cảm thấy giao tiếp mặt đối mặt là điều cần thiết cho kinh doanh, theo khảo sát năm 2009 của Forbes Insights với hơn 750 chuyên gia kinh doanh. Trên thực tế, tám trong số 10 người được hỏi cho biết họ thích các cuộc gặp mặt trực tiếp hơn các cuộc họp hỗ trợ công nghệ như hội nghị truyền hình. Họ nói trực tiếp, xây dựng mối quan hệ kinh doanh mạnh mẽ hơn, có ý nghĩa hơn, họ nói, đồng thời cho phép các cơ hội xã hội tốt hơn để gắn kết với khách hàng và đồng nghiệp. Nó cũng dễ dàng hơn để đọc ngôn ngữ cơ thể và biểu cảm trên khuôn mặt và giải thích các tín hiệu giao tiếp phi ngôn ngữ. Những người được hỏi đồng ý áp dụng giao tiếp mặt đối mặt là tốt nhất để thuyết phục, lãnh đạo, tham gia, truyền cảm hứng, ra quyết định, trách nhiệm, thẳng thắn, tập trung và đạt được sự đồng thuận.

Hạn chế

Mặc dù giao tiếp mặt đối mặt thường được ưa chuộng hơn, nhưng lợi ích tồn tại đối với giao tiếp từ xa, Chuck Martin viết trên tạp chí Giám đốc Thông tin. Giao tiếp qua email và tin nhắn tức thời có thể đẩy nhanh cuộc thảo luận cho các nhóm lớn trong trường hợp các thành viên không thể làm gián đoạn lịch làm việc của họ để đáp ứng. Email cũng là một cách tốt hơn để lên lịch và xác nhận các cuộc họp bởi vì mọi người sẽ có thư từ đáng tin cậy, bằng văn bản để giới thiệu lại nếu cần. Một cuộc gọi điện thoại là một cách hợp lý hơn để thực hiện một cuộc trò chuyện hai chiều nhanh chóng mà không chặn thời gian. Ghi nhớ là tốt nhất cho các mảnh nền dài hơn đòi hỏi mức độ hiểu và hiểu cao. Một số chủ doanh nghiệp sử dụng DVD để truyền bá thông điệp của công ty đến nhân viên một cách hiệu quả, đây là một cách ngắn gọn, hấp dẫn để thu hút sự chú ý.

Tính năng, đặc điểm

"Một chút chuẩn bị có thể đi một chặng đường dài", Marty Nemko viết của Kiplinger. Những người giao tiếp hiệu quả nhất có thể không biết tất cả mọi thứ, nhưng họ đã tinh chỉnh các bài phát biểu của mình để phản ánh về một phân khúc quan trọng nơi họ là chuyên gia. Tham gia vào một tương tác được chuẩn bị đặc biệt quan trọng tại một cuộc gặp mặt trực tiếp khi bạn không thể Google theo cách của mình. Mang theo ghi chú ghi chú nhưng không đọc một kịch bản nghiêm ngặt. Để cải thiện độ tin cậy, hãy trung thực, chia sẻ một câu chuyện cá nhân và rút ra sự đồng cảm của người nghe. Đào cho vật liệu tươi và có liên quan. Tích cực thu hút người nghe của bạn theo cách tương tác bằng cách đặt câu hỏi hoặc thêm các hoạt động vào cuộc họp của bạn. Cuối cùng, Nemko nhắc nhở: "Khi bạn nói, hãy suy nghĩ như một nghệ sĩ piano hòa nhạc: Trong hầu hết mọi câu, hãy thay đổi giọng điệu, nhịp độ và cường độ của bạn. Bao gồm các đoạn dừng kịch tính."

Quan niệm sai lầm

Nectario Lazaris, CIO của công ty kiến ​​trúc toàn cầu Woods Bagot, nói với Tạp chí Forbes, "Điều duy nhất bị lạc (trong hội nghị video) là mọi người không ngồi trong cùng một phòng. Khác với điều đó, cũng vậy." Tuy nhiên, có một huyền thoại rằng kết quả khả năng sử dụng từ xa cũng tốt như kết quả trực diện, viết Corrie Kwan, Jin Li và May Wong trên tạp chí UXMatters tháng 7 năm 2010. Không có cách nào để quan sát những người tham gia nghiên cứu trong các nghiên cứu về khả năng sử dụng từ xa, người hỗ trợ không thể phát hiện các tín hiệu phi ngôn ngữ, các tác giả kết luận, chỉ ra tầm quan trọng lâu dài của giao tiếp mặt đối mặt trong kinh doanh. Họ duy trì rằng nhiều tương tác kinh doanh dựa trên sự đồng cảm, kết nối và hiểu biết được khởi xướng bởi các tín hiệu phi ngôn ngữ, rất khó để xây dựng mà không có người tham gia cuộc họp tập trung trong cùng một phòng.

Cân nhắc

Thời gian là trở ngại lớn nhất đối với giao tiếp mặt đối mặt trong kinh doanh. Giám đốc điều hành làm việc quá sức thường cảm thấy đơn giản là họ không có thời gian để gặp gỡ tất cả nhân viên và tương tác một cách có ý nghĩa. Để tối đa hóa thời gian của bạn, ví dụ như gặp gỡ với một số giám đốc điều hành cấp cao cho cuộc họp kéo dài một giờ vào thứ Hai để giải quyết các vấn đề quan trọng nhất trong tuần và yêu cầu báo cáo từ các bộ phận khác nhau. Ngày hôm sau, gặp gỡ từng thành viên để xem xét các báo cáo và tin nhắn quan trọng họ đã soạn cho bạn. Vào thứ Tư, gặp gỡ các nhà quản lý hoạt động và thứ Năm, gặp gỡ các giám sát viên tiền tuyến. Đến thứ Sáu, nhân viên tuyến đầu của bạn sẽ có cảm giác định hướng mới. Mặc dù bạn sẽ gặp mọi người trực tiếp, bạn nên đăng các ghi chú cuộc họp trực tuyến bằng điện tử để các nhân viên khác xem xét, từ đó giữ cho nhiều kênh liên lạc mở.