Nhiều công cụ giúp hoàn thành quy trình quản lý dự án

Quản lý dự án là quá trình tổ chức và thực hiện dự án một cách hiệu quả và đúng thời hạn. Quản lý dự án rất quan trọng trong doanh nghiệp nhỏ và bởi vì nguồn lực thường bị hạn chế, một doanh nghiệp nhỏ càng hiệu quả thì càng tốt. May mắn thay, có một loạt các công cụ có thể giúp hợp lý hóa quy trình quản lý dự án. Các công cụ bao gồm từ các kỹ thuật rất đơn giản đến các lựa chọn dựa trên công nghệ.

Phân tích các bên liên quan

Quản lý dự án đòi hỏi đầu tiên và trước hết là sự hiểu biết thấu đáo về nhu cầu của tất cả các bên liên quan, những người sẽ bị ảnh hưởng bởi dự án. Phân tích các bên liên quan nói chung là bước đầu tiên trong kế hoạch quản lý dự án và là một công cụ đơn giản và dễ sử dụng. Những người liên quan đến quản lý dự án sẽ phát triển một danh sách các bên liên quan khác nhau, ưu tiên họ và chỉ ra (thường dựa trên các cuộc phỏng vấn hoặc nghiên cứu với các bên liên quan) điều gì là quan trọng nhất đối với họ về quy trình và kết quả đầu ra.

Phân tích đường dẫn quan trọng và PERT

Ánh xạ quy trình là một kỹ thuật được sử dụng để phác thảo các bước khác nhau liên quan đến một quy trình. Hai công cụ được sử dụng trong ánh xạ quy trình là phân tích đường dẫn quan trọng và PERT. Cả hai đều được phát triển vào giữa thế kỷ 20 bởi quân đội Hoa Kỳ và đã được sử dụng rộng rãi trong thế giới kinh doanh kể từ đó. Kỹ thuật đánh giá và đánh giá dự án (PERT) là quá trình xác định và đánh số các sự kiện trong một quy trình (trước 10 giây để cho phép bổ sung các sự kiện sau này trong quy trình). Nó có thể đặc biệt có giá trị để xem làm thế nào nhiều nhiệm vụ có thể giao nhau và tác động lẫn nhau.

PERT liên quan chặt chẽ với Phương pháp đường dẫn quan trọng, xác định các nhiệm vụ quan trọng liên quan đến một quy trình - những nhiệm vụ hoàn thành có thể tác động tích cực hoặc tiêu cực đến dòng thời gian cho dự án.

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là một công cụ quản lý quy trình có thể được sử dụng để phân tích và lập kế hoạch cho các quy trình cực kỳ phức tạp. Biểu đồ Gantt, hiện có thể được tạo thuận tiện thông qua việc sử dụng các chương trình phần mềm khác nhau, phác thảo từng nhiệm vụ liên quan đến dự án, hiển thị các phụ thuộc lẫn nhau và xác định những phần thuộc "đường dẫn quan trọng" và do đó, yêu cầu chú ý cụ thể để đảm bảo hoàn thành đúng thời gian của họ. Biểu đồ Gantt thường được sử dụng để cung cấp lộ trình cho những người tham gia vào việc hoàn thành dự án và để giúp theo dõi xem dự án có đúng tiến độ hay không.