Các loại hóa đơn

Lập hóa đơn cho một sản phẩm hoặc dịch vụ có thể là một thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn, nhưng loại sản phẩm hoặc tần suất dịch vụ bạn cung cấp xác định định dạng hóa đơn nào phù hợp nhất. Cho dù bạn đang làm việc với một công việc một lần, một khách hàng không thường xuyên hoặc một hợp đồng đang diễn ra, việc chọn đúng hóa đơn sẽ giúp hợp lý hóa các hoạt động kế toán kinh doanh của bạn.

Tiêu chuẩn

Một trong những lựa chọn phổ biến nhất, hóa đơn tiêu chuẩn rất đơn giản để tạo trên giấy hoặc ở định dạng kỹ thuật số, nhưng vẫn đủ hoàn chỉnh cho nhiều giao dịch thanh toán. Loại này đủ linh hoạt để được sử dụng cho các khách hàng mới, thành lập, thường xuyên hoặc không thường xuyên. Hóa đơn tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin sau, theo Semblance Systems Pty Ltd.: Số tham chiếu, ngày gửi và ngày đáo hạn, tên người bán và thông tin liên hệ, danh sách hàng hóa hoặc dịch vụ, giá, điều khoản thanh toán và tùy chọn thanh toán.

Tự động

Chu kỳ thanh toán thông thường được hưởng lợi từ việc lập hóa đơn tự động, được tạo tự phát theo các điều khoản của khách hàng. Các chi tiết như thông tin người mua, thông tin người bán và dịch vụ hoặc ghi thành sản phẩm được nhập vào hóa đơn đầu tiên và sau đó được sử dụng nhiều lần cho mỗi lần thanh toán tiếp theo. Loại này đặc biệt có lợi cho các doanh nghiệp có khách hàng có cùng gói giá hàng tháng, chẳng hạn như nhà cung cấp dịch vụ Internet hoặc câu lạc bộ sức khỏe bán thành viên.

Thương mại quốc tế

Hàng hóa nhập khẩu yêu cầu hóa đơn cụ thể được hải quan phê duyệt để đánh giá thuế và phí thuế. Mặc dù các hình thức thương mại này sử dụng một số chi tiết giao dịch giống như các loại hóa đơn khác, WebFinance, Inc. lưu ý rằng họ cũng bắt buộc phải cung cấp thêm thông tin như số lượng giao hàng, trọng lượng hoặc khối lượng, định dạng bao bì, mô tả hàng hóa, đơn vị và tổng giá trị và mọi vận chuyển áp dụng, bảo hiểm, hoặc chi phí bổ sung.

Mẫu đơn chuyên nghiệp

Thanh toán cho thanh toán trước khi cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm thường gọi cho hóa đơn mẫu, theo đó bạn sửa đổi hoặc ước tính công việc sẽ được thực hiện. Mục hóa định dạng này bao gồm bản chất và giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ được hiển thị, cũng như trọng lượng và phí vận chuyển, nếu có. Sự khác biệt chính giữa hóa đơn mẫu và hầu hết các hóa đơn khác, theo WebFinance, Inc., đó là việc thẩm định sơ bộ công việc sẽ được thực hiện thay vì hóa đơn cho công việc đã hoàn thành.