Những cách để khuyến khích nhân viên đọc hướng dẫn

Hướng dẫn nhân viên cung cấp cho lực lượng lao động của bạn những thông tin cần thiết để giúp họ thực hiện công việc hiệu quả theo hướng dẫn của chính sách và quy trình của công ty bạn. Bạn có thể cung cấp hướng dẫn cho nhân viên mới khi họ gia nhập công ty hoặc phân phối chúng như một phần của chương trình đào tạo cho nhân viên mới hoặc nhân viên hiện có. Hướng dẫn nhân viên bao gồm thông tin theo luật định cũng như tài liệu tham khảo hữu ích, do đó, điều cần thiết là nhân viên đọc chúng và hiểu tầm quan trọng của nội dung.

Nội dung

Một hướng dẫn thú vị để đọc, thay vì một bộ hướng dẫn, sẽ khuyến khích nhân viên sử dụng nó. Bao gồm thông tin cho nhân viên thấy lợi ích của việc làm việc cho công ty của bạn, chẳng hạn như giảm giá mà bạn đã sắp xếp với các công ty địa phương khác, chẳng hạn. Yêu cầu một nhà thiết kế đồ họa tạo ra một bố cục dễ đọc và, nếu ngân sách của bạn cho phép, hãy sử dụng hình ảnh hoặc hình minh họa để chia văn bản. Cung cấp tóm tắt nhanh chóng các thông tin cần thiết, cũng như các hướng dẫn chi tiết. Điều đó giúp nhân viên dễ dàng có được một bức tranh rộng lớn về nội dung của hướng dẫn sử dụng, thay vì đọc từ trang bìa này sang trang bìa khác.

Hợp đồng

Yêu cầu nhân viên của bạn ký một thỏa thuận thừa nhận rằng họ đã đọc hướng dẫn và sẽ tuân thủ các nguyên tắc của nó. Thỏa thuận có thể là một phần của hợp đồng lao động. Kiểu sắp xếp chính thức này rất cần thiết nếu hướng dẫn sử dụng bao gồm các hoạt động hoặc hoạt động có rủi ro cao có thể ảnh hưởng đến sức khỏe và sự an toàn của nhân viên.

Đào tạo

Nếu hướng dẫn không phải là một phần của hợp đồng lao động, hãy sử dụng các phương pháp khác để đảm bảo rằng nhân viên đọc và sử dụng nội dung. Tích hợp nội dung của hướng dẫn với một chương trình đào tạo hoặc cảm ứng. Yêu cầu nhân viên điều hành các buổi đào tạo để xác định nội dung quan trọng nhất trong hướng dẫn và tập trung vào đó trong quá trình đào tạo. Huấn luyện với các kỹ thuật như nhập vai để giao tiếp và củng cố các thông điệp quan trọng từ hướng dẫn thông qua học tập tích cực, thay vì đọc thụ động.

Đố

Một bài kiểm tra không chính thức ở cuối chương trình đào tạo khuyến khích nhân viên đọc và tìm hiểu các thông tin quan trọng trong hướng dẫn. Cung cấp một giải thưởng hoặc khuyến khích khác để khuyến khích cạnh tranh và củng cố quá trình học tập.

Trực tuyến

Tạo một phiên bản trực tuyến của hướng dẫn sử dụng giúp nhân viên truy cập thông tin thuận tiện hơn, cũng như giảm chi phí in ấn của bạn. Nhân viên có thể sử dụng thuật ngữ tìm kiếm để tìm thông tin họ cần, nhanh chóng và dễ dàng. Một phiên bản trực tuyến có thể chứng minh dễ chấp nhận hơn đối với những nhân viên trẻ tuổi quen thuộc với phương tiện kỹ thuật số.