Các yếu tố cần xem xét khi phát triển hệ thống thông tin nguồn nhân lực

Nhiều nhà quản lý sẽ nói với bạn rằng nhân viên của một công ty là tài sản quan trọng nhất của nó. Hệ thống thông tin nguồn nhân lực là một phần mềm hoặc giải pháp trực tuyến giúp các công ty quản lý nguồn tài nguyên quý giá này một cách nhất quán và cung cấp thông tin cho các quyết định quản lý. Để phát triển một hệ thống hiệu quả, bạn phải xem xét nhiều yếu tố trong việc giải quyết các nhiệm vụ như tuyển dụng nhân viên mới, lương thưởng, thăng chức, lập kế hoạch cho nghỉ hưu và kế nhiệm.

Mục tiêu

Mục tiêu chung của một hệ thống thông tin nguồn nhân lực là cải thiện việc quản trị nguồn nhân lực đồng thời tăng hiệu quả và giảm chi phí. Để thực hiện các mục tiêu này, hệ thống tự động hóa các chức năng tiêu chuẩn và giúp việc cung cấp dịch vụ cho nhân viên thuận tiện hơn. Các hệ thống như vậy thu thập và lưu giữ nhiều thông tin hơn các hệ thống thủ công cũ, nhưng để có hiệu quả, họ phải trình bày nó dưới dạng các nhà quản lý có thể sử dụng để đưa ra quyết định nhân sự. Khi bạn đang xem xét một HRIS, hãy đảm bảo rằng nó đáp ứng tất cả các chức năng của một hệ thống truyền thống đồng thời mang lại sự dễ sử dụng hơn cho cả nhân viên và nhân viên nhân sự.

Chức năng

Một hệ thống thông tin nguồn nhân lực theo dõi hồ sơ nhân viên và quản lý lợi ích. Các hệ thống tiên tiến hơn phát triển các mô tả về các vị trí trong tổ chức của công ty, khớp hồ sơ nhân viên với các vị trí và đề nghị đào tạo trong đó các hồ sơ không phù hợp với vị trí. Người quản lý có thể sử dụng HRIS để lập kế hoạch thúc đẩy nhân viên theo các lộ trình tổ chức phù hợp với hồ sơ của họ trong khi đánh giá hiệu suất so với yêu cầu của vị trí này. Chức năng lập kế hoạch kế tiếp giúp người quản lý chỉ định một hoặc nhiều sự thay thế có thể cho từng vị trí nếu công ty mất một nhân viên cụ thể.

Bảo vệ

Một HRIS phải bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên trong khi đảm bảo dữ liệu là chính xác và thông tin vẫn có thể truy cập được cho các bên được ủy quyền. Khi phát triển hệ thống, đảm bảo rằng nó yêu cầu tên người dùng và mật khẩu để truy cập và nó sẽ lưu nhật ký các yêu cầu truy cập để ghi lại những người đã xem tệp. Thông thường, các hệ thống như vậy kết hợp một cấp truy cập để xem dữ liệu, một mức để thay đổi dữ liệu và một mức để thay đổi cấu trúc cơ sở dữ liệu. Các quy trình chi phối các thay đổi đối với thông tin đảm bảo rằng nó chỉ được sửa đổi khi cần thiết và nhật ký thay đổi sẽ lưu giữ lịch sử của các hành động đó.

Thực hiện

Một yếu tố quan trọng để phát triển HRIS là cách bạn dự định thực hiện nó. Việc chuyển đổi sang hệ thống mới phải diễn ra mà không làm gián đoạn hoạt động của công ty và việc cung cấp dịch vụ cho nhân viên. Ngoài ra, nhân viên sẽ yêu cầu đào tạo trên hệ thống mới. Các công ty thường lập kế hoạch cho hoạt động song song của các hệ thống cũ và mới trong một thời gian giới hạn, và đào tạo diễn ra trước và trong thời gian này. Khi hệ thống mới tiếp quản, hệ thống cũ vẫn có thể truy cập được cho dữ liệu lịch sử nếu cần thiết.