Năm đặc điểm của thông điệp kinh doanh

Mặc dù đưa ra ý tưởng, mời chào bán hàng và tiến hành các cuộc họp kinh doanh có hiệu quả nhất trong môi trường trực diện, đôi khi các chuyên gia được yêu cầu để lại một tin nhắn. Khi gửi email liên quan đến kinh doanh và nói chuyện với máy trả lời, bạn vẫn có thể thực hiện một cú ném hiệu quả. Nhiều trang web kinh doanh và nguồn nhân lực cung cấp danh sách bảy, 10 hoặc thậm chí 12 đặc điểm chung của các thông điệp kinh doanh thành công. Bạn có thể đạt được giao tiếp hiệu quả với các cộng sự và khách hàng bằng cách thực hiện chỉ năm đặc điểm chính.

Lịch sự và giai điệu đàm thoại

Cho dù được liên lạc qua điện thoại hoặc email, một thông điệp kinh doanh nên có giọng điệu giản dị, dễ chịu và trò chuyện. Điều quan trọng là bạn nói một cách thân thiện và mời gọi để khuyến khích phản hồi từ người nhận. Tránh âm thanh cảm xúc, đối đầu hoặc phàn nàn. Thay vào đó, hãy lịch sự, sử dụng các từ và cụm từ tích cực như "làm ơn", "cảm ơn", "chân thành", "Chúng tôi đánh giá cao" và "trân trọng". Bạn nên tự hỏi: "Tôi có thích đọc cái này không?" theo Roger Reynold, Chủ tịch và Giám đốc điều hành của ABCO Payroll Services Inc.

Sự đồng tình

Được súc tích là một yếu tố rất quan trọng của giao tiếp kinh doanh. Cố gắng để có được quan điểm của bạn một cách lịch sự và đưa ra ý tưởng hoặc mối quan tâm của bạn bằng càng ít từ càng tốt. Tránh sử dụng các câu chạy, biểu thức dài và tránh nội dung lặp đi lặp lại. Trang web tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho cả hai bên, theo trang web Explore HR. Bằng cách loại bỏ những từ ngữ không cần thiết và chỉ cung cấp một lời chào lịch sự, những tuyên bố có liên quan và lời mời trả lời, bạn cho thấy tầm quan trọng của ý tưởng hoặc mối quan tâm của bạn. Reynold gợi ý rằng bạn nên truy cập trực tiếp vào chủ đề của tin nhắn, tránh các từ và cụm từ "điền" và không thử lại thư trước.

Chính xác và chính xác

Để lại một tin nhắn hoặc gửi email với thông tin hoặc nội dung sai không chỉ gây bối rối, nó còn không chuyên nghiệp, tốn thời gian và tốn kém. Khi lỗi trong thông điệp kinh doanh bao gồm tên sai chính tả hoặc thông tin cá nhân của người nhận, nó cũng trở nên gây khó chịu. Trước khi gửi email hoặc quay số khách hàng hoặc số liên kết, hãy đảm bảo bạn đã kiểm tra tính chính xác của mình và xác minh tất cả các số hoặc số tiền áp dụng. Luôn chắc chắn rằng bạn có tên, chính tả và phát âm chính xác của người liên lạc để giao tiếp bằng văn bản và bằng lời nói. Khi gửi tin nhắn bằng văn bản, luôn luôn sử dụng đúng ngữ pháp, chính tả và dấu câu và hiệu đính trước khi gửi.

Rõ ràng và chính xác

Sự rõ ràng là một trong những thành phần quan trọng nhất của một thông điệp kinh doanh thành công. Bạn nên nói rõ doanh nghiệp của mình mà không đánh đập xung quanh bụi rậm, theo huấn luyện viên truyền thông kinh doanh Ric Phillips. "Nêu rõ mục tiêu hoặc mong muốn của bạn và mọi người sẽ tôn trọng bạn vì khả năng lãnh đạo và ý tưởng của bạn", Phillips tuyên bố. Sử dụng các thuật ngữ quen thuộc, câu ngắn và tránh các thuật ngữ kỹ thuật và biệt ngữ kinh doanh để loại bỏ sự nhầm lẫn hoặc phỏng đoán có thể có cho người đọc hoặc người nhận cuộc gọi. Không cần người nhận đặt câu hỏi, giải mã hoặc dịch ý định của tin nhắn của bạn.

Cụ thể

Cả Reynold và Explore HR đều đề xuất các cách để đảm bảo tính cụ thể của nội dung của bạn, điều này rất cần thiết cho tính hiệu quả của các thông điệp kinh doanh của bạn. Mục tiêu là tạo ra một hình ảnh sống động và hiểu rõ về thông điệp của bạn trong ý thức của người nhận. Sử dụng các động từ hành động, mô tả sinh động và ngôn ngữ cụ thể, cụ thể để gợi lên sự quan tâm. Sử dụng sự thật và số liệu chứ không phải khái quát mơ hồ. Hãy mô tả và xác định nhất có thể mà không phải hy sinh sự đồng nhất.