Chính sách gian lận cho một hội đồng phi lợi nhuận

Các hình phạt cho gian lận tại một tổ chức phi lợi nhuận có thể bao gồm các thành viên hội đồng chịu trách nhiệm về các khoản tiền bị mất, ngay cả khi họ không có ý tưởng gian lận xảy ra. Không theo dõi các giao dịch tài chính của một tổ chức phi lợi nhuận là vi phạm nghiêm trọng trách nhiệm ủy thác của một giám đốc hoặc giám đốc. Thiết lập các chính sách và thủ tục gian lận làm giảm cơ hội gian lận và bảo vệ nhân sự chủ chốt.

Các loại gian lận

Có rất nhiều cách gian lận có thể được thực hiện trên các tổ chức phi lợi nhuận. Một hoặc hai nhân viên chủ chốt, cán bộ hoặc giám đốc có thể tham ô tiền. Hiệu trưởng tổ chức có thể thuê các nhà thầu hoặc nhân viên không đủ tiêu chuẩn hoặc trả quá cao cho họ. Các tổ chức phi lợi nhuận có thể xuất bản thông tin sai lệch về các hoạt động của họ, bao gồm số tiền họ đang huy động và chi tiêu. Thành viên hội đồng quản trị có thể thúc đẩy các hoạt động, phê duyệt tài trợ hoặc bỏ phiếu cho các nghị quyết mặc dù có xung đột lợi ích.

Kiểm tra và cân bằng

Một cách để giảm cơ hội gian lận là thiết lập một chính sách yêu cầu bất kỳ séc nào được viết phải có hai chữ ký. Điều này có thể bao gồm một nhân viên và một thành viên hội đồng quản trị, thường là thủ quỹ. Các tổ chức phi lợi nhuận có thể yêu cầu một người không phải là người viết séc ký vào tất cả các trường hợp hoặc yêu cầu séc phải được đồng ký nếu séc vượt quá một số tiền nhất định. Có thể yêu cầu hai chữ ký trong séc và liệt kê ba hoặc nhiều người có thể đóng vai trò là người ký. Một tổ chức phi lợi nhuận có thể yêu cầu một số khoản chi tiêu, tiền sẽ được hoàn trả cho một cá nhân và một số loại hợp đồng nhất định, được chấp thuận trước. Hội đồng quản trị có thể chỉ định một kiểm toán viên để thường xuyên xem xét hợp đồng, tài liệu tài chính và hoạt động của từng bộ phận của tổ chức.

Báo cáo tài chính

Thành viên hội đồng quản trị không thể tuyên bố không biết gì về gian lận nếu họ không bao giờ xem xét các tài liệu tài chính của tổ chức. Hội đồng quản trị nên thiết lập một chính sách báo cáo tài chính toàn diện diễn ra tại mỗi cuộc họp hội đồng quản trị, hoặc ít nhất là hàng quý. Hội đồng quản trị nên chỉ định một ủy ban tài chính để xem xét bảng cân đối hàng tháng, báo cáo ngân hàng hoặc sổ cái. Mặc dù gian lận có thể xảy ra giữa các đánh giá tài chính được lên lịch thường xuyên, báo cáo càng thường xuyên xảy ra, hội đồng quản trị càng đáp ứng tốt các trách nhiệm ủy thác của mình về tài chính của tổ chức và tự bảo vệ mình trước trách nhiệm pháp lý.

Xung đột lợi ích

Để ngăn thành viên hội đồng quản trị chuyển tiền cho các thành viên gia đình, đối tác kinh doanh, bạn bè hoặc công ty riêng của họ, một tổ chức phi lợi nhuận nên có chính sách xung đột lợi ích. Điều này có thể bao gồm ngăn chặn tổ chức kinh doanh với các cá nhân và doanh nghiệp cụ thể, thành viên hội đồng báo cáo các xung đột tiềm ẩn và thành viên hội đồng quản trị từ bỏ phiếu bầu có thể liên quan đến xung đột.

Bảo hiểm

Thành viên hội đồng quản trị của các tổ chức phi lợi nhuận có thể tự bảo vệ mình khỏi một số loại gian lận bằng cách mua chính sách bảo hiểm của giám đốc và giám đốc. Các tổ chức phi lợi nhuận thường mua một chính sách nhóm để giúp bảo vệ thành viên hội đồng quản trị trong trường hợp tổ chức bị kiện vì các quyết định của hội đồng quản trị. Điều này không bảo vệ các cảnh sát viên nếu họ gặp trục trặc - ví dụ, nếu họ cố tình không đáp ứng các trách nhiệm ủy thác của mình để luôn đứng đầu trong các vấn đề tổ chức như hợp đồng và báo cáo tài chính.