Lời mở đầu thân thiện cho một lá thư kinh doanh

Khi hầu hết mọi người ngồi viết thư kinh doanh, thiên hướng đầu tiên của họ là viết chính thức - đôi khi quá chính thức. Mặc dù một lá thư kinh doanh nên chuyên nghiệp và lịch sự, nhưng nó không cần phải quá cứng nhắc đến nỗi đọc nó là khó xử, hoặc tệ hơn, bạn trở nên thô lỗ và tự trọng. Một mở thân thiện cho thư doanh nghiệp của bạn có thể giúp bạn tránh điều này bằng cách thêm một số tính cách vào giao tiếp của bạn. Nó cũng thường là một cách thể hiện người nhận thư mà bạn quan tâm đến cô ấy, và không chỉ là nhu cầu bạn giao tiếp trong thư.

Lời chào thân thiện

Điều mà hầu hết mọi người gọi là "mở đầu thân thiện" thường là dòng văn bản đầu tiên sau lời chào. Tuy nhiên, chính lời chào có thể giúp bạn thiết lập thư của mình cho một khởi đầu thân thiện. Bạn phải luôn luôn giải quyết người nhận theo cách bạn muốn nếu bạn nhìn thấy anh ta: tên nếu bạn theo các thuật ngữ quen thuộc, tiêu đề và họ nếu bạn không hoặc nếu bạn không biết anh ta. Tuy nhiên, có thể chấp nhận sử dụng " Xin chào " thay vì lời chào trang trọng hơn nếu bạn biết rõ người đó hoặc nếu nội dung của bức thư sẽ không khiến lời chào này trở nên khó xử.

Ví dụ: "Xin chào Michelle", phù hợp trong thư giới thiệu. Nó sẽ không nằm trong một lá thư từ chối.

Cá nhân hóa khi thích hợp

Trong hầu hết các trường hợp, bạn nên giới hạn mở thân thiện của bạn xuống một câu sau khi chào. Sau đó, đi thẳng vào vấn đề bằng cách viết một cái gì đó như, " Tôi đang viết để hỏi về ... " Tuy nhiên, nếu bạn biết người mà bạn đang viết tốt và bạn muốn dành một vài dòng cho các sự kiện cá nhân trong cuộc sống của cô ấy, Cảm thấy tự do để làm như vậy. Ví dụ, bạn có thể viết, " Tôi đã rất hồi hộp khi nghe về sự thăng tiến của bạn với người quản lý. Tôi nghĩ bạn hoàn hảo cho công việc." Một ví dụ khác là: " Tôi hy vọng chuyến đi đến Tây Ban Nha của bạn là tất cả những gì bạn nghĩ nó sẽ diễn ra. Tôi rất muốn xem hình ảnh sớm. "

Bắt đầu với một lời cảm ơn

Có một số cách khác nhau mà bạn có thể bắt đầu thư của mình một cách thân thiện. Nếu bạn biết người mà bạn đang viết, hãy thử nghĩ về điều gì đó anh ấy đã đề cập trong các cuộc trò chuyện trước đó của bạn với nhau và sử dụng nó như là mở đầu; Điều này cho anh ấy thấy rằng bạn quan tâm và chú ý đến chi tiết. Nếu bạn không biết rõ về người đó, bạn có thể muốn bắt đầu bằng cách cảm ơn anh ấy. Ví dụ: bạn có thể viết " Cảm ơn bạn đã cho phép tôi gửi cho bạn báo cáo của tôi để xem xét. "

Những điều cần tránh

Đừng gồng mình hoặc quá lịch sự. Sử dụng các từ như "làm ơn" và "cảm ơn" là tốt, nhưng bạn nên hạn chế chúng để người nhận không nghĩ bạn thiếu tự tin và vì vậy thư của bạn nghe có vẻ chuyên nghiệp, không giống như nó đang cầu xin.

Không sử dụng câu đầu tiên của bạn để nói về một sự kiện cá nhân mà bạn không nên biết hoặc đó là bất kỳ cách nào nhạy cảm. Tin tức văn phòng lớn - chẳng hạn như khuyến mãi, kết hôn hoặc sinh con mới - vẫn ổn, nhưng đừng hỏi sếp của bạn rằng chuyến đi cuối tuần của cô ấy đến Maine như thế nào trừ khi cô ấy nói chuyện với bạn về việc đi. Không thêm chi tiết về bản thân và cuộc sống của bạn trừ khi bạn biết rõ người đó hoặc cô ấy đã hỏi trong một lá thư trước đó.