Mô tả tài khoản sổ cái

Một sổ cái chung là một danh sách được tạo thành từ các tài khoản. Mô tả về các tài khoản này rất hữu ích trong việc tìm hiểu một sổ cái chung và điều hướng nó. Xem xét các mô tả như là gợi ý hữu ích để làm cho người dùng thông tin kế toán thân thiện. Nếu không có mô tả, việc tìm kiếm dữ liệu cụ thể sẽ là một cơn ác mộng - bạn sẽ có mã hoặc một cái gì đó như "AA22" và không ai biết điều đó có nghĩa là gì, tạo ra sự nhầm lẫn, dẫn đến một quy trình kế toán rất kém hiệu quả và không hiệu quả.

Ý nghĩa

Ý nghĩa chính của mô tả tài khoản sổ cái chung là làm cho nội dung của từng tài khoản rõ ràng, phản ánh bản chất của từng tài khoản. Người dùng có thể quét hệ thống hoặc báo cáo và có manh mối về nội dung của từng tài khoản. Ví dụ: nếu một doanh nghiệp có hai tài khoản kiểm tra là "Ngân hàng A" và "Ngân hàng B", thì sẽ rất hợp lý khi mô tả: "Tiền mặt - Ngân hàng A" và Tiền mặt - Ngân hàng B. "Khi bạn xem các giao dịch bên dưới Tiền mặt - Ngân hàng A, bạn biết rằng nó chứa các giao dịch trong Ngân hàng A, giúp cho việc phân tích và nghiên cứu tài khoản trở nên dễ dàng.

Tính năng, đặc điểm

Mô tả các tài khoản nên được tập trung. Một mô tả có thể là "Chi phí thuê nhà" nếu một doanh nghiệp trả tiền thuê nhà cho một chủ nhà. Nếu một công ty trả tiền thuê nhà cho nhiều nơi bằng hai tài khoản khác nhau, thì sẽ có hai mô tả trong mỗi tài khoản, chẳng hạn như "Chi phí thuê - Los Angeles" và "Chi phí thuê - San Francisco".

Mô tả kế toán là đặc biệt. Không có nghĩa là có nhiều tài khoản có cùng tên và không có gì khác để phân biệt chúng. Nếu tất cả các tài khoản chi phí của bạn được đặt tên là "chi phí" và không có gì khác, thật khó để tìm thấy bất cứ điều gì cụ thể, chẳng hạn như chi phí tiền lương hoặc chi phí vật tư.

Cân nhắc

Đừng làm cho các mô tả kế toán dài hoặc phức tạp. Giữ cho nó đơn giản và với càng ít từ càng tốt. Tránh sử dụng động từ hoặc được giải thích quá mức. Ví dụ: tránh loại mô tả này: "Khoản phải thu từ ông X từ công việc ở trường vào ngày 3-21-10 - được trả một phần vào ngày làm việc." Trong hầu hết các hệ thống kế toán, bạn có thể thêm chi tiết về công việc hoặc tình huống theo thông tin hoặc thông tin công việc của khách hàng, không theo mô tả tài khoản. Thay vào đó, bạn có thể có một mô tả cho tài khoản này phải thu đơn giản là "Mr. X".

Khi phát triển các mô tả tài khoản mới, hãy xem xét phân loại của nó. Ví dụ: nếu tài khoản là một khoản nợ, hãy tránh mô tả nó như một khoản chi phí hoặc doanh thu. Bám sát phân loại tài khoản hoặc bạn sẽ tạo ra sự nhầm lẫn.

Chuẩn hóa

Tạo một cách tiêu chuẩn để viết mô tả và thời gian cho bất kỳ thay đổi nào bạn thực hiện đối với các tài khoản hiện có. Ví dụ: tất cả các mô tả của bạn có thể bắt đầu bằng chữ in hoa và phần còn lại không được viết hoa. Tránh viết hoa tất cả các chữ cái trong tất cả các tài khoản vì điều đó làm cho nó khó đọc. Tin tốt là hầu hết các chương trình kế toán cho phép bạn thay đổi mô tả tài khoản một cách dễ dàng.

Thời gian

Khi thay đổi mô tả tài khoản hiện tại, lưu ý rằng các báo cáo chạy trước khi thay đổi sẽ chứa mô tả tài khoản cũ và điều đó có thể tạo ra sự nhầm lẫn. Ví dụ: bạn có thể có một tài khoản có tên "Vật tư văn phòng" được đổi thành "Vật tư". Mọi người sẽ tự hỏi nếu đó là cùng một tài khoản hoặc một tài khoản khác. Tốt hơn là thay đổi các tài khoản hiện có vào đầu năm để giảm thiểu hiểu lầm.