Hướng dẫn chuẩn bị Bản ghi nhớ tương tác

Bản ghi nhớ là một tài liệu đề cập đến những người cụ thể trong tổ chức nhằm mục đích ghi lại một thỏa thuận, cung cấp thông tin hoặc cho phép một số loại hành động. Bản ghi nhớ hoặc mục đích của bản ghi nhớ là để thông báo cho người đọc - không thuyết phục. Brevity rất quan trọng khi viết bản ghi nhớ vì những người ra quyết định phải nhanh chóng đồng hóa nội dung và có thể sử dụng bản ghi nhớ như một tài liệu tham khảo rất lâu sau khi nó được viết.

Biết đối tượng của bạn

Khi bạn chuẩn bị viết bản ghi nhớ, điều cần thiết là bạn phải biết đối tượng của mình. Để biết khán giả của bạn, hãy tự hỏi một số câu hỏi. Họ là ai Là bản ghi nhớ sẽ được đọc bởi những người ra quyết định hoặc người quản lý? Bắt đầu viết ghi nhớ bằng cách tự hỏi những gì người đọc cần biết. Xem xét vị trí và trách nhiệm của người đọc - ví dụ: luật sư có thể sử dụng thông tin để chuẩn bị cho một vụ kiện ở tòa án. Quyết định số lượng thông tin người đọc cần trước khi anh ta có thể đưa ra quyết định tốt.

Cấu trúc câu

Cấu trúc câu của bạn nên tập trung vào sự đơn giản. Tránh nhiều thuật ngữ kinh doanh và thuật ngữ kỹ thuật. Viết với sự rõ ràng bằng cách chọn từ đúng, và tránh những từ phức tạp. Sử dụng một phác thảo để giữ cho bạn có tổ chức và tập trung vào những gì bạn sẽ nói tiếp theo.

Các bộ phận của bản ghi nhớ

Tiêu đề bao gồm bốn phần: tên của người mà bản ghi nhớ được gửi đến, tên của người viết, chủ đề của tin nhắn và ngày gửi. Tiêu đề thường được gắn nhãn "Đến", "Từ", "Chủ đề" và "Ngày." Phần tiếp theo của bản ghi nhớ là cơ thể. Một đoạn "câu hỏi được trình bày" nêu nội dung của bản ghi nhớ. Nó cũng ghi rõ các sự kiện và mục đích của dự án hoặc những gì bạn tin là rất quan trọng - ví dụ, chi phí đi lại ngoài tiểu bang. Một đoạn "câu trả lời ngắn gọn" cho biết dự đoán của bạn là gì. Nó có thể trả lời một câu hỏi, tóm tắt hoặc đưa ra một khuyến nghị. Nêu rõ sự thật. "Thảo luận" là đoạn lớn nhất và kết thúc bản ghi nhớ. Ở đây bạn đi vào chi tiết để chứng minh những gì bạn đã viết trong đoạn "câu trả lời ngắn gọn". Nếu cuộc thảo luận của bạn phức tạp và phân tích một số vấn đề, hãy chia đoạn văn thành các tiêu đề phụ.

Hiệu đính

Bạn nên xem lại bản ghi nhớ. Đọc bản ghi nhớ cho lỗi chính tả, đảm bảo rằng bạn không viết sai chính tả. Trước khi bạn in hoặc gửi bản ghi nhớ trong email, hãy kiểm tra cấu trúc câu của bạn và đọc nó một cách cẩn thận. Tránh sự bối rối khi đánh vần sai tên của ai đó hoặc gửi nhầm địa chỉ.