Cách viết Bản ghi nhớ chính sách công ty mới

Chủ doanh nghiệp có nhiều lý do để tạo ra các chính sách và thủ tục mới. Một doanh nghiệp nên có cả sổ tay nhân viên và sổ tay hoạt động được viết và thừa nhận bởi tất cả nhân viên. Những cuốn sách giữ kỷ lục của các chính sách của công ty. Nếu một chính sách thay đổi hoặc một chính sách mới được thực hiện, nhà tuyển dụng cần thông báo cho nhân viên về sự thay đổi. Viết ghi nhớ cho một chính sách công ty mới hoặc cập nhật là bước đầu tiên.

Định dạng ghi nhớ

Hầu hết các chương trình xử lý văn bản doanh nghiệp như Microsoft Word đều có các mẫu cho bản ghi nhớ kinh doanh. Mẫu làm cho quá trình định dạng một bản ghi nhớ dễ dàng hơn. Bạn chỉ cần thêm các thành phần vào mẫu để định dạng ghi nhớ của bạn. Hầu hết các mẫu đặt chữ Ghi nhớ hoặc Bản ghi nhớ trên đầu trang trong một phông chữ lớn. Chúng cũng có thể bao gồm trong một phông chữ nhỏ hơn một bộ làm rõ như Bí mật hoặc Chỉ sử dụng nội bộ . Tất cả điều này có thể nằm trong tiêu đề của trang.

Phần thân của bản ghi nhớ nên sử dụng định dạng nghiệp vụ, được gọi là định dạng khối. Căn chỉnh từng phần với lề trái và tách từng khối với không gian dòng. Lựa chọn phông chữ doanh nghiệp nên là Courier, Arial hoặc một cái gì đó tương tự. Vấn đề là dễ đọc. Cỡ chữ doanh nghiệp thường là 12 điểm.

Khối đầu tiên là phần phân phối, ngày và chủ đề. Ví dụ:

Kính gửi: Tất cả nhân viên
Từ: Giám đốc điều hành
Ngày: 1 tháng 3 năm 2017
Chủ đề: Không gian đỗ xe không được chỉ định.

Người nhận nên có một hình ảnh rõ ràng về người đã gửi bản ghi nhớ, người đang nhận một bản sao, ngày và mục đích của bản ghi nhớ.

Trình bày thông tin trong bản ghi nhớ

Rất có thể là bản ghi nhớ được tạo ra vì một luật đã thay đổi hoặc điều gì đó đã xảy ra trong quá trình làm việc gây ra vấn đề. Để ngăn chặn các vấn đề trong tương lai, doanh nghiệp đang thực hiện một chính sách mới. Mặc dù việc tham khảo các luật mới là hoàn toàn tốt, nhưng không bao giờ trích dẫn các sự kiện riêng lẻ dẫn đến việc tạo ra chính sách mới. Tránh giới thiệu nhân viên cụ thể và tránh ngôn ngữ gây viêm hoặc xúc phạm trong bản ghi nhớ. Giữ giọng điệu chuyên nghiệp và bám sát thực tế. Ví dụ: nếu một chính sách khóa mới đang được thực hiện, ngôn ngữ không nên bị buộc tội hoặc tham chiếu theo bất kỳ cách nào đối với các vụ trộm nhân viên trước đó.

Cơ thể của bản ghi nhớ

Phần thân của bản ghi nhớ có thể là một hoặc nhiều đoạn sử dụng kiểu định dạng khối cho doanh nghiệp. Bản ghi nhớ cần ghi rõ mọi chính sách hiện hành và chính sách mới cùng với ngày có hiệu lực của chính sách mới.

Bạn có thể cần cung cấp thêm thông tin thích hợp cho chính sách mới. Ví dụ: một công ty có thể cần thay đổi các giao thức an toàn tại địa điểm vì các quy định mới của liên bang. Làm nổi bật bất kỳ thay đổi nào đối với các chính sách hiện có, xác định rõ ràng cách thức cũ khác với chính sách mới. Tham khảo các chính sách có liên quan hiện có bằng cách nêu tên chính sách và phần hoặc số trang nơi chúng được đặt trong sổ tay chính sách hiện có.

Mỗi hướng dẫn chính sách nên được ghi ngày để nhân viên biết họ đang xem phiên bản chính xác. Khi tham chiếu các thay đổi trong bản ghi nhớ chính sách mới, bao gồm ngày của hướng dẫn được tham chiếu.

Danh sách phân phối

Nhà tuyển dụng cần tìm cách đảm bảo mọi nhân viên cần nhận bản ghi nhớ đều nhận được một bản sao. Không phải mọi công ty đều có mọi nhân viên trong danh sách phân phối email. Để chắc chắn rằng tất cả các bản ghi nhớ được nhận, hãy đăng nó ở nơi áp phích của Bộ Lao động và OSHA cho tất cả nhân viên xem xét. Gửi email danh sách phân phối của nhân viên có email. Bao gồm bản ghi nhớ với cuống phiếu lương hoặc yêu cầu người quản lý trao một bản sao cho mỗi nhân viên và tiến hành một cuộc họp về sự thay đổi.

Phụ lục hướng dẫn sử dụng

Thêm bản ghi nhớ mới dưới dạng phụ lục vào sổ tay nhân viên hiện có. Nếu bạn chưa cập nhật hướng dẫn nhân viên một thời gian hoặc có nhiều thay đổi xảy ra, có thể nên cập nhật toàn bộ hướng dẫn sử dụng với ngày xuất bản mới. Bằng cách đó, nhân viên sẽ không vô tình tham chiếu các chính sách lỗi thời.