Cơ cấu tổ chức văn phòng khách sạn

Trụ sở của một khách sạn có lẽ là khu vực quan trọng nhất của tổ chức. Các nhân viên tạo nên bộ phận của anh ta là đại diện đầu tiên và đôi khi duy nhất của cơ sở mà khách tương tác. Mặc dù cấu trúc tổ chức của văn phòng phía trước của khách sạn khác nhau tùy thuộc vào việc cơ sở là một doanh nghiệp nhỏ hay một khu nghỉ mát lớn, một số vai trò nhất định được tìm thấy trong tất cả các tổ chức.

Quản lý bàn

Người quản lý văn phòng hoặc giám sát lễ tân ở nước ngoài tất cả các hoạt động văn phòng cho khách sạn. Là quản lý nhân viên, cá nhân này lên lịch cho nhân viên để đảm bảo rằng có phạm vi bảo hiểm phù hợp và mọi lúc. Cô cũng thực hiện bất kỳ chính sách hoặc thủ tục được quản lý khách sạn. Khi các VIP, chẳng hạn như người nổi tiếng hoặc chức sắc, ở lại cơ sở, cô ấy thường có trách nhiệm cung cấp cho họ sự chú ý cá nhân mà họ yêu cầu. Trong hầu hết các trường hợp, người quản lý lễ tân báo cáo cho tổng giám đốc của khách sạn.

Đặt phòng

Nhân viên tiếp tân và đặt phòng của một văn phòng khách sạn tương tác với khách nhiều nhất. Thư ký đặt phòng giao tiếp với khách hàng qua điện thoại và Internet, lên lịch lưu trú và ghi lại bất kỳ nhu cầu đặc biệt nào họ có thể có. Ví dụ, nếu một khách yêu cầu một phòng trên sàn không hút thuốc, nhân viên đặt phòng sẽ lưu ý đặc biệt về điều này, để một phòng thích hợp sẽ sẵn sàng khi khách đến.

Tiếp nhận

Khi khách đến, nhân viên lễ tân kiểm tra họ, ghi tên họ vào sổ đăng ký cơ sở, chỉ định họ vào phòng và trả lời bất kỳ câu hỏi hoặc yêu cầu cơ bản nào mà khách có thể có trong suốt thời gian lưu trú. Ví dụ, một khách có thể gọi cho quầy lễ tân để báo cáo vòi phòng tắm bị rò rỉ. Thư ký sau đó sẽ liên hệ với bộ phận bảo trì để có thể sửa chữa thích hợp. Vào cuối thời gian lưu trú của khách, một nhân viên lễ tân kiểm tra họ. Ngoài ra, nhân viên bán hàng báo cáo bất kỳ mối quan tâm nào mà người đàn ông khách phải quản lý.

Dịch vụ khuân vác

Một bellhop khách sạn hoặc porter chào đón khách khi họ đăng ký vào cơ sở. Cá nhân này mang hành lý của khách trong khi đưa họ đến phòng của họ. Đảm bảo rằng mọi thứ trong phòng đều được sắp xếp theo thứ tự và hoạt động tốt, nhân viên khuân vác kiểm tra các thiết bị trong phòng, chẳng hạn như ánh sáng và thông gió. Ông cũng có thể hướng dẫn du khách trong việc vận hành các hệ thống khách sạn, chẳng hạn như điều khiển từ xa trên tivi và điện thoại.

Hướng dẫn viên

Nhân viên trợ giúp của khách sạn là một chuyên viên văn phòng, người điều phối các hoạt động giải trí, du lịch và các hoạt động khác của khách. Bất cứ khi nào khách có một câu hỏi, chẳng hạn như chỉ dẫn đến các điểm tham quan địa phương, cô sẽ tìm thấy câu trả lời nhanh nhất có thể. Ngoài ra, cô còn đặt chỗ nhà hàng, đặt dịch vụ xe và thậm chí có thể sắp xếp mua sắm cá nhân cho khách.