Cách làm Nhật ký nhận tiền mặt

Nhật ký kinh doanh hóa đơn tiền mặt là một tài liệu nguồn được sử dụng trong các giao dịch tiền mặt khi biên lai hoặc máy tính tiền có thể không có sẵn. Ví dụ: nếu một tổ chức từ thiện gửi tình nguyện viên ra cộng đồng để thu tiền mặt cho một dự án đặc biệt, tình nguyện viên có thể được yêu cầu giữ nhật ký biên lai tiền mặt để tài khoản nhận được tiền. Lượng tiền mặt biến thành nhân viên kế toán nên đồng ý với nhật ký. Hãy nghĩ về nhật ký như một tài liệu nguồn theo dõi các khoản phải thu bằng tiền mặt và cho phép kế toán đối chiếu số tiền nhận được với số tiền phải thu được cho các sản phẩm được bán.

1.

Tạo một bản ghi bảng tính. Nhật ký kinh doanh hóa đơn tiền mặt thường bao gồm các cột cho ngày; tên và địa chỉ của người mua; tên sản phẩm; số lượng bán; giá mỗi món đồ; và tổng số tiền nhận được. Các cột bổ sung có thể được thiết lập cho số điện thoại của khách hàng, số hoặc tên của nhân viên và ngày giao hàng. Điều quan trọng là theo dõi thông tin mà kế toán sẽ cần để xử lý biên lai tiền mặt và theo dõi thanh toán trở lại đơn đặt hàng sản phẩm hoặc bán hàng. Thêm bao nhiêu hàng tùy thích, nhưng giới hạn nhật ký trong một trang. Nhật ký có thể được in ra cho những người đang di chuyển hoặc điền vào văn phòng khi có tiền mặt.

2.

Điền vào nhật ký mỗi khi nhận được tiền mặt. Hãy chắc chắn rằng tổng số đồng ý với số tiền nhận được.

3.

Tính tổng số tiền lớn khi bạn sẵn sàng đổi tiền mặt bằng cách thêm cột "Tổng". Hãy chắc chắn rằng tiền mặt trong tay đồng ý với tổng số tiền lớn trước khi giao tiền mặt vào kế toán. Thủ tục kế toán nên xác định tần suất tiền mặt được chuyển vào để gửi. Nếu thiếu hụt, kiểm tra kỹ số nhân của số lượng với đơn giá cũng như bổ sung tạo nên tổng số lớn.

Những điều cần thiết

• Chương trình bảng tính

Lời khuyên

• Bảo vệ biên lai tiền mặt bằng cách cung cấp cho nhân viên một nơi an toàn để giữ tiền mặt giữa các khoản tiền gửi. Một hộp tiền mặt khóa là lý tưởng cho các hóa đơn tại văn phòng. Một túi ngân hàng hoặc phong bì clasp có thể dễ dàng mở và đóng hoạt động tốt hơn cho các bộ sưu tập bên ngoài.
• Tránh sử dụng biên lai tiền mặt để mua hàng của công ty hoặc để kiểm tra nhân viên tiền mặt. Càng nhiều giao dịch bạn thực hiện ngoài biên lai tiền mặt, kế toán sẽ càng khó khăn hơn để đảm bảo lượng tiền mặt chính xác đến ngân hàng.
• Khi nhật ký biên lai tiền mặt đạt được kế toán, nó sẽ được giữ như một tài liệu nguồn với các phiếu gửi tiền.

Cảnh báo

• Khi thực hiện thay đổi cho khách hàng, luôn luôn đếm lại thay đổi hai lần để tránh lỗi.