Cách kiểm tra lại phương pháp làm việc

Phương pháp làm việc là các quá trình mà các doanh nghiệp thực hiện các nhiệm vụ. Tuy nhiên, các phương pháp như vậy không phải lúc nào cũng tối ưu: Chúng có thể không hiệu quả, không rõ ràng, thiếu các bước hoặc lỗi thời. Phương pháp kiểm tra hai lần cho phép tổ chức cải thiện hoặc sửa đổi các quy trình đó. Tuy nhiên, loại kiểm toán này đòi hỏi sự hợp tác từ nhiều bên, từ đội ngũ quản lý đến cấp dưới của họ. Trong một số trường hợp, bạn có thể gặp phải sự kháng cự khi sửa đổi phương pháp làm việc.

Xem lại tất cả các chính sách và thủ tục liên quan đến phương pháp làm việc. Tập hợp các hướng dẫn đào tạo, ghi nhớ liên quan đến nhiệm vụ công việc và mô tả công việc. Xác minh rằng bạn có thể thực hiện nhiệm vụ được cung cấp các tài liệu trong tay. Nếu tác vụ không thể được thực hiện với thông tin được cung cấp, hãy sửa đổi tài liệu để bao gồm các bước bổ sung không được nêu trong tài liệu. Theo dõi với nhân viên về cách thực hiện nhiệm vụ trong trường hợp thiếu thông tin.

Xác minh các thủ tục với đội ngũ quản lý phụ trách thực hiện các nhiệm vụ được vạch ra. Gọi một cuộc họp và đi qua từng bước đã được liệt kê bên cạnh bất kỳ chính sách nào được thêm vào cho rõ ràng. Liệt kê tất cả các công nhân liên quan đến việc thực hiện từng chức năng công việc. Sắp xếp thời gian để quan sát công việc của họ để xem xét các phương pháp làm việc. Hỏi đội ngũ quản lý về đầu vào liên quan đến những kỳ vọng ngầm định của công nhân không được liệt kê trong chính sách: Những kỳ vọng như vậy có thể đến sớm để làm sạch thiết bị hoặc loại bỏ vật liệu sau khi quá trình kết thúc.

Xem các công nhân thực hiện các nhiệm vụ liên quan. Ghi lại bất kỳ bước nào không được liệt kê trong tài liệu phương pháp làm việc. Cũng lưu ý bất kỳ sai lệch, phím tắt hoặc sự khác biệt khác. Hỏi nhân viên nơi cô đã học hoặc nghĩ ra các bước không được đề cập trong các phương pháp làm việc được phác thảo. Tài liệu cho dù những sai lệch như vậy cải thiện hoặc làm giảm chất lượng của hiệu suất công việc.

Chuyển tiếp sự khác biệt trong phương pháp làm việc với đội ngũ quản lý. Phối hợp sửa đổi phương pháp làm việc với người giám sát và cấp dưới. Carlos Moore, tác giả của cuốn sách "Quản lý doanh nghiệp nhỏ" nhận xét về số lượng tổ chức hình thành "vòng tròn chất lượng" hoặc các nhóm công nhân gặp gỡ thường xuyên để thảo luận về các vấn đề chất lượng và đề xuất cải tiến. Có được phản hồi từ cả hai bên liên quan đến sự khác biệt trong phương pháp làm việc được kiểm tra hai lần. Nếu cần thiết, hãy nhận thêm đầu vào từ các nguồn bên ngoài như ấn phẩm thương mại, chuyên gia tư vấn và các chuyên gia khác về các cách tốt nhất để thực hiện các phương pháp được nêu.

Thực hiện lại nhiệm vụ bằng cách sử dụng các phương pháp làm việc sửa đổi. Nếu tác vụ không được thực hiện với hiệu quả và cải tiến cao hơn phương pháp trước đó, hãy kiểm tra lại các phương pháp và khắc phục bất kỳ vấn đề nào.

Viết lại các phương pháp làm việc dựa trên đầu vào từ cả hai bên. Gửi bản ghi nhớ cho tất cả các nhân viên truyền đạt những thay đổi.

tiền boa

Xem xét kiểm tra lại các phương pháp làm việc như là một phần của một nhóm. Tập hợp các kiểm toán viên bổ sung với các kỹ năng trong từng nhiệm vụ được xem xét. Matt Seaver, tác giả của cuốn sách "Cẩm nang quản lý chất lượng Gower" giải thích rằng một nhóm kiểm toán viên với các chức năng khác nhau cung cấp đánh giá toàn diện hơn về các phương pháp trong tay.