Cách nộp séc bị hủy trong kinh doanh

Một séc bị hủy là một séc được thanh toán bằng tiền mặt và bị xóa bởi tổ chức ngân hàng của bạn. Một hệ thống nộp đơn hợp lý cho séc bị hủy cung cấp lợi ích hoạt động và bảo hiểm pháp lý cho một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có thể nộp séc bị hủy theo định dạng điện tử hoặc vật lý dựa trên sở thích cá nhân.

Lý do để kiểm tra

Lý do quan trọng nhất để giữ séc bị hủy của bạn là cung cấp bằng chứng trong trường hợp kiểm toán thuế. Séc bị hủy cung cấp bằng chứng chắc chắn rằng các chi phí bạn yêu cầu trên tờ khai thuế của bạn thực sự tồn tại. Tốt nhất là giữ séc bị hủy trong ít nhất bảy năm vì mục đích thuế, mặc dù về mặt kỹ thuật, IRS có thể thách thức lợi nhuận thậm chí cũ hơn nếu họ nghi ngờ gian lận. Ngoài lợi ích hợp pháp, séc bị hủy có thể đơn giản hóa các nhiệm vụ kế toán và có thể giúp ngăn chặn thanh toán gấp đôi cho các nhà cung cấp.

Vật lý so với điện tử

Một số ngân hàng vẫn trả lại séc đã hủy ban đầu cho khách hàng yêu cầu họ. Tuy nhiên, hầu hết các ngân hàng phát hành bản sao thực tế hoặc điện tử của séc bị hủy thay cho bản gốc. IRS cho phép các bản sao vật lý hoặc điện tử làm bằng chứng hợp lệ, vì vậy chủ doanh nghiệp có thể chọn bất kỳ hoạt động nào tốt nhất cho hoạt động của mình. Nhiều ngân hàng cho phép khách hàng tùy chọn tự động nhận tất cả các bản sao của séc bị hủy cùng với bảng sao kê hàng tháng và điện tử.

Hệ thống lưu trữ

Bất kể bạn chọn bản sao kiểm tra điện tử hay vật lý, bạn sẽ cần một hệ thống lưu trữ làm việc. Có hai tùy chọn chính để nộp séc bị hủy: theo khoảng thời gian hoặc theo nhà cung cấp. Nộp séc theo gia số hàng tháng giúp dễ dàng xóa hoặc hủy séc cũ mà bạn không còn cần nữa. Phương pháp hàng tháng cũng hoạt động tốt nếu bạn tải xuống các bản sao điện tử từ bảng sao kê ngân hàng hàng tháng của mình. Nộp hồ sơ bởi nhà cung cấp giúp dễ dàng phân tích các giao dịch của bạn đến từ đâu, nhưng bạn luôn có thể sử dụng phần mềm kế toán của mình để thực hiện điều đó.

Những chi tiết khác

Các chi tiết nhỏ có thể đưa hệ thống nộp séc của bạn từ ổn đến tuyệt vời. Bạn có thể giết hai con chim bằng một viên đá nếu bạn đính kèm một tấm séc bị hủy vào hóa đơn tương ứng của nó và tập hợp chúng lại với nhau. Điều này giúp dễ dàng nắm bắt mọi khoản thanh toán bị bỏ lỡ trên hóa đơn đến. Hãy chắc chắn để đánh dấu hoặc kiểm tra hóa đơn khi bạn viết séc; điều này giúp đảm bảo bạn không vô tình thanh toán hóa đơn hai lần. Nếu hệ thống lưu trữ của bạn là vật lý, hãy giữ nó trong tủ hồ sơ bị khóa để bảo mật hơn. Giữ một bản sao lưu của các hệ thống lưu trữ điện tử hoặc giữ chúng trên đám mây để tránh mất dữ liệu.