Cách định dạng hóa đơn

Là một chủ doanh nghiệp nhỏ, sinh kế của bạn tập trung vào khả năng của bạn để khiến khách hàng trả tiền cho bạn một cách kịp thời. Nếu bạn giao dịch với các công ty lớn, hoặc thậm chí các công ty nhỏ có quy trình nghiêm ngặt trong các tài khoản phải thu, việc cung cấp hóa đơn được định dạng đúng có thể là sự khác biệt trong việc thanh toán đúng hạn hoặc chờ công ty sắp xếp và phê duyệt thanh toán. Ngoài ra, hóa đơn được định dạng đúng có thể giúp nhóm kế toán của bạn theo dõi các khoản thanh toán và giải quyết tranh chấp. Thật đơn giản để tạo một mẫu hóa đơn trong ứng dụng xử lý văn bản hoặc bảng tính; dành thời gian để định dạng nó một cách chuyên nghiệp.

Cung cấp thông tin hóa đơn cơ bản ở đầu hóa đơn. Bao gồm ngày của hóa đơn, bất kỳ điều khoản thanh toán bán hàng và chi tiết giao hàng. Cung cấp trường tham chiếu để biết thêm thông tin, chẳng hạn như số đơn đặt hàng mua của khách hàng hoặc tài liệu tham khảo khác.

Đánh số hóa đơn. Mỗi hóa đơn phải được đánh số duy nhất để có thể được theo dõi riêng trong sách của bạn. Trong khi các doanh nghiệp sử dụng nhiều sơ đồ để đánh số hóa đơn của họ, nhiều người sử dụng tiền tố để chỉ ra năm hóa đơn được tạo và xác định khách hàng. Trong hệ thống lập hóa đơn sử dụng hệ thống đánh số này, 12-004-1994 có thể chỉ ra hóa đơn được gửi vào năm 2012, cho số khách hàng 004, biến nó thành hóa đơn thứ 1.994 được gửi vào năm đó.

Bao gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ và số điện thoại của bạn ở đầu hóa đơn trong khu vực "Chuyển đến:". Thông tin này thường được liên kết với lề bên phải trên hóa đơn.

Bao gồm tên của khách hàng trên hóa đơn, trong trường Bill hóa đơn: Điều này phải càng cụ thể càng tốt, bao gồm tên doanh nghiệp, địa điểm và số điện thoại, và, nếu có thể, tên của đại diện khách hàng đã mua hàng hóa. Một số công ty yêu cầu mỗi đại diện xác nhận hóa đơn trước khi họ được thanh toán, do đó, việc không tham chiếu một nhân viên có thể trì hoãn việc thanh toán. Thông tin này thường ở gần đỉnh, thẳng hàng với lề trái.

Cung cấp một danh sách cụ thể của tất cả các giao dịch mua; điều này chiếm phần lớn của hóa đơn. Để tiết kiệm không gian, bạn có thể liệt kê từng mặt hàng, giá của nó và tổng số mặt hàng được bán trong các cột riêng lẻ, kết thúc bằng tổng số dòng cho mặt hàng đó.

Tổng cộng tất cả các tổng chi tiết đơn hàng để tóm tắt doanh số trên hóa đơn. Liệt kê bất kỳ khoản phí bổ sung nào, chẳng hạn như phí vận chuyển hoặc phí tài chính, trong phần thân của hóa đơn sau tổng số hàng hóa đã mua. Liệt kê mỗi khoản phí với một mô tả.

Cung cấp một tổng số lớn ở dưới cùng của hóa đơn. Điều này sẽ phản ánh những gì bạn mong đợi khách hàng trả cho bạn cho tất cả các dịch vụ được cung cấp trên hóa đơn. Bao gồm ngày đáo hạn và các hình thức thanh toán bạn chấp nhận, chẳng hạn như séc hoặc chuyển tiền.