Viết đoạn văn trong định dạng kinh doanh có nghĩa là gì?

Tài liệu kinh doanh - chẳng hạn như thư, email, bản ghi nhớ và báo cáo - sử dụng các đoạn văn để phân tách các loại thông tin, lập luận và ý tưởng khác nhau. Các đoạn văn được viết theo định dạng kinh doanh được cấu trúc một cách chính thức, chuyên nghiệp và được tổ chức tốt. Khi bạn đang viết một tài liệu kinh doanh, hãy xem xét cách đoạn văn sẽ xuất hiện trên giấy, tổ chức của đoạn văn và vị trí của nó trong tổng tài liệu. Hãy nhất quán trong cách bạn định dạng các đoạn văn của bạn. Sử dụng ngôn ngữ súc tích và một phong cách đơn giản để người đọc tập trung vào thông điệp của bạn.

Định dạng khối

Định dạng trực quan phổ biến nhất cho các đoạn văn trong tài liệu kinh doanh là định dạng khối trong đó phần đầu của đoạn không được thụt lề. Thay vào đó, toàn bộ đoạn văn được đặt cách nhau và trái, điều đó có nghĩa là nó được căn với lề trái của tờ giấy. Một dòng trống được chèn sau mỗi đoạn để tách nó khỏi đoạn hoặc phần tử tiếp theo của tài liệu. Khối bán, trong đó phần đầu của mỗi đoạn được thụt lề, được sử dụng ít thường xuyên hơn.

Phông chữ

Các đoạn trong một tài liệu kinh doanh được gõ bằng một phông chữ truyền thống, chẳng hạn như Times New Roman 12 điểm. Tránh sử dụng các phông chữ bất thường làm sao lãng nội dung văn bản của bạn. Sử dụng cùng một phông chữ trong toàn bộ tài liệu, ngoại trừ các tiêu đề, có thể sử dụng cỡ chữ lớn hơn hoặc được đặt theo kiểu chữ in đậm.

Nội dung đoạn

Mỗi đoạn nên giải quyết một ý chính. Giới thiệu ý chính trong một tuyên bố chung trong câu đầu tiên của đoạn văn. Theo dõi câu chủ đề này với một vài câu hỗ trợ cho ý chính. Chúng có thể bao gồm các chi tiết thông tin hoặc một lập luận để bảo vệ ý tưởng của bạn. Kết thúc đoạn văn với một câu tóm tắt. Nếu một đoạn chạy quá dài, bạn có nguy cơ mất sự chú ý của người đọc. Thay vào đó, tổ chức một đoạn văn dài thành hai hoặc nhiều đoạn nhỏ hơn.

Thứ tự đoạn

Một tài liệu kinh doanh, chẳng hạn như một báo cáo hoặc thư, bắt đầu bằng một đoạn giới thiệu chủ đề của tài liệu. Điều này được theo sau bởi một hoặc nhiều đoạn phát triển chủ đề. Một đoạn kết luận tóm tắt thông tin bạn đã cung cấp hoặc yêu cầu người đọc thực hiện một hành động cụ thể. Ví dụ: một lá thư trình bày lý do cho một chiến dịch quảng cáo có thể bắt đầu bằng một đoạn giới thiệu đề xuất chiến dịch, sau đó là ba đoạn mỗi chi tiết một lý do riêng cho chiến dịch và một đoạn kết luận yêu cầu người đọc phê duyệt chiến dịch. Nếu tài liệu dài, sử dụng các tiêu đề để tách các phần chính.

Phong cách

Trong khi giọng điệu có thể thân thiện, các tài liệu kinh doanh được viết theo phong cách chính thức. Bài viết của bạn có thể được đọc bởi những người khác, người nhận ban đầu và được một công ty lưu giữ trong nhiều năm, vì vậy hãy tránh những bình luận cá nhân. Giữ bài viết của bạn ở mức chuyên nghiệp bằng cách sử dụng ngôn ngữ trung tính về giới tính, cũng như ngữ pháp và chính tả phù hợp. Giữ câu của bạn ngắn và trọng điểm. Tránh sáo rỗng, co thắt và tiếng lóng.