Làm thế nào để chào hỏi một quan chức công ty trong một email

Giao thức và tỷ lệ nghi thức cao trong kinh doanh. Có lẽ bạn đã bị sốc khi một người lạ tuyệt đối bước lên và gọi bạn bằng tên - cho đến khi bạn nhận ra bạn vẫn còn một thẻ tên trên ve áo của bạn. Mặc dù bạn có thể không bị xúc phạm, nhưng đó là một ví dụ về cách tiếp cận quá bình thường có thể xảy ra; chắc chắn không phải là loại ấn tượng bạn muốn tạo ra trong lần giao tiếp đầu tiên với một giám đốc điều hành công ty mà bạn hầu như không biết. Mặc dù các tiêu chuẩn nghi thức đã ủng hộ hành vi bình thường hơn, những ấn tượng đầu tiên vẫn đưa ra một cách tiếp cận cẩn thận. Bạn không bao giờ có thể có lỗi vì có cách cư xử tốt.

1.

Gọi trợ lý cho nhân viên công ty mà bạn sẽ viết. Giải thích rằng bạn sẽ gửi email và muốn đảm bảo địa chỉ email thích hợp, đánh vần tên chính thức và cách anh ấy muốn được giải quyết. Đây là một yêu cầu tiêu chuẩn và trợ lý sẽ vui mừng trả lời các câu hỏi của bạn và thậm chí có thể cung cấp cho bạn một vài gợi ý về cách tiếp cận chủ đề mà bạn đang viết.

2.

Sử dụng định dạng email tiêu chuẩn và tránh email cố định, biểu tượng cảm xúc hoặc đồ họa dễ thương. Nhiều công ty loại bỏ mã HTML khỏi email gửi đến để bảo mật. Điều này để lại một tin nhắn văn bản không có đồ họa, phông chữ đặc biệt và in đậm hoặc in nghiêng.

3.

Bắt đầu thư của bạn bằng cách sử dụng "Dear Sir" (hoặc Madam) nếu bạn không biết tên chính thức. Nếu không, hãy sử dụng "Kính gửi ông." "Kính gửi bà Surname" được coi là phù hợp trong môi trường kinh doanh.

4.

Sử dụng chỉ định chuyên nghiệp của người đó, chẳng hạn như "Jane Doe, CPA" hoặc "John Smith, Ph.D." Đối với luật sư, sử dụng "Jane Doe, Esquire" hoặc "John Smith, Luật sư tại Luật." Khi sử dụng chỉ định chuyên nghiệp, bỏ qua ông hoặc bà từ tên. Chỉ sử dụng chỉ định chuyên nghiệp khi viết thư tín kinh doanh; mặt khác, sử dụng ông hoặc bà

5.

Tránh văn xuôi hoa mỹ, tiếng lóng hoặc nhận xét flippant. Giữ thông tin liên lạc kinh doanh của bạn giống như kinh doanh. Đóng với một "Trân trọng" hoặc "Trân trọng" truyền thống và ký tên đầy đủ của bạn. Không sử dụng tên hiệu của bạn trừ khi đó là cách bạn thường được giải quyết trong cài đặt doanh nghiệp.

tiền boa

• Nguyên tắc hướng dẫn đằng sau tất cả các thư tín kinh doanh thành công là tôn trọng người mà bức thư được gửi đến. Điều này không có nghĩa là rất nhiều lời khen ngợi và lời hứa về lòng trung thành. Nó đơn giản có nghĩa là lấy một giai điệu kinh doanh dễ chịu và giữ cho thông điệp ngắn gọn và súc tích.

Cảnh báo

• Đừng gửi thư cá nhân cho một doanh nghiệp. Nếu bạn gặp ai đó tại một nhà hàng, thật thích hợp để đề cập đến một cuộc trò chuyện tuyệt vời mà bạn đã có, nhưng bỏ qua phần về cô bé nóng bỏng mà anh ấy đã làm với hoặc cả hai bạn say rượu như thế nào. Không bao giờ đặt bất cứ điều gì trong thư tín kinh doanh mà bạn không muốn thấy được sao chép trên màn hình chiếu trong tòa án của pháp luật.