Làm thế nào để viết một báo cáo hành vi sai trái của nhân viên

Khi một trong những nhân viên của bạn có hành vi vi phạm chính sách của công ty, bạn có thể phải hoàn thành biểu mẫu hành vi sai trái của nhân viên và nộp tài liệu này cho bộ phận nhân sự của bạn. Thông thường, một hình thức hành vi sai trái của nhân viên bao gồm một bản tóm tắt về hành vi của nhân viên và cách nó vi phạm cụ thể chính sách làm việc hoặc quy trình làm việc. Trừ khi hành vi sai trái liên quan đến luật liên bang, bạn có thể sẽ giải quyết nó trong từng trường hợp cụ thể, điều đó có nghĩa là hình thức hành vi sai trái của nhân viên sẽ trở thành một phần của hồ sơ chính thức. Điều quan trọng là phải tuân theo một số hướng dẫn cụ thể khi chuẩn bị báo cáo hành vi sai trái của nhân viên.

Chi tiết Điều tra về hành vi sai trái

Điều đầu tiên bạn nên viết là quá trình điều tra các hành vi sai trái bị cáo buộc. Điều này nên bao gồm tên của mọi nhân viên liên quan đến hành vi sai trái, bao gồm bất kỳ nhân chứng nào và tóm tắt lời khai của mỗi người vì nó liên quan đến sự kiện đã xảy ra. Bạn cũng nên bao gồm bất kỳ bằng chứng hỗ trợ nào, chẳng hạn như sự hiện diện của các cảnh quay video, email hoặc thư có thể vẽ nên một bức tranh toàn diện hơn về các tình huống xung quanh hành vi sai trái.

Giải thích về hành vi sai trái cụ thể

Khi chuẩn bị một bản viết không phù hợp, điều quan trọng là bạn phải nêu chi tiết bản chất chính xác của hành vi sai trái. Việc viết không tuân thủ phải bao gồm một bản tóm tắt về hành vi của nhân viên, ngày xảy ra hành vi sai trái, thời gian xảy ra hành vi sai trái và tại sao hành vi đó vi phạm chính sách tại nơi làm việc. Ví dụ: nếu hành vi sai trái liên quan đến ngôn ngữ lạm dụng đối với nhân viên khác, bạn sẽ viết ngày hoặc ngày xảy ra hành vi lạm dụng, ngôn ngữ chính xác mà nhân viên sử dụng, tình huống lạm dụng và ảnh hưởng của hành vi sai trái đối với nạn nhân. Bạn cũng sẽ bao gồm các chính sách mà lạm dụng đã vi phạm.

Chi tiết Kế hoạch hành động cải tiến

Bạn cũng phải bao gồm ngày và thời gian bạn đã nói chuyện với nhân viên về hành vi sai trái và kế hoạch hành động bạn đã thực hiện để đảm bảo rằng hành vi sai trái không tái diễn. Sử dụng ví dụ trước, bạn sẽ trình bày chi tiết các bước cụ thể mà nhân viên phải thực hiện để sửa đổi với nạn nhân của sự lạm dụng, cũng như chỉ ra các tiêu chuẩn dự kiến ​​của nhân viên đã xử lý sai. Bạn cũng nên cho biết liệu nhân viên đó có bị quản chế hay không, đã được đưa ra một cảnh báo bằng văn bản hoặc bằng lời nói và hiểu rằng hành vi đó sẽ không được dung thứ trong tương lai.

Xem chi tiết hậu quả của hành vi sai trái trong tương lai

Một trong những phần quan trọng nhất của một văn bản không tuân thủ là liệt kê các hậu quả nếu nhân viên lặp lại hành vi tiêu cực. Mỗi hành vi báo cáo mẫu thư hiệu quả nên bao gồm các bước bạn sẽ thực hiện nếu nhân viên chửi mắng đồng nghiệp khác trong tương lai. Hậu quả có thể bao gồm đình chỉ công việc, giáng chức hoặc trong trường hợp khắc nghiệt, chấm dứt. Trên thực tế, có lẽ bạn không nên chú ý đến bất kỳ hành vi báo cáo mẫu thư nào không nêu chi tiết chính xác những gì sẽ xảy ra nếu hành vi của nhân viên không được cải thiện. Điều này cung cấp cho bạn một số bảo hiểm nếu bạn phải thực hiện các biện pháp quyết liệt để khôi phục trật tự tại doanh nghiệp của bạn.

Xem chi tiết Quyền phản hồi hoặc kháng cáo của nhân viên

Nếu bạn duyệt Internet để xem một bức thư báo cáo hành vi sai trái, bạn sẽ thường thấy một phần nêu chi tiết quyền của nhân viên để phản hồi lời buộc tội và quyền của nhân viên để kháng cáo hoặc thách thức việc phát hiện hành vi sai trái. Thông thường, phần này được bao gồm ở phần cuối của báo cáo và nó bao gồm thông tin về cách nhân viên có thể kháng cáo việc tìm kiếm, khung thời gian để kháng cáo việc tìm kiếm, cách nộp đơn kháng cáo và bất kỳ nhận xét nào mà nhân viên đưa ra về hành vi sai trái . Phần cuối cùng của báo cáo này cũng phải cho biết liệu nhân viên có đồng ý với kế hoạch cải tiến mà bạn đã thiết lập hay không.