Cách viết thư từ chối thầu

Mặc dù không bao giờ dễ dàng để từ chối một nhà thầu hoặc công ty cho một công việc, nhưng lịch sự thông báo cho họ về tình huống này là điều thích hợp để làm. Viết thư là một cách giao tiếp chuyên nghiệp nhưng không đối đầu với công ty. Giọng điệu của bức thư nên lịch sự và giải thích lý do tại sao giá thầu bị từ chối. Giữ mối quan hệ thân thiện bằng cách chỉ ra một hy vọng cho sự hợp tác trong tương lai mặc dù tình huống cụ thể này không được thực hiện.

Định dạng chữ với một giai điệu chuyên nghiệp và cấu trúc. Sử dụng tiêu đề thư của công ty, đặt ngày trên đầu và bao gồm tên và địa chỉ của công ty đấu thầu. Viết một lời chào thích hợp, chẳng hạn như, thưa ông Jones.

Cảm ơn công ty đã trả giá. Cho biết dự án và ngày của giá thầu cụ thể. Nếu bạn có một vài dự án cùng một lúc, một số công ty có thể đã gửi nhiều hồ sơ dự thầu. Hãy chắc chắn rằng họ hiểu giá thầu cụ thể đang bị từ chối.

Bổ sung cho các nhà thầu về đề xuất của họ, công việc trong quá khứ hoặc danh tiếng. Tìm một cái gì đó tốt đẹp để nói về công ty để bức thư vẫn lịch sự và tích cực.

Từ chối giá thầu. Giải thích lý do từ chối, chẳng hạn như chi phí ước tính quá cao hoặc một công ty khác có nhiều kinh nghiệm hơn với các chi tiết của dự án. Bạn cũng có thể nói nếu có gì đó không đúng với giá thầu, điều này có thể giúp nhà thầu tránh mắc lỗi tương tự trong tương lai. Ví dụ: công ty đấu thầu có thể sử dụng một số lớp nhà thầu phụ, một yếu tố không hoạt động tốt cho bạn.

Đóng thư bằng cách nói rằng bạn mong muốn có thể làm việc cùng nhau trong tương lai. Nó có thể là thực hành kinh doanh tốt để luôn luôn mở cửa cho các cơ hội trong tương lai; bạn không bao giờ biết khi nào nhà thầu đặc biệt này sẽ hoàn hảo cho một nhiệm vụ xuống đường.

Kết thúc bức thư bằng một kết thúc thích hợp, chẳng hạn như Trân Trân. Hãy ký vào bức thư để biến nó thành chính thức, cũng như thể hiện một dấu ấn cá nhân.

Cảnh báo

Luôn gửi thư từ chối thầu chính thức thay vì chỉ gọi cho nhà thầu hoặc công ty. Việc từ chối bằng văn bản sẽ tránh mọi sự nhầm lẫn nếu bên bị từ chối cố gắng hành động chống lại doanh nghiệp của bạn vì cho rằng có một hợp đồng hoặc lời hứa làm việc.