Soạn thảo một bản ghi nhớ nội bộ

Bản ghi nhớ nội bộ cung cấp cho đồng nghiệp và người quản lý của bạn thông tin về các dự án, mục tiêu, thời hạn, vấn đề và các chủ đề khác. Nếu bạn mong đợi bản ghi nhớ của mình được đọc, điều quan trọng là viết ngắn gọn nhất có thể và xác định rõ mục đích của bản ghi nhớ. Đánh giá nhanh về định dạng ghi nhớ sẽ giúp đảm bảo rằng bản ghi nhớ của bạn rõ ràng và súc tích.

Tiêu đề

Tiêu đề chứa ngày, liệt kê tên của người nhận, liệt kê tên của bạn và cung cấp một mô tả chủ đề ngắn gọn. Đặt từng mục này trên các dòng riêng biệt. Hướng tới: Nghiêng trước danh sách người nhận, Từ Từ: Nghiêng trước tên của bạn, Ngày tháng: Nghiêng trước ngày và Tiêu đề: Nghiêng trước mô tả chủ đề. Phần quan trọng nhất của tiêu đề là chủ đề. Người đọc nên nhanh chóng hiểu những thông tin hoặc hướng dẫn nào được chứa trong phần thân của bản ghi nhớ bằng cách đọc dòng tiêu đề. Một dòng chủ đề tốt mô tả mục đích của bản ghi nhớ bằng càng ít từ càng tốt.

Giới thiệu

Phần giới thiệu cung cấp một số nền tảng về chủ đề bạn sẽ thảo luận trong phần thân của bản ghi nhớ. Mặc dù chủ đề có thể là một chủ đề mà bạn biết rõ, nhưng người nhận của bạn có thể cần một số thông tin bổ sung, đặc biệt nếu họ không liên quan trực tiếp đến dự án. Giải thích ngắn gọn lý do của bản ghi nhớ trong đoạn văn hai hoặc ba câu. Mục tiêu của phần giới thiệu là đảm bảo rằng người nhận hiểu chính xác những gì sẽ được thảo luận và lý do tại sao họ đã nhận được bản ghi nhớ.

Thân hình

Phần thân của bản ghi nhớ giải thích chi tiết chủ đề được liệt kê trong dòng chủ đề. Nếu mục đích của bản ghi nhớ là cập nhật người nhận về trạng thái của dự án, bạn có thể giải thích ngắn gọn mục đích của dự án và liệt kê tất cả các mục đã hoàn thành và những mục chưa hoàn thành. Nếu bạn cần phê duyệt để tiến hành một nhiệm vụ hoặc nhiệm vụ, cơ thể nên chứa thông tin giải thích chính xác những gì bạn dự định làm, khi bạn có kế hoạch thực hiện và cách bạn dự định thực hiện. Tránh thêm các chi tiết không đáng kể. Bản ghi nhớ chỉ nên bao gồm những thông tin người đọc cần để hiểu tình huống hoặc đưa ra quyết định.

Phần kết luận

Kết luận giải thích hành động bạn muốn người nhận thực hiện sau khi đọc bản ghi nhớ. Bạn có thể yêu cầu đầu vào, quyết định hoặc mời người nhận đến một cuộc họp để thảo luận về chủ đề này. Kết luận nên bao gồm thông tin liên quan đến cách liên hệ với bạn. Bao gồm nhiều hơn một phương thức liên lạc, chẳng hạn như số điện thoại gia hạn điện thoại và địa chỉ email của bạn. Nếu có thời hạn trả lời cho bản ghi nhớ, điều quan trọng là bạn cũng cần lưu ý thông tin này.