Cách sử dụng máy tính trong giao tiếp

Cho dù đó là nội bộ hay bên ngoài, giao tiếp rất quan trọng đối với cuộc sống của bất kỳ doanh nghiệp nào. Máy tính đóng một vai trò lớn trong giao tiếp công ty, với các cách giao tiếp với máy tính bao gồm email, nhắn tin tức thời, hội nghị truyền hình và nhiều hơn nữa. Mặc dù quy mô và tính chất doanh nghiệp của bạn sẽ quyết định số lượng bạn sử dụng máy tính trong thông tin liên lạc của công ty, bạn nên biết cách bạn có thể tận dụng công nghệ để cải thiện lợi nhuận của công ty.

Sử dụng kinh doanh của truyền thông máy tính

Hầu như bất kỳ doanh nghiệp, dù nhỏ hay lớn, đều cần sử dụng máy tính để liên lạc hiện nay. Khách hàng mong đợi có thể tìm thấy thông tin về một doanh nghiệp trực tuyến và liên lạc qua email. Nhiều doanh nghiệp hiện sử dụng các công cụ nhắn tin tức thời như Slack trong nội bộ để phối hợp trong và ngoài văn phòng.

Phương tiện truyền thông xã hội, có thể truy cập thông qua máy tính hoặc điện thoại thông minh, cũng đã trở thành một công cụ chính để giao tiếp với khách hàng và công chúng. Nhiều doanh nghiệp thấy có giá trị để duy trì sự hiện diện trên Facebook, Twitter, Instagram hoặc các nền tảng khác.

Sử dụng Email cho doanh nghiệp

Khá nhiều doanh nghiệp hiện đại cần sử dụng email để liên lạc nội bộ và bên ngoài. Cho dù bạn cài đặt máy chủ email của riêng mình hoặc cho phép nhà cung cấp email lưu trữ lưu lượng email công ty của bạn, đây có thể vẫn là ứng dụng chính của máy tính trong giao tiếp giữa các công ty.

Nếu bạn có kế hoạch gửi và nhận tài liệu bí mật qua email, hãy triển khai chữ ký số và mã hóa. Nếu bạn triển khai máy chủ email của riêng mình, hãy định cấu hình nó để lọc thư rác và cách ly email nghi vấn. Các bước này sẽ đi một chặng đường dài để bảo vệ công ty của bạn khỏi phần mềm độc hại được nhúng trong email spam.

Thiết lập phương tiện truyền thông xã hội

Cân nhắc việc thiết lập các trang kinh doanh trên Facebook và tài khoản doanh nghiệp trên Twitter và Instagram. Những nền tảng này cho phép bạn thông báo bán hàng và cung cấp cho khách hàng và cung cấp cho khách hàng một cách để tiếp cận bạn.

Bạn có thể muốn theo dõi tài khoản xã hội của mình một cách thường xuyên để xem ai đang cố gắng tiếp cận bạn và giải quyết mọi phản hồi của khách hàng được đăng công khai.

Xây dựng một trang web kinh doanh

Tạo sự hiện diện Web cho công ty của bạn thông qua trang web của riêng mình. Đây là một trong những cách hàng đầu để truyền đạt dịch vụ của bạn đến khách hàng tiềm năng. Những ngày tìm kiếm một doanh nghiệp trong phiên bản giấy của Những trang vàng hầu hết không còn nữa, và hầu hết mọi người tìm kiếm các dịch vụ và sản phẩm đầu tiên trên Internet. Tối ưu hóa trang web của bạn với tối ưu hóa công cụ tìm kiếm hoặc SEO, để có thứ hạng cao hơn với các công cụ tìm kiếm.

Kết nối điện thoại kỹ thuật số

Kết nối hệ thống điện thoại của bạn với Giao thức thoại qua Internet hoặc VoIP. Dịch vụ này thay thế các Sàn giao dịch chi nhánh tư nhân cũ hơn, được gọi là PBX, với một máy chủ trên mạng của bạn. Nếu công ty của bạn có nhiều địa điểm trên một khu vực địa lý rộng, bạn có thể sử dụng VoIP qua Internet để tiết kiệm chi phí đường dài nội bộ. Bạn có thể cần điện thoại IP đặc biệt, nhưng tùy thuộc vào thói quen gọi điện của bạn, lợi tức đầu tư có thể rất lớn.

Tin nhắn tức thời cho doanh nghiệp

Tin nhắn tức thì không chỉ dành cho trẻ em nữa. Slack đã đưa tin nhắn và trò chuyện vào thế giới kinh doanh chính thống, cho phép nhân viên nhanh chóng liên lạc, chia sẻ tệp và về cơ bản tổ chức các cuộc họp văn bản trực tuyến.

Các công cụ khác hữu ích cho nhiệm vụ bao gồm Google Hangouts và Skype.

Sử dụng công cụ hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình là một phương pháp tiên tiến sử dụng máy tính trong giao tiếp có thể mang lại lợi ích lớn cho công ty của bạn. Hội nghị bằng giọng nói không cho phép bạn nhìn thấy các manh mối không lời trong cuộc gọi hội nghị, nhưng hội nghị video cho phép bạn tiếp nhận sự khó chịu của khách hàng khi trả lời nhận xét hoặc sự hài lòng của họ khi bạn đề cập đến giá cho sản phẩm của mình. Dù bằng cách nào, hội nghị truyền hình có thể tăng cường liên lạc của công ty bạn.

Có nhiều công cụ, bao gồm Skype, Google Hangouts và WebEx, cho mục đích này.