Giao tiếp thư điện tử hiệu quả

Một email hiệu quả tạo ra kết quả dự định của người viết. Nếu, ví dụ, tin nhắn là một yêu cầu thông tin vào một ngày nhất định, người nhận sẽ hiểu. Một email hiệu quả cung cấp cho người nhận sự hiểu biết rõ ràng về ý định của người gửi. Ngược lại, email được viết xấu có thể gây nhầm lẫn và tạo ra ý kiến ​​kém của người gửi. Các công ty thuộc mọi quy mô có thể đạt được một tiêu chuẩn giao tiếp bằng văn bản có thể chấp nhận được, bao gồm cả email, bằng cách cung cấp hướng dẫn nội bộ về văn bản kinh doanh và yêu cầu sử dụng sổ tay phong cách.

Tiêu chuẩn email

Chữ viết trong email phải rõ ràng, súc tích và đúng ngữ pháp. Ngữ pháp kém, lỗi chính tả và cấu trúc câu không chính xác có thể khiến người đọc mất tập trung. Nhà văn nên cố gắng trực tiếp, nhiều thông tin và định hướng giải pháp. Các email ngắn gọn, thân thiện với người đọc và thường thành công trong việc truyền tải thông điệp. Kích thước thư lý tưởng có thể là hai hoặc ba đoạn không quá năm dòng. Người viết nên nêu mục đích của email khi bắt đầu thư và đưa ra kết quả mong muốn - chẳng hạn như ngày đáo hạn cho phản hồi - ở cuối.

Dòng tiêu đề

Hãy nghĩ về dòng chủ đề như tiêu đề của một bài báo hoặc tạp chí. Nó phải mạnh mẽ, thu hút sự chú ý và liên quan chính xác đến nội dung hoặc mục đích của email. Một dòng chủ đề hay sẽ thu hút sự chú ý của người nhận và khiến anh ta mở email và đọc nó. Email doanh nghiệp phải cạnh tranh với nhiều thư khác trong hộp thư đến của công ty. Dòng chủ đề mơ hồ có thể khiến một email quan trọng bị loại bỏ hoặc bỏ qua. Điều đó có thể dẫn đến một lô hàng bị trì hoãn hoặc một khách hàng thất vọng. Nó có thể có hiệu quả để lặp lại một ngày đáo hạn trong dòng chủ đề.

Nội dung

Lời chào nên được cá nhân hóa đến mức tối đa có thể. Nếu không thể tìm thấy tên của người nhận, ít nhất email phải được gửi đến một bộ phận. Một email không có người nhận được đặt tên có thể không đọc được. Không nên có nhiều hơn một chủ đề cho mỗi email. Nếu một nhân viên đang liên lạc với một bộ phận hoặc một người về ba chủ đề riêng biệt, cô ấy nên gửi ba email. Bằng cách đó, mỗi dòng chủ đề sẽ tiếp tục có ý nghĩa trong các email và trả lời sau này. Nên giảm thiểu việc sử dụng tất cả các chữ in hoa hoặc in đậm để nhấn mạnh. Thói quen này có thể gây khó chịu cho những người nhận không quan tâm đến các tín hiệu thị giác như vậy. Khối chữ ký của email doanh nghiệp nên bao gồm thông tin liên hệ đầy đủ.

Hướng dẫn phong cách

Một cách để giảm thiểu các vấn đề về email tại nơi làm việc là tạo một sổ tay phong cách thông báo cho nhân viên cách thức chính xác để giao tiếp điện tử. Đầu tiên, công ty có thể khuyên các nhân viên tham khảo một trong những cuốn sách hướng dẫn có sẵn trong các nhà sách. Công ty có thể áp dụng một số cách nhất định để thực hiện giao tiếp email từ cuốn sách và từ các nguồn khác. Cuối cùng, sẽ có đủ thông tin trong tay rằng công ty có thể biên dịch vào sổ tay email của riêng mình.