Ví dụ về các hoạt động phân tích nhiệm vụ

Phân tích nhiệm vụ là quá trình phác thảo cách thực hiện một nhiệm vụ. Các doanh nghiệp tiến hành các hoạt động phân tích nhiệm vụ để giúp hợp lý hóa các quy trình và hiểu những gì cần hoàn thành một nhiệm vụ. Sử dụng các hoạt động phân tích nhiệm vụ giúp doanh nghiệp hiểu được những nhiệm vụ nào là thiết yếu đối với tổ chức và tận dụng tốt nhất các nguồn lực trong tay.

Yêu cầu nhiệm vụ

Hoàn thành phân tích nhiệm vụ xác định các kỹ năng và thiết bị cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ. Nếu một nhân viên đã thực hiện một nhiệm vụ trong một khoảng thời gian đáng kể rời khỏi công ty, phân tích nhiệm vụ sẽ giúp chuẩn bị một hướng dẫn cho một nhân viên mới làm theo. Khi một nhiệm vụ không được hoàn thành thành công, việc hiểu các kỹ năng và thiết bị cần thiết giúp xác định nguồn gốc của vấn đề để xác định xem ai đó mới cần tiếp quản một nhiệm vụ hoặc thiết bị cần được cập nhật.

Phân bổ thời gian

Sử dụng phân tích nhiệm vụ để phân bổ thời gian liên quan đến việc phát triển hạn ngạch và đảm bảo thời gian của công ty được sử dụng hiệu quả. Trong môi trường nhập dữ liệu hoặc kho, phân tích nhiệm vụ bao gồm tiến hành các nghiên cứu về thời gian nhân viên trung bình có thể hoàn thành nhiệm vụ nhanh như thế nào. Từ những nghiên cứu này, hạn ngạch được phát triển để nhân viên đáp ứng. Đối với các lĩnh vực khác, phân tích nhiệm vụ cho thấy liệu nhân viên có dành 30 phút cho một nhiệm vụ cần một nửa thời gian hay không, có lẽ sẽ phóng đại thời gian cần thiết cho một nhiệm vụ để có thêm thời gian cho bản thân.

Mục đích và năng suất

Các hoạt động phân tích nhiệm vụ có thể được sử dụng để xác định mục đích của các nhiệm vụ trong tổ chức và liệu năng suất có được tối đa hóa hay không. Đôi khi, các tổ chức tìm thấy các nhiệm vụ đang được hoàn thành không còn cần thiết, nhưng đã tiếp tục vì truyền thống. Một doanh nghiệp có thể tiến hành các hoạt động phân tích nhiệm vụ để xác định xem nhiều người đang hoàn thành cùng một nhiệm vụ hay các bước bất thường của một nhiệm vụ. Nếu năm người được giao nhiệm vụ nhập dữ liệu cụ thể vào máy tính cùng với các nhiệm vụ khác, năng suất có thể tăng lên bằng cách giao nhiệm vụ này cho một người và giao nhiệm vụ bổ sung cho những người khác.

Thay đổi

Tiến hành phân tích nhiệm vụ hỗ trợ quá trình ra quyết định liên quan đến thay đổi thiết bị và nhân viên. Thay đổi chương trình máy tính hoặc một bộ phận máy móc có thể gây khó khăn cho việc hoàn thành một số nhiệm vụ nhất định trong doanh nghiệp. Các tổ chức phải xem xét liệu thiết bị hoặc phần mềm đó sẽ hợp lý hóa một nhiệm vụ, thêm nhiều công việc hơn hay làm cho một nhiệm vụ trở nên lỗi thời. Đưa ra quyết định để cho nhân viên ra đi đòi hỏi phải xem xét các nhiệm vụ mà những nhân viên đó chịu trách nhiệm và liệu chúng có cần thiết hay không; nó cũng giúp xác định xem các nhân viên khác có thể tiếp nhận họ một cách hiệu quả hay không.