Cách nộp hồ sơ với hệ thống lưu trữ mã màu

Tạo một hệ thống nộp mã màu cho nhà hoặc văn phòng kinh doanh của bạn để được tổ chức. Một hệ thống lưu trữ có tổ chức tăng năng suất, cho phép bạn tìm các tệp khi bạn cần và giúp giảm sự lộn xộn. Khi doanh nghiệp của bạn phát triển, bạn có thể thêm các danh mục tệp mới bằng cách giới thiệu một màu mới. Bằng cách chỉ định một vị trí cho các tệp của bạn và tạo một hệ thống lưu trữ hiệu quả, bạn có thể tập trung thời gian và năng lượng của mình vào việc xây dựng doanh nghiệp của mình thay vì liên tục tìm kiếm các tệp hoặc làm xáo trộn văn phòng của bạn.

1.

Tách các tài liệu bạn dự định nộp thành các loại. Ví dụ: tạo một danh mục tệp cho hóa đơn khách hàng, biên lai bán hàng, báo cáo tài chính, hóa đơn nhà cung cấp và chứng từ thuế. Chọn một màu để đại diện cho mỗi thể loại. Tạo một danh sách các loại tệp và màu tương ứng để tham khảo nhanh cho đến khi bạn ghi nhớ loại tệp mà mỗi màu đại diện.

2.

Xác định loại tủ hồ sơ để sử dụng để nộp. Thông thường, tủ hồ sơ dọc chứa các tài liệu cỡ chữ hoặc tài liệu khoảng 8, 5 inch x 11 inch, trong khi tủ hồ sơ bên chứa các tài liệu có kích thước hợp pháp hoặc tài liệu khoảng 8, 5 inch x 14 inch. Chọn kiểu dáng tủ phù hợp nhất với nhu cầu kinh doanh của bạn.

3.

Mua các thư mục màu tương ứng với các màu bạn đã chỉ định cho các loại tệp. Nếu sử dụng các thư mục manila đơn giản, hãy mua nhãn dán màu hoặc nhãn dính vào cạnh của tab thư mục để dễ xem.

4.

Đặt tài liệu vào các thư mục màu và sau đó đặt các thư mục vào tủ hồ sơ. Tổ chức các loại tập tin cho phù hợp với nhu cầu của bạn. Ví dụ: đặt các tài liệu bạn xem thường xuyên hoặc các danh mục bạn thêm vào thường xuyên nhất ở phía trước tủ hồ sơ và các danh mục ít sử dụng ở phía sau. Bạn cũng có thể sắp xếp theo thứ tự các tệp nếu tạo các tệp riêng lẻ cho khách hàng, bệnh nhân và những người khác. Nếu sắp xếp theo thứ tự các tập tin, hãy tạo cho mỗi chữ cái màu riêng bằng cách mua nhãn với các chữ cái và màu riêng lẻ hoặc bằng cách đính kèm nhãn màu trên thư mục và viết chữ lên nhãn.

5.

Thêm danh mục thư mục mới khi bạn thấy phù hợp bằng cách gán cho danh mục mới một màu mới.

Những điều cần thiết

• Tủ đựng hồ sơ
• Thư mục màu
• Nhãn màu hoặc nhãn

Lời khuyên

• Chọn các màu đậm, chẳng hạn như đỏ, xanh dương và vàng sáng nổi bật trong tủ hồ sơ để dễ dàng truy cập các tệp.
• Đi qua hệ thống lưu trữ của bạn mỗi năm để mở rộng danh mục tệp, xóa danh mục hoặc kết hợp danh mục.

Cảnh báo

• Nộp tài liệu mới càng sớm càng tốt để tránh tạo ra sự lộn xộn không mong muốn trong văn phòng của bạn.