Cách viết Báo cáo tiến độ nhân viên kế toán

Thật dễ dàng cho các nhà quản lý kế toán để đưa các báo cáo tiến độ của nhân viên vào ổ ghi phía sau. Báo cáo tiến độ thường được ưu tiên thấp trong mùa bận rộn và có thể là một hoạt động không thoải mái cho cả người quản lý một nhân viên. Tuy nhiên, báo cáo tiến độ nói chung cải thiện tinh thần và truyền cảm hứng cho nhân viên với đạo đức làm việc suy yếu. Báo cáo tiến độ có thể được viết trên cơ sở hai tuần một lần, hàng tháng hoặc hàng quý và không nên mất hơn một giờ để hoàn thành.

Xây dựng báo cáo

Mặc dù nhân viên kế toán của bạn có thể có các nhiệm vụ khác nhau, hãy tạo một mẫu báo cáo tiến độ được chuẩn hóa. Các mẫu được chuẩn hóa giúp các nhà quản lý đánh giá nhân viên một cách công bằng và có thể bảo vệ công ty khỏi trách nhiệm pháp lý. Không thể thực hiện được mọi khía cạnh về hiệu suất của nhân viên trong báo cáo, vì vậy hãy tập trung vào các chức năng hiệu suất thiết yếu nhất. Kỹ năng công việc, chất lượng công việc, thái độ và mối quan hệ công việc là những ví dụ về các lĩnh vực hiệu suất quan trọng gần như phổ biến cho tất cả nhân viên. Báo cáo tiến độ cho giám sát viên kế toán cũng nên bao gồm các lĩnh vực như xây dựng đội ngũ, giải quyết xung đột và kỹ năng tạo động lực.

Tạo các chỉ số hiệu suất

Tạo các chỉ số đo lường để đánh giá hiệu suất của nhân viên trong từng khu vực. Đôi khi có thể hữu ích khi đưa vào tường thuật, nhưng việc đo lường tiến độ sẽ dễ dàng hơn nếu các chỉ số được xác định và tiêu chuẩn hóa. Ví dụ: một nhân viên tài khoản phải thu có thể xử lý séc đến và thanh toán bằng thẻ tín dụng từ khách hàng. Các chỉ số có thể đo lường có thể là số lượng giao dịch được xử lý và tỷ lệ lỗi trong sổ cái công ty con. Một số lĩnh vực hiệu suất - mối quan hệ công việc - chủ quan hơn và không được bao phủ đầy đủ bởi các chỉ số cụ thể. Đối với các lĩnh vực hiệu suất này, tốt nhất nên trích dẫn các ví dụ công việc cụ thể thay vì cố gắng mô tả thái độ của nhân viên.

Cung cấp phản hồi

Phản hồi về báo cáo tiến độ có thể là một lĩnh vực không thoải mái nhưng có lẽ là vấn đề quan trọng nhất. Tránh phản hồi quá nhấn mạnh trong một số lĩnh vực nhất định. Nhiều nhà quản lý có xu hướng viết phản hồi tích cực hoặc tiêu cực tùy thuộc vào ấn tượng chung của họ về nhân viên. Thay vào đó, giải quyết từng khu vực hiệu suất với trọng lượng bằng nhau để cung cấp cho nhân viên đánh giá cân bằng về công việc của họ. Cho phép một phần của báo cáo tiến độ nơi nhân viên có thể viết bản tự đánh giá về cách họ cảm thấy họ thực hiện trong khoảng thời gian.

Đặt mục tiêu mới

Đặt mục tiêu và tiêu chuẩn mới phải là một quá trình tương tác với đầu vào từ cả người quản lý và nhân viên. Nhân viên có xu hướng được thúc đẩy nhiều hơn khi họ cảm thấy quyền sở hữu đối với định hướng và tiến bộ nghề nghiệp của họ. Ngoài việc thiết lập các số liệu hiệu suất được tiêu chuẩn hóa, các nhà quản lý nên hỏi nhân viên những kỹ năng và kiến ​​thức nào họ muốn nâng cao. Kế toán là một lĩnh vực khác nhau và nhân viên kế toán thường có thể di chuyển theo nhiều hướng khác nhau. Ví dụ, một nhân viên kế toán có thể mong muốn tìm hiểu thêm về quy trình lập ngân sách hoặc muốn tham gia khai thuế hàng năm. Khi các mục tiêu riêng lẻ được thiết lập, hãy ghi lại chúng trong báo cáo tiến độ và tạo một mốc thời gian để hoàn thành chúng.