Sử dụng các chữ ký cho chữ ký điện tử

Những tiến bộ trong công nghệ di động đã mang lại sự phát triển của thiết bị và phần mềm có khả năng thu thập chữ ký của một người và gắn nó vào một tài liệu kỹ thuật số được lưu trữ trên máy tính xách tay hoặc máy tính bảng. Mặc dù những lợi thế của việc sử dụng phương pháp này để tiến hành kinh doanh và ký các tài liệu là rõ ràng và áp đảo, số lượng các công ty sử dụng các thủ tục đó đã tăng chậm do chi phí, thiếu hiểu biết và do dự khi từ bỏ các phương pháp truyền thống.

Chữ ký số

Khi công nghệ cải tiến và nhiều ngành công nghiệp tốt nghiệp phương pháp kỹ thuật số và di động tinh vi, việc sử dụng các tài liệu giấy hữu hình tiếp tục giảm. Một số lợi thế tồn tại cho các ngành công nghiệp và tổ chức sử dụng công nghệ thu thập chữ ký số. Các công ty có nhân viên bán hàng di động, đặc biệt là trong trường hợp số lượng lớn khách hàng hoặc khách hàng có thể ký giấy tờ hoặc đăng ký các chương trình từ một địa điểm duy nhất, có thể hưởng lợi từ việc thực hiện các quy trình số hóa.

Ưu điểm

Những lợi thế của thủ tục chữ ký điện tử rất phong phú và trong nhiều trường hợp lớn hơn chi phí trả trước liên quan đến việc chuyển đổi sang công nghệ mới như vậy. Nhân viên bán hàng bên ngoài không còn cần phải mang theo các mẫu đơn trống. Tài liệu tài khoản mới có thể được gửi và xử lý gần như ngay lập tức và lỗi gửi bưu chính trở thành một vấn đề. Chụp chữ ký số cũng đi đầu trong phong trào văn phòng xanh lá cây, vì công nghệ này làm giảm đáng kể nhu cầu về giấy hữu hình.

Thiết bị chụp

Các công ty sử dụng các phương pháp và công nghệ chữ ký số có thể chọn từ một loạt các thiết bị để hoàn thành nhiệm vụ chuyển chữ ký điện tử lên các tài liệu kỹ thuật số. Mặc dù tiền đề cơ bản vẫn giống nhau trên bảng, danh sách các tính năng cụ thể và khả năng của từng thiết bị có thể khác nhau rất nhiều. Hầu hết các thiết bị tương đối nhỏ và có thể được kết nối với bất kỳ máy tính xách tay hiện đại nào thông qua cáp dữ liệu USB. Phần mềm chuyên dụng được cài đặt trên máy tính xách tay nhận dạng đầu vào chữ ký, mã hóa dữ liệu, thêm hình ảnh vào vị trí thích hợp trên trang tài liệu và lưu toàn bộ tài liệu dưới dạng tệp riêng biệt. Các bảng chữ ký ít tốn kém thường nhỏ hơn và không thực sự hiển thị chữ viết của người ký trên màn hình, trong khi các mẫu đắt tiền hơn có thể tự hào với màn hình LCD ngược sáng và các tính năng bổ sung.

Các vấn đề

Có lẽ một trong những lý do chính đằng sau sự chậm trễ hoặc do dự của nhiều công ty sử dụng công nghệ chữ ký số là chi phí ban đầu liên quan đến việc chuyển đổi như vậy. Tất cả các tài liệu và mẫu đơn liên quan phải được chuyển đổi thành các tệp kỹ thuật số phù hợp và tất cả các đại diện bán hàng ở tuyến đầu phải được cung cấp các thiết bị chụp. Trong khi các bảng chữ ký cá nhân là không tốn kém, chi phí trang bị một lực lượng bán hàng khổng lồ có thể là cắt cổ. Ngoài ra, các công ty xem xét chuyển đổi phải tham khảo ý kiến ​​các chuyên gia pháp lý để đảm bảo phương pháp của họ là phù hợp và không vi phạm bất kỳ luật pháp địa phương hoặc quy định hiện hành nào. Người tiêu dùng phải được giáo dục về các kỹ thuật mới và các tổ chức phải được chuẩn bị để giải thích và bảo vệ thực hành.