Cách viết thư khuyến khích

Thư khuyến khích đôi khi được gọi là thư khen thưởng và được sử dụng để cho nhân viên hoặc nhóm nhân viên biết rằng họ đang nhận được tiền thưởng. Chủ doanh nghiệp nên tối đa hóa thiện chí của các ưu đãi, bằng cách thực hiện nhiều hơn là chỉ gửi séc. Cho mọi người biết những gì họ đang nhận được và tại sao.

Có lẽ bạn có thể có một buổi lễ cuối năm, vinh danh những nhân viên hàng đầu, để cho mọi người một lý do để muốn được tham gia câu lạc bộ khuyến khích. Viết thư khuyến khích không khó, và nó tuân theo định dạng thư kinh doanh tiêu chuẩn.

Định dạng thư

Thực hiện theo định dạng khối được sử dụng cho các chữ cái kinh doanh. Điều này có nghĩa là giữ cho tất cả các đoạn mới được căn chỉnh theo lề trái và tách các đoạn và phần bằng một khoảng trắng. Mỗi đoạn hoặc phần là một khối. Hầu hết các thư kinh doanh sử dụng phông chữ Arial hoặc Courier, với cỡ chữ 11 hoặc 12, nhưng phù hợp với những gì doanh nghiệp của bạn thường sử dụng cho thư tín kinh doanh.

Chúc mừng người nhận

Nếu ai đó đã nhận được một ưu đãi, điều đó có nghĩa là họ đã đạt được một mục tiêu. Nếu một nhóm hoặc toàn bộ nhân viên nhận được một ưu đãi, điều đó có nghĩa là nhóm tập thể đã giúp công ty đạt được một mục tiêu cụ thể. Hãy chắc chắn để chúc mừng người nhận về thành tích. Nó làm cho họ cảm thấy tốt và đánh giá cao.

Trong khi một số người được thúc đẩy nghiêm ngặt bởi tiền, những người khác được thúc đẩy bởi sự công nhận. Sự công nhận giúp đảm bảo người nhận của bạn có động lực để đạt được mục tiêu của năm tới.

Xác định mục tiêu đã đạt được

Đó là một điều để nói, "Xin chúc mừng! Và đây là động lực của bạn." Đó là một điều khác để xem xét thành tích. Xác định mục tiêu và xem xét thành tích, ngay cả khi chỉ là một vài dòng sẽ nhắc nhở nhân viên về chính xác những gì họ đã làm. Một lần nữa, ưu đãi không chỉ là phần thưởng cho công việc trước đây, nó là động lực cho sự phát triển trong tương lai.

Mọi người có xu hướng đánh giá cao sự khuyến khích nhiều hơn khi được nhắc nhở chính xác những gì họ đã làm để đạt được nó. Xét cho cùng, hầu hết các ưu đãi đều dựa trên các mục tiêu lớn mà không dễ dàng đạt được. Điều này tiếp tục cho thấy nhân viên rằng bạn hiểu những nỗ lực đã làm. Nếu bạn đang tổ chức một buổi lễ kỷ niệm hoặc bữa tối, nó cũng cho người khác biết những gì thực sự có thể khi nỗ lực được đưa ra.

Kỷ niệm khuyến khích

Không có thư khuyến khích nào được hoàn thành mà không tổ chức lễ khuyến khích. Một lần nữa, chúc mừng người đó đã làm việc chăm chỉ và nói rằng bạn mong muốn được nhìn thấy tên của họ trong danh sách vào năm tới. Nêu số tiền ưu đãi, nếu đó là ưu đãi tiền mặt. Nếu đó là một ưu đãi khác nhau, chẳng hạn như một chuyến đi, hãy cung cấp các chi tiết của chuyến đi.

Cảm ơn nhân viên về tất cả những gì anh ta làm để làm cho công ty trở nên tốt hơn, kết thúc bức thư và ký tên. Không sử dụng tem chữ ký cao su vì các ưu đãi nên được tổ chức và không được chuyển thành quy trình chung. Dành thời gian để ký từng, nếu có thể. Tất nhiên, nếu đó là phần thưởng khuyến khích toàn công ty với 3.000 nhân viên, điều này có thể không khả thi, nhưng chắc chắn, nó khả thi chỉ với 10 hoặc 20 thư khuyến khích.

tiền boa

• Nếu có hậu quả về thuế đối với người lao động, tốt nhất là lưu ý những điều này trong phần khuyến khích. Nói một cách đơn giản như, "Mẫu 1099 được gửi cho mọi người nhận. Vui lòng tham khảo ý kiến ​​cố vấn thuế của bạn về tình huống của bạn", đủ để cho nhân viên biết để nhận trợ giúp.