Các yếu tố cải tiến quy trình thành công

Các yếu tố cải tiến quy trình thành công khác nhau tùy theo công ty và loại quy trình. Trong khi một công ty quan tâm đến việc giảm khiếu nại của khách hàng, một công ty khác có thể cần tăng sản xuất hoặc loại bỏ lãng phí và làm lại. Bất kể kết quả cuối cùng, tất cả các sáng kiến ​​cải tiến quy trình thành công đều có chung các yếu tố chung.

Ban quản lý

Một dự án cải tiến quy trình đòi hỏi sự lãnh đạo và hỗ trợ từ cấp cao nhất của một tổ chức. Mặc dù Giám đốc điều hành hoặc thành viên nhóm điều hành có thể không tham gia vào các nhóm thực hiện cải tiến, họ đóng vai trò là người cổ vũ và cố vấn cho những người làm việc trên các phần khác nhau của quá trình cải tiến. Họ cũng kiểm soát tài chính và nhân viên sẵn sàng. Họ có thể thể hiện cam kết của mình bằng cách thúc đẩy quá trình từ đầu, làm cho quá trình trở thành ưu tiên, khuyến khích các đội và thể hiện sự đánh giá cao.

Chuyên gia về vấn đề (DNNVV)

Trong khi quản lý cần thể hiện cam kết, các sáng kiến ​​cải tiến quy trình sẽ thất bại nếu quản lý cố gắng cải thiện các cuộc họp kín mà không có đầu vào từ các chuyên gia về vấn đề - giám sát viên và nhân viên thực sự làm việc. Các nhóm cải tiến quy trình thành công bao gồm các nhân viên gần nhất với quy trình. Mặc dù các nhà quản lý có thể có kiến ​​thức về quy trình, nhưng họ có thể không có kinh nghiệm hàng ngày, trực tiếp làm việc trong một dây chuyền sản xuất hoặc giải quyết các khiếu nại của khách hàng. Nhóm nên bao gồm các nhân viên từ các ca hoặc bộ phận khác nhau bị ảnh hưởng bởi hoặc đóng góp cho quá trình.

Thời gian và tài nguyên

Các sáng kiến ​​cải tiến quy trình làm mất thời gian và nguồn lực từ các hoạt động hàng ngày. Các thành viên trong nhóm phải sắp xếp các trách nhiệm công việc thường xuyên với các nhiệm vụ của nhóm quy trình. Điều này có thể gây ra căng thẳng, hiểu lầm và đồng nghiệp không hạnh phúc, những người phải đi làm thêm. Người quản lý có thể cần thay đổi lịch làm việc để cho phép các thành viên trong nhóm dành thời gian để xử lý các bài tập cải tiến. Điều này có thể bao gồm việc giao một số trách nhiệm cho đồng nghiệp hoặc đưa vào nhân viên tạm thời. Các nhóm cũng có thể cần thêm phần mềm, máy tính hoặc các tài nguyên và thiết bị khác để thu thập và phân tích dữ liệu và đo lường cải tiến quy trình.

Mục tiêu và phép đo

Nếu không có mục tiêu và đo lường rõ ràng, thật khó để biết liệu một dự án có thực sự thành công hay không. Một mục tiêu phải được cụ thể. Giảm khiếu nại của khách hàng là một mục tiêu xứng đáng, nhưng thước đo thành công chấp nhận được có thể khác nhau. Đội ngũ quản lý có thể yêu cầu tỷ lệ hài lòng của khách hàng 100%, trong khi các đại lý dịch vụ khách hàng tin rằng mục tiêu 95% là thực tế. Khách hàng, nhân viên và quản lý có thể có các mục tiêu riêng cho một dự án. Các mục tiêu chỉ ra thành công cải tiến quy trình và các tiêu chuẩn đo lường giúp dự án đi đúng hướng và giúp các thành viên trong nhóm thực hiện các điều chỉnh trên đường đi.