Cách tạo Báo cáo truy cập MS vào tệp Excel

Microsoft Access là ứng dụng cơ sở dữ liệu quan hệ mạnh mẽ đi kèm với các phiên bản Microsoft Office chuyên nghiệp và dành cho doanh nghiệp. Vô số doanh nghiệp trên toàn thế giới sử dụng cơ sở dữ liệu Access để cung cấp năng lượng cho hàng tồn kho nội bộ, kế toán và các ứng dụng tập trung vào năng suất khác. Về bản thân, Access có khả năng thực hiện nhiều tính toán mà bạn có thể mong đợi từ một ứng dụng bảng tính Microsoft Excel. Sử dụng các tính năng báo cáo mạnh mẽ của mình, Access cũng có thể tạo các báo cáo dựa trên dữ liệu động dựa trên số lượng tiêu chí hoặc biến số gần như không giới hạn. Mặc dù báo cáo Access là công cụ tuyệt vời cho các quyết định kinh doanh nội bộ, kế toán viên hoặc kiểm toán viên bên ngoài có thể không có Access và có thể xem các báo cáo được tạo từ chương trình. Tuy nhiên, tất cả các kế toán viên, CPA và kiểm toán viên đều cài đặt Excel (hoặc ứng dụng tương thích với Excel) trên máy tính của họ, vì vậy, nếu bạn muốn cung cấp cho người dùng không truy cập phiên bản báo cáo có thể xem và có thể chỉnh sửa được tạo trong chương trình cơ sở dữ liệu, bạn phải xuất dữ liệu của nó sang bảng tính Excel.

1.

Khởi chạy Microsoft Access trên máy tính của bạn. Nhấp vào tab Tập tin trên mạng và sau đó nhấp vào Mở Mở. Mở cơ sở dữ liệu Access có chứa báo cáo bạn muốn xuất sang Excel.

2.

Nhấp vào Chuyển hướng Pane Cảnh ở phía bên trái của cửa sổ cơ sở dữ liệu chính. Cuộn xuống phần Báo cáo trên mạng ở dưới cùng của ngăn Tất cả các đối tượng truy cập.

3.

Bấm đúp vào tên của báo cáo bạn muốn xuất sang Excel. Access chạy báo cáo và hiển thị nó ở bên phải của ngăn Tất cả các đối tượng truy cập.

4.

Nhấp vào tab Dữ liệu ngoài dữ liệu bên ngoài trên thanh ruy băng. Nhấp vào biểu tượng của Excel Excel dưới tiêu đề Công cụ bố cục báo cáo.

5.

Nhấp vào nút Tải xuống Duyệt web trong Cửa sổ Xuất - Bảng tính Excel. Chọn thư mục trên PC của bạn mà bạn muốn lưu phiên bản báo cáo Excel và sau đó nhấp vào Lưu Lưu.

6.

Nhấp vào mũi tên thả xuống bên cạnh nhãn Định dạng tệp của Tệp. Bấm và chọn phiên bản Excel mà bạn muốn định dạng tệp đã xuất. Danh sách chứa hai tùy chọn: Sổ tay Excel 97 - Sổ làm việc Excel 2003 và Microsoft Excel 5.0 / 95, đó là mặc định. Trong hầu hết các trường hợp, bạn chỉ nên để giá trị được đặt ở mặc định.

7.

Để lại dữ liệu Xuất dữ liệu với định dạng và bố cục Tùy chọn được bật trừ khi bạn muốn xuất dữ liệu thô mà không có tiêu đề hoặc định dạng bố cục. Kích hoạt các tệp Mở tệp đích sau khi thao tác xuất hoàn tất tùy chọn nếu bạn muốn tệp được xuất ngay lập tức trong Excel sau khi quá trình chuyển đổi kết thúc. Nếu không, hãy để hộp bên cạnh tùy chọn không được chọn.

số 8.

Chỉ bật tùy chọn Xuất khẩu các bản ghi đã chọn nếu bạn đang xem báo cáo chỉ hiển thị các bản ghi nhất định trong bộ dữ liệu. Nếu không, hãy để trống tùy chọn.

9.

Nhấp vào nút OK OK. Sau vài giây, cửa sổ Lưu bước xuất hiện sẽ xuất hiện trên màn hình. Kích hoạt tùy chọn Lưu lại các bước xuất nếu bạn muốn sử dụng cùng các tùy chọn xuất Excel trong tương lai. Nhấp vào nút Đóng Đóng, để đóng cửa sổ Xuất khẩu - Bảng tính Excel. Nếu bạn đã bật tệp Mở tệp đích sau khi hoàn tất thao tác xuất khẩu, Excel sẽ mở và hiển thị báo cáo ở dạng bảng tính. Nếu không, bạn phải mở báo cáo trong Excel bằng tệp File | Tùy chọn mở trên thanh ruy băng.

tiền boa

• Bạn có thể truy cập các cài đặt xuất đã lưu của mình bằng cách nhấp vào biểu tượng Xuất khẩu đã lưu trong các thẻ dữ liệu bên ngoài trên thanh ruy băng. Điều này cho phép bạn xuất báo cáo Access sang Excel nhanh hơn với các tùy chọn đã chọn.