Năm bước của quy trình đấu thầu

Nhiều doanh nghiệp nhỏ tìm cách mở rộng thị trường của họ bằng cách đấu thầu các dự án lớn hơn hoặc dài hạn hơn. Hợp đồng có thể bao gồm các Yêu cầu Chính phủ cho Đề xuất (RFP) hoặc các công ty đang tìm cách trở thành nhà cung cấp chính của một sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể cho một thỏa thuận tập đoàn lớn. Khi đấu thầu hợp đồng, hãy làm theo năm bước cơ bản để cải thiện cơ hội được trao hợp đồng.

Nghiên cứu và lập kế hoạch

Bước này dành thời gian để thiết lập trình độ của công ty bạn để đáp ứng nhu cầu của dự án. Điều quan trọng là phải biết rằng công ty của bạn có kinh nghiệm và nguồn lực để đáp ứng nhu cầu của một hợp đồng lớn. Trong giai đoạn nghiên cứu và lập kế hoạch, hãy xem kế hoạch kinh doanh của riêng bạn như một nguồn thông tin. Sử dụng thông tin yêu cầu giá thầu hợp đồng, sau đó lấy ra các chi tiết có liên quan từ kế hoạch kinh doanh của riêng bạn và hoàn thiện nó cho dự án. Nghiên cứu sâu hơn về công ty, đưa ra yêu cầu đấu thầu để hiểu sứ mệnh và tầm nhìn của công ty. Bạn sẽ sử dụng tất cả các thông tin này để cấu trúc giá thầu của mình theo cách phù hợp với nhu cầu của yêu cầu.

Chuẩn bị hồ sơ dự thầu

Tạo giá thầu yêu cầu tùy chỉnh kế hoạch kinh doanh của bạn để làm nổi bật cách công ty của bạn có thể thực hiện yêu cầu giá thầu. Xem xét các chi phí vật liệu, khung thời gian và lao động cần thiết để hoàn thành hồ sơ dự thầu. Hãy nhớ rằng giá thầu không phải lúc nào cũng được đưa ra với mức giá thấp nhất mà thay vào đó được trao cho công ty có khả năng phục vụ tốt nhất các nhu cầu của giá thầu. Đi qua các chi phí, đảm bảo rằng chúng là chính xác và biện minh cho các chi phí, dựa trên nhu cầu của dự án. Hãy rõ ràng về việc bạn đang cung cấp dịch vụ giảm giá hoặc cao cấp và tại sao điều đó có lợi cho dự án.

Gửi hồ sơ dự thầu

Hầu hết các cơ quan chính phủ tìm kiếm RFP hoặc Yêu cầu báo giá (RFQ) sử dụng cổng trực tuyến để gửi giá thầu. Hãy chắc chắn rằng bạn tìm hiểu cách các cổng hoạt động và việc gửi đi đến đúng nơi với tài liệu chính xác được đính kèm trong một tệp PDF kết hợp. Cơ quan quản lý doanh nghiệp nhỏ địa phương (SBA) là một nguồn lực tốt để giúp điều hướng các hệ thống chính phủ. Nếu giá thầu dành cho một tổ chức trong khu vực tư nhân, hãy tìm hiểu phương pháp phân phối giá thầu tốt nhất. Mặc dù các định dạng kỹ thuật số được chấp nhận rộng rãi vì chúng dễ dàng được phân phối cho các bên liên quan, một số tổ chức có thể muốn có giá thầu được in. Thực hiện theo các quy tắc của họ để thiết lập tính chuyên nghiệp của bạn.

Nền tảng trình bày

Nếu bạn đã thực hiện tất cả các công việc thông qua việc định giá và gửi giá thầu đúng cách, bạn có thể có cơ hội gặp gỡ với nhóm quyết định xem xét giá thầu. Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, mong đợi được trình bày trực tiếp hoặc thông qua các cuộc họp trực tuyến. Hãy chuẩn bị để trả lời các câu hỏi về giá thầu, cung cấp thêm chi tiết về giá cả hoặc thời gian. Đây thường là giai đoạn mà bạn có thể được hỏi nếu đây là giá thầu "tốt nhất và cuối cùng" của bạn. Đưa ra quyết định nếu có bất kỳ chỗ nào để điều chỉnh và thông báo cho nhóm rằng bạn có thể cung cấp giá thầu được sửa đổi nếu cần thiết. Hãy chắc chắn để chi tiết những thay đổi với giá thấp hơn cho dù đó là chất lượng vật liệu, kinh nghiệm lao động hoặc bất kỳ yếu tố nào khác ảnh hưởng đến sản phẩm cuối cùng.

Nhận giải thưởng hợp đồng

Hãy chắc chắn để tìm ra khi hợp đồng sẽ được trao. Mặc dù các mốc thời gian này có thể thay đổi, bạn sẽ muốn đặt lịch của mình và cung cấp cho mình đủ thời gian để thực hiện các chuẩn bị cần thiết để thực hiện hợp đồng. Các cơ quan trao giải sẽ không mong đợi một dự án sẽ bắt đầu ngay sau giải thưởng nhưng bạn sẽ cần bắt đầu cuộc đối thoại vào ngày bắt đầu. Giữ liên lạc với lãnh đạo cơ quan của bạn, lưu ý bất kỳ yêu cầu thay đổi phạm vi và cung cấp điều chỉnh hợp đồng cho họ. Hãy chuyên nghiệp và giao hàng đúng hạn để tăng cơ hội nhận giải thưởng trong tương lai.