Cách viết thư từ chối hoàn tiền

Không có chủ doanh nghiệp nhỏ nào thích có một khách hàng không hài lòng, nhưng không phải lúc nào cũng có thể giải quyết các vấn đề có lợi cho khách hàng. Nếu khách hàng yêu cầu hoàn lại tiền cho sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, bạn cần xem lại tất cả thông tin có sẵn và xác định xem các trường hợp có đảm bảo hoàn lại tiền hay không. Nếu bạn quyết định không hoàn lại tiền, hãy cho khách hàng biết ngay bằng cách gửi cho cô ấy một lá thư từ chối lịch sự nhưng chắc chắn, giải thích chính xác lý do của bạn để từ chối yêu cầu hoàn trả.

Sử dụng Văn phòng phẩm và chuyên nghiệp

Sử dụng tiêu đề thư của công ty và làm theo định dạng thư kinh doanh tiêu chuẩn khi viết thư của bạn. Bao gồm ngày và tên đầy đủ và địa chỉ của khách hàng, cũng như dòng tiêu đề ngắn gọn - "Chủ đề: Yêu cầu hoàn tiền của bạn vào ngày 10 tháng 5" chẳng hạn. Mở đầu bằng một lời chào chính thức như "Kính gửi bà Smith:" để đặt âm báo.

Viết trong một giai điệu vững chắc, lịch sự

Sử dụng ngôn ngữ vững chắc nhưng lịch sự. Trong vài câu đầu tiên của bạn, hãy thừa nhận yêu cầu hoàn trả và giải thích ngắn gọn các bước bạn đã thực hiện để nghiên cứu các trường hợp và đi đến quyết định của bạn. Tăng cường trường hợp của bạn bằng các cụm từ như: "Cá nhân tôi đã xem xét tình huống xung quanh yêu cầu của bạn" hoặc "Tôi đã nói chuyện với người quản lý của chúng tôi sau khi chúng tôi xem xét các điều khoản trong hợp đồng của bạn."

Có lập trường xin lỗi

Thể hiện sự hối tiếc lịch sự, nhưng nói rõ rằng bạn đang từ chối yêu cầu và cung cấp lý do trong đoạn chính của bạn. Trích dẫn một chính sách công ty cụ thể để biện minh cho quyết định của bạn bất cứ khi nào có thể.

Thí dụ

Nếu một khách hàng đang yêu cầu hoàn tiền cho một chiếc đồng hồ đã mua gần đây, thư của bạn có thể đọc:

"Chúng tôi xin lỗi, bạn không hài lòng với chiếc đồng hồ mới của mình, nhưng chúng tôi đã quyết định không hoàn lại tiền. Chính sách của nhà sản xuất nói rõ rằng đồng hồ không thấm nước và không nên đeo dưới nước. Bạn cho biết bạn đã đeo đồng hồ trong khi bơi, làm mất hiệu lực bảo hành. "

Trong các trường hợp khác, bạn có thể giải thích quyết định của mình bằng cách chỉ ra rằng thời gian hoàn tiền được bảo đảm của công ty đã hết hạn hoặc bằng cách nhắc nhở khách hàng rằng mặt hàng đã được bán theo hợp đồng "như điều kiện - không hoàn lại tiền hoặc trả lại."

Củng cố rằng bạn coi trọng khách hàng

Bao gồm một tuyên bố ngắn gọn trong đoạn kết thúc của bạn rằng bạn đánh giá cao sự bảo trợ của khách hàng. Nếu bạn sợ xa lánh một khách hàng dài hạn hoặc có giá trị, hãy xem xét việc cung cấp một cái gì đó có giá trị thấp hơn thay vì hoàn lại tiền.

Thí dụ

Hãy xem xét một cụm từ như:

"Mặc dù chúng tôi không thể hoàn lại tiền vào thời điểm này, chúng tôi đánh giá doanh nghiệp của bạn và muốn giảm giá 15% cho lần mua hàng tiếp theo của bạn."

Một lựa chọn khác là cung cấp một khoản tín dụng có thể được sử dụng cho giao dịch mua trong tương lai. Sự an ủi này có thể làm dịu cú đánh từ chối hoàn trả. Đóng thư với khối chữ ký kinh doanh chính thức của bạn, bao gồm cả chữ ký viết tay của bạn.

Thư chứng minh trước khi gửi

Đọc kỹ thư của bạn. Sửa bất kỳ lỗi đánh máy hoặc ngữ pháp, in một bản sao sạch và ký lại. Đối với một khách hàng có giá trị đặc biệt, hoặc trong trường hợp yêu cầu hoàn lại khá lớn, hãy xem xét việc có chủ sở hữu hoặc người quản lý cấp cao khác xem xét thư của bạn trước khi gửi.